Ochrona danych
Ochrona danych ma duże znaczenie dla grupy CA Immo, stąd też zgodność z obowiązującymi przepisami ustawowymi jest dla nas oczywista. Przetwarzamy Państwa dane wyłącznie zgodnie z prawem. Podawane nam dane osobowe traktujemy ze ścisłą poufnością i nie przekazujemy ich podmiotom trzecim.
Cel i podstawa prawna systemu zgłoszeniowego
System zgłoszeniowy (BKMS® System) służy do bezpiecznego i poufnego odbierania oraz przetwarzania zgłoszeń dotyczących naruszeń obowiązującego prawa i wartości (kodeks postępowania) CA Immobilien Anlagen AG, a także do zarządzania tymi zgłoszeniami. Przetwarzanie danych osobowych w ramach BKMS® System odbywa się wyłącznie, gdy przemawia za tym uzasadniony interes CA Immobilien Anlagen AG (CA Immo) w celu wykrywania nadużyć i zapobieganiu im, a tym samym w celu ochrony spółki CA Immo, jej pracowników i partnerów biznesowych. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest artykuł 6, paragraf 1f RODO.
Podmiot odpowiedzialny
Stronami odpowiedzialnymi za ochronę danych w systemie zgłoszeniowym są
- CA Immobilien Anlagen AG, Mechelgasse 1, 1030 Wiedeń
- CA Immo Deutschland GmbH, Europa-Allee 22, 60327 Frankfurt nad Menem,
jako podmioty ponoszące niezależną odpowiedzialność. Operatorem systemu zgłoszeniowego jest wyspecjalizowana firma EQS Group AG, Bayreuther Straße 35, 10789 Berlin, działające w imieniu firmy.
Dane osobowe i informacje wprowadzane do systemu zgłoszeniowego są przechowywane w bazie danych prowadzonej przez EQS Group AG w centrum danych o zaostrzonych standardach bezpieczeństwa. Dostęp do danych ma tylko CA Immo. EQS Group AG ani inne podmioty trzecie nie mają dostępu do danych. Zapewniają to certyfikowane procedury oraz liczne środki techniczne i organizacyjne.
Wszystkie przechowywane dane są szyfrowane i zabezpieczone wielopoziomową strukturą haseł, dzięki czemu dostęp do danych ma bardzo wąska grupa wyraźnie upoważnionych do tego osób zatrudnionych w CA Immo. Grupa CA Immo wyznaczyła specjalistę ds. ochrony danych; pytania związane z ochroną danych prosimy kierować na adres dsb@caimmo.com.
Rodzaje gromadzonych danych osobowych
Korzystanie z systemu zgłoszeniowego jest dobrowolne. Podczas wysyłania zgłoszenia za pośrednictwem BKMS® System gromadzimy następujące dane osobowe i informacje:
- Państwa imię i nazwisko oraz w miarę możliwości dane kontaktowe, jeśli zrezygnowali Państwo z anonimowości
- Stosunek do firmy
- Imiona i nazwiska oraz inne dane osób wymienionych w zgłoszeniu, jeśli takie osoby wystąpiły, albo jeśli pojawią się podczas analizy zgłoszenia.
Nadesłane zgłoszenia trafiają do wąskiej grupy wyraźnie uprawnionych i specjalnie przeszkolonych pracowników działu Compliance w CA Immo albo do specjali>
W ramach przetwarzania zgłoszenia lub prowadzenia specjalnego dochodzenia może okazać się konieczne udostępnienie zgłoszeń innym pracownikom CA Immo albo pracownikom przedsiębiorstw należących do grupy (oddziałów), gdy zgłoszenie odnosi się do incydentów w poszczególnych oddziałach albo jeśli konieczne jest zaangażowanie działu audytu wewnętrznego. Oprócz tego może być niezbędne przekazanie zgłoszenia do zewnętrznych konsultantów, zatrudnionych w celu prowadzenia specjalnego dochodzenia. W niektórych przypadkach mogą to być osoby przebywające w krajach nienależących do Unii Europejskiej ani Europejskiego Obszaru Gospodarczego, gdzie mogą obowiązywać inne przepisy w zakresie ochrony danych osobowych. Udostępniając zgłoszenie, zawsze upewniamy się, że będą przestrzegane odpowiednie przepisy dot. ochrony danych.
Każda osoba uzyskująca dostęp do danych jest zobowiązana do zachowania poufności.
Informacje na temat osoby obwinionej
Spoczywa na nas obowiązek prawny do informowania osób obwinionych o jakichkolwiek zgłoszeniach skierowanych przeciwko nim w chwili, gdy ujawnienie tych informacji nie wpłynie negatywnie na prowadzone dochodzenie. Nie ujawniamy tożsamości sygnalistów, chyba że jesteśmy do tego prawnie zobowiązani.
Okres przechowywania
Dane osobowe są przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do wyjaśnienia sytuacji i przeprowadzenia końcowej oceny przypadku oraz tak długo, jak istnieje uzasadniony interes firmy i wymaga tego prawo. Usunięcie danych osobowych odbywa się nie później niż 2 miesiące po zakończeniu dochodzenia, o ile w wyniku dochodzenia nie powstała potrzeba podjęcia dalszych działań (np. przekazania przypadku organom ścigania, zastosowania środków dyscyplinarnych czy rozpoczęcia innych procedur sądowych albo administracyjnych). W takich wypadkach przekazane dane będą gromadzone w niezbędnym zakresie i w okresie wymaganym do podjęcia i zakończenia takich działań.
Państwa prawa
Przysługują Państwu podstawowe prawa do dostępu, poprawiania, usuwania, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia danych oraz do sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych. Skorzystanie z prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych spowoduje niezwłoczną ocenę konieczności przechowywania tych danych w celu analizy przesłanego zgłoszenia. Niewymagane dane zostaną natychmiast usunięte. W przypadku obawy, że przetwarzanie danych osobowych nie odbywa się zgodnie z prawem ochrony danych albo że doszło do innego naruszenia Państwa praw, można złożyć skargę do organu nadzorczego. W Austrii jest to organ nadzorczy ds. ochrony danych.
Korzystanie z portalu zgłoszeniowego
Komunikacja między Państwa komputerem a systemem zgłoszeniowym jest szyfrowana (SSL). W trakcie korzystania z systemu zgłoszeniowego adres IP komputera nie zostanie zapisany. W celu utrzymania połączenia między Państwa komputerem a BKMS® System, na komputerze zapisywany jest plik cookie, zawierający jedynie identyfikator sesji (tzw. cookie sesji). Ten plik cookie zachowuje ważność tylko do końca sesji i wygasa po zamknięciu przeglądarki.
W systemie zgłoszeniowym można skonfigurować bezpieczną skrzynkę pocztową, zabezpieczoną wybranym pseudonimem / nazwą użytkownika i hasłem. Umożliwia to bezpieczne wysłanie spersonalizowanego albo anonimowego zgłoszenia do odpowiedniego pracownika CA Immo. W takim wypadku dane przechowywane są wyłącznie w systemie zgłoszeniowym, co zapewnia wyjątkowo wysoki poziom bezpieczeństwa. Różni się to od zwykłej korespondencji mailowej.
Informacja o wysyłaniu załączników
Do zgłoszenia albo uzupełnienia zgłoszenia wysyłanego pracownikowi CA Immo można dołączyć załączniki. Jeśli chcą Państwo wysłać anonimowe zgłoszenie, prosimy uwzględnić następującą wskazówkę dotyczącą bezpieczeństwa: pliki mogą zawierać ukryte dane osobowe, potencjalnie wskazujące Państwa tożsamość. Prosimy o usunięcie takich danych przed wysłaniem wiadomości. Jeśli usunięcie tych danych jest niemożliwe albo jeśli nie wiedzą Państwo, jak to zrobić, prosimy o skopiowanie treści załącznika do tekstu zgłoszenia albo o anonimowe wysłanie wydrukowanego dokumentu na adres podany w stopce i dodanie wzmianki o numerze referencyjnym otrzymanym na koniec procesu wysyłania zgłoszenia.