Zaštita podataka
Zaštita podataka je važno pitanje za grupu CA Immo, i svakako se vodi računa o pridržavanju primenjivih statutarnih regulacija. Mi vaše podatke obrađujemo isključivo u skladu sa statutarnim regulacijama. Lični podaci koje smo od vas dobili tretiraju se strogo poverljivo i ne delimo ih sa trećim stranama.
Svrha i zakonski temelj sistema za podnošenje prijave
Sistem za podnošenje prijave (BKMS® System) služi za bezbedno i poverljivo primanje, prosleđivanje i upravljanje prijava povreda primenjivih zakona ili vrednosti (kodeks postupanja) društva CA Immobilien Anlagen AG. Prosleđivanje ličnih podataka unutar okvira sistema BKMS® System je temeljeno na opravdanom interesu društva CA Immobilien Anlagen AG (CA Immo) za otkrivanje i sprečavanje zloupotrebe i time za sprečavanje nastanka štete za CA Immo, njegove zaposlene i poslovne partnere. Zakonski temelj prosleđivanja ličnih podataka je član 6 paragraf 1f odredbe EU-GDPR.
Odgovorne službe
Stranke odgovorne za zaštitu podataka u sistemu za podnošenje prijave su
- CA Immobilien Anlagen AG, Mechelgasse 1, 1030 Beč
- CA Immo Deutschland GmbH, Europa-Allee 22, 60327 Frankfurt am Main
kao stranke sa odgovornošću. Sistemom za podnošenje prijave upravlja specijalizovano preduzeće, EQS Group AG, Bayreuther Straße 35, 10789 Berlin, u ime preduzeća.
Lični podaci i informacije unesene u sistem za podnošenje prijava čuvaju se u bazi podataka visokobezbednog centra podataka kojim upravlja EQS Group AG. Pristup ovim podacima ima isključivo CA Immo. Ni EQS Group AG ni treća lica ne mogu da imaju pristup ovim podacima. To je obezbeđeno sertifikovanim procedurama pomoću ekstenzivnih tehničkih i organizacionih mera.
Svi podaci su memorisani šifrovano sa višestrukim nivoima zaštite pomoću lozinke, tako da je pristup podacima ograničen na vrlo mali broj izričito autorizovanih osoba u firmi CA Immo. Preduzeće CA Immo je zaposlilo službenika za zaštitu podataka; upiti u vezi sa zaštitom podataka mogu biti poslati na adresu dsb@caimmo.com.
Vrste prikupljenih ličnih podataka
Korišćenje sistema za podnošenje prijave je dobrovoljno. Ako podnosite prijavu preko sistema BKMS® System, mi prikupljamo sledeće lične podatke i informacije:
- Vaše ime i eventualno vaše podatke za kontakt, ako se odlučite da objavite vaš identitet
- Vaša veza sa preduzećem
- Imena i drugi lični podaci osoba koje navodite u vašoj prijavi, ako su primenjivi, ili ako se pojavljuju u toku istrage prijave.
Ulazne prijave prima mali broj izričito autorizovanih i specijalno obučenih zaposlenika organizacije za Compliance društva CA Immo ili, u sljučaju prijave koja se odnosi na povredu odredaba o zaštiti podataka, prijavu prima službenik zadužen za zaštitu podataka, i prijave se uvek obrađuju poverljivo. Ovi zaposleni procenjuju predmet i sprovode dodatne istrage, koje mogu biti potrebne u specifičnim slučajevima.
U okviru obrade prijave ili u okviru sprovođenja specijalne istrage može biti potrebno delenje prijava sa dodatnim zaposlenim društva CA Immo ili sa zaposlenima iz grupe (ispostave), ako se prijava odnosi na incident u ispostavi ili ako je potrebno uključiti interno odeljenje za audit. Nadalje može biti potrebno delenje prijava sa spoljnim konsultantima koji su angažovani za sprovođenje specijalne istrage. To u nekim slučajevima može da uključuje osobe sa sedištem izvan teritorije Evropske Unije ili Evropske Ekonomske Zone, gde su na snazi drugačiji propisi u pogledu zaštite ličnih podataka. Prilikom delenja prijave mi uvek obezbeđujemo usklađenost sa relevantnim zakonima iz domena zaštite podataka.
Sve osobe koje dobiju mogućnost pristupa podacima dužne su da čuvaju njihovu poverljivost.
Informacije o optuženoj osobi
Imamo zakonsku obavezu da optužene strane informišemo o svim primljenim prijavama protiv njih, čim otkrivanje tih informacija više ne ugrožava istragu. Vaš identitet kao uzbunjivač neće biti objavljen, osim ako smo zakonski obavezni da to uradimo.
Vremenski period zadržavanja
Lični podaci se čuvaju koliko je potrebno za razjašnjavanje situacije i za donošenje zaključne procene, ili dok god postoji opravdani interes od strane kompanije ili dok je to zakonom propisano. Lični podaci se brišu najkasnije 2 meseca nakon završetka istrage, ako istraga nije dovela do potrebe dodatnih aktivnosti (na primer prosleđivanje organima za sprovođenje zakona, disciplinarnih mera ili drugih sudskih ili administrativnih postupaka). U tim slučajevima podneseni podaci se memorišu u meri i u vremenskom trajanju koliko je potrebno da se preduzmu i dovrše takve aktivnosti.
Vaša prava
Imate osnovno pravo na pristup, ispravku, brisanje, ograničenje, prenos podatka, opoziv i prigovor na obradu vaših ličnih podataka. Ako koristite vaše pravo na žalbu zbog prosleđivanja ličnih podataka, neophodnost podataka za potrebe analize podnete prijave može biti procenjena odmah. Podaci koji više nisu potrebni biće odmah izbrisani. Ako smatrate da obrada vaših podataka povređuje zakon o zaštiti podataka ili da su vaša prava na zaštitu podataka na drugi način povređena, možete da podnesete prijavu kod nadzorne službe. U Austriji to je Služba za zaštitu podataka.
Korišćenje portala za podnošenje prijava
Komunikacija između vašeg računara i sistema za podnošenje prijave se odvija preko šifrovane konekcije (SSL). Vaša IP adresa se neće memorisati za vreme vašeg korišćenja sistema za podnošenje prijave. Za održavanje veze između vašeg računara i sistema BKMS® System, na vašem računaru se postavlja kolačić, koji samo sadrži ID sesije (takozvani kolačić sesije). Kolačić je validan samo do kraja sesije i ističe kada zatvorite vaš pregledač.
Možete da postavite bezbedno poštansko sanduče sa sistemom za podnošenje prijave, koji je obezbeđen individualno izabranim pseudonimom/korisničkim imenom i lozinkom. To vam omogućava da prijave šaljete odgovarajućem zaduženom zaposlenom preduzeća CA Immo pod imenom ili na anoniman i bezbedan način. Sistem čuva samo podatke unutar sistema za podnošenje prijave, što ga čini posebno bezbednim. On se razlikuje od redovne komunikacije preko elektronske pošte.
Napomena u vezi sa slanjem priloga
Kada podnosite prijavu ili dopunu, možete istovremeno da pošaljete priloge odgovornom CA Immo zaposleniku. Ako želite da podnesete prijavu anonimno, molimo uzmite u obzir sledeću bezbednosnu napomenu: datoteke mogu da sadrže skrivene lične podatke koje mogu da ugroze vašu anonimnost. Uklonite ove podatke pre slanja. Ako ne možete ukloniti te informacije ili niste sigurni kako da to uradite, iskopirajte tekst iz vašeg fajla u tekst prijave ili pošaljite štampani dokument anonimno na adresu koja se nalazi dole, uz navod referentnog broja dobivenog na kraju procesa podnošenja.