بفضل هذا النظام القائم على الويب للإبلاغ عن المخالفات (المشار إليه فيما يلي بنظام "BKMS® System")، توفر شركة FUJIFILM Europe GmbH ("FEG" أو "نحن") وسيلة للإبلاغ عن انتهاكات امتثال محددة فيما يتعلق بجميع كيانات وفروع وموظفي FUJIFILM في أوروبا والشرق الأوسط وأفريقيا ("FUJIFILM في أوروبا والشرق الأوسط وأفريقيا"). تعتمد معالجة البيانات الشخصية في نظام BKMS® System على المصلحة المشروعة لمجموعة شركات