BKMS System
Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V.
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Fraunhofer-Hinweisgebersystem für wesentliche Regelverstöße

Als größte Organisation für anwendungsorientierte Forschung in Europa und gemeinnütziger Verein tragen wir gesellschaftliche Verantwortung. Rechtmäßiges und werteorientiertes Handeln gehört zur Basis unseres Selbstverständnisses. Um Missstände zu erkennen, sind wir auch auf Ihre Mithilfe angewiesen. Gesetzesverstöße, wirtschaftskriminelle Handlungen oder die schwerwiegende Verletzung von Fraunhofer-Regelungen können neben finanziellen Verlusten den Ruf von Fraunhofer schädigen und Fördergelder, sowie im Extremfall unsere Existenz – und damit auch Arbeitsplätze – gefährden.

Wir haben uns daher entschlossen, die bisherigen Kommunikationswege bei Regelverstößen (die direkten Führungskräfte, die Verantwortlichen an den Instituten, die Themenverantwortlichen der Zentrale oder die Innenrevision) um ein Hinweisgeber-Portal zu ergänzen. Schwerpunkt des hier angebotenen elektronischen Systems ist das Angebot zur geschützten (ggf. auch anonymen) Abgabe eines Hinweises auf schwerwiegende Missstände.

Die Hinweise werden über das System zunächst durch die Innenrevision entgegen genommen. Diese behält die Leitung der Hinweisbearbeitung oder delegiert diese an die fallspezifisch zuständige Fachabteilung, wo die Hinweise systematisch und konsequent bearbeitet werden.

Wir danken Ihnen für Ihre Hilfe und Mitarbeit!
Ihre Fraunhofer-Gesellschaft

Wenn Sie Ihre erste Meldung senden möchten, klicken Sie hier:
Wenn Sie bereits einen Postkasten eingerichtet haben, können Sie sich hier einloggen:
  • Warum soll ich eine Meldung abgeben?

    Als größte Organisation für anwendungsorientierte Forschung in Europa tragen wir gesellschaftliche Verantwortung. Zu einer positiven und offenen Organisationskultur gehört daher selbstverständlich auch die Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben.

    Die Verantwortung für die Umsetzung der Handlungsgrundsätze der Fraunhofer-Gesellschaft tragen wir gemeinsam. Vielleicht haben Sie Kenntnis von schädigenden Verhaltensweisen oder Risiken, die die Fraunhofer-Gesellschaft gefährden. Durch Ihren Hinweis helfen Sie uns, finanzielle oder Ruf-Schäden zu vermeiden und tragen somit direkt zum nachhaltigen Erfolg der Fraunhofer-Gesellschaft bei!

    Wir wollen Sie als Hinweisgeber wirksam schützen und bieten Ihnen hier eine mit den neuesten Techniken gesicherte Kommunikationsplattform zur Abgabe von namentlichen oder anonymen Meldungen. Sie können so durch die Einrichtung eines anonymen Postkastens aktiv an der Aufklärung mitwirken.

  • Welche Meldungen helfen der Fraunhofer-Gesellschaft?

    Melden Sie schwerwiegende Verstöße gegen geltende gesetzliche und organisationsinterne Regeln oder Verhaltensgrundsätze, wie z.B. Straftaten (wie Korruption, Betrug, Diebstahl, Veruntreuung, etc.), wissenschaftliches Fehlverhalten, Datenschutzverletzungen oder Umweltdelikte.

    Genaue Informationen zu möglichen Schwerpunkten einer Meldung erhalten Sie während des Meldeprozesses.

    Jede Art von Verstößen gegen interne Richtlinien und sonstige gesetzliche Regelungen wie etwa das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) können Sie über die herkömmlichen Eingangskanäle melden (z.B. Führungskraft, zuständige Fachabteilung, (Gesamt-) Betriebsrat, Beschwerdestelle nach AGG oder Personalabteilung).

    Hinweisgeber, die in gutem Glauben handeln, haben keine negativen Folgen zu befürchten. „In gutem Glauben“ bedeutet, dass der Hinweisgeber überzeugt ist, dass seine Darstellung der Wahrheit entspricht – unabhängig davon, ob eine spätere Untersuchung diese Darstellung bestätigt oder nicht.
    In diesem Sinne ist die Fraunhofer-Gesellschaft für jeden Hinweis dankbar, wird jedem nachgehen und in jedem Fall strikt vertraulich behandeln. Die Fairness gebietet aber auch, die schutzwürdigen Interessen des von einem Vorwurf betroffenen Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Hinweisgeber werden daher dazu angehalten, das System verantwortungsvoll zu nutzen. Es darf nicht dazu verwendet werden, bewusst falsche oder verleumderische Informationen abzugeben. Ein Missbrauch kann mit persönlichen oder auch zivil- bzw. strafrechtlichen Konsequenzen verbunden sein.

  • Wie läuft eine Meldung ab, wie richte ich einen Postkasten ein?

    Wenn Sie eine namentliche oder eine anonyme Meldung senden möchten, klicken Sie links oben auf unserer Einführungsseite den Button „Meldung abgeben“.

    Der Meldeprozess umfasst 4 Schritte:

    1. Zunächst werden Sie gebeten, einen Informationstext zum Schutz Ihrer Anonymität zu lesen sowie eine Sicherheitsabfrage zu beantworten.
    2. Auf der folgenden Seite werden Sie nach dem Schwerpunkt Ihrer Meldung gefragt.
    3. Auf der Meldeseite formulieren Sie Ihren Hinweis in eigenen Worten und beantworten Fragen zum Fall über eine einfache Antwortauswahl. Für den freien Text haben Sie 4.096 Zeichen zur Verfügung, was einer vollgeschriebenen Seite entspricht. Sie können zur Unterstützung Ihrer Meldung auch eine Datei im Format .docx oder .pdf bis zu 10 MB mitsenden. Denken Sie daran, dass Dokumente Informationen über den Autor enthalten können. Nach Absenden Ihrer Meldung erhalten Sie eine Referenznummer als Beleg, dass Sie diese Meldung gesendet haben.
    4. Im Anschluss richten Sie sich bitte Ihren eigenen, geschützten Postkasten ein. Über diesen erhalten Sie von uns Rückmeldungen, beantworten Fragen und werden über den Fortgang Ihres Hinweises informiert.

    Falls Sie bereits einen geschützten Postkasten haben, gelangen Sie direkt über den Button „Login“ zu diesem Postkasten. Auch hier müssen Sie zunächst die Sicherheitsabfrage bestätigen.

    Solange Sie selbst keine Daten eingeben, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, schützt das BKMS® System Ihre Anonymität technisch.

    Wir versichern Ihnen, dass wir ausschließlich an dem von Ihnen gemeldeten Fall interessiert sind. Missstände sollen aufgedeckt und finanzielle Schäden abgewendet werden.

  • Wie bekomme ich eine Rückmeldung und bleibe dennoch anonym?

    Oberstes Prinzip des hier verwendeten BKMS®-Verfahrens ist der Schutz des Hinweisgebers. Die Funktionalität der Anonymitätswahrung ist von unabhängiger Stelle zertifiziert.

    Bei der Einrichtung Ihres geschützten Postkastens wählen Sie Pseudonym/Benutzername und Kennwort selbst. Ihre Meldung wird durch Verschlüsselungs- und andere spezielle Sicherheitsroutinen anonym gehalten. Sie werden zu keinem Zeitpunkt im Meldeprozess nach persönlichen Angaben gefragt. Geben Sie keine Daten ein, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen. Bitte verwenden Sie für die Meldung nicht einen von Fraunhofer zur Verfügung gestellten PC.

    Über den geschützten Postkasten wird Ihnen ein Bearbeiter Rückmeldung geben, was mit Ihrem Hinweis geschieht, oder Fragen stellen, falls Einzelheiten noch unklar sein sollten – Sie bleiben auch während des Dialogs anonym. Wir sind an Meldungen interessiert, um Schäden abzuwenden, nicht an Ihnen als Hinweisgeber.

  • Hinweise zum Datenschutz

    Datenschutzhinweis
    Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.

    Zweck des Hinweisgebersystems
    Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf bestimmte Straftaten sowie Gesetzesverstöße, schwerwiegende Verstöße gegen interne Regelungen und Korruption auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten.

    Verantwortliche Stelle und Datensicherheit
    Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist die Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V., Datenschutzbeauftragter, Hansastraße 27 c, 80686 München. Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der Business Keeper AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, im Namen der Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V. (im Folgenden auch: „Organisation“) betrieben.

    Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der Business Keeper AG betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur der Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V. möglich. Die Business Keeper AG und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.

    Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf einen sehr engen Kreis ausdrücklich autorisierter Personen der Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V. beschränkt ist.

    Art der erhobenen personenbezogenen Daten
    Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:

    • Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
    • ob Sie bei der Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V. beschäftigt sind und
    • gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.

    Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
    Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeitender der Abteilung Innenrevision der Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V. entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeitenden der Abteilung Innenrevision prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.

    Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitenden der Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V. weiterzugeben. Letztere können Ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.

    Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

    Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
    Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.

    Nutzung des Hinweisgeberportals
    Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.

    Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym / Benutzername und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem zuständigen Mitarbeiter der namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.

    Hinweise zum Versand von Anhängen
    Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem zuständigen Mitarbeitenden der Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V. Anhänge im Format .pdf oder .docx zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.

    Stand: 27.10.2017

Portrait

„Nur saubere und ehrliche Forschung ist unsere Forschung! Bitte melden Sie beobachtetes Fehlverhalten über das Fraunhofer-Hinweisgebersystem, damit wir Schaden von unserer Gesellschaft fernhalten können.“


Prof. Dr.-Ing. Reimund Neugebauer
Präsident, Unternehmenspolitik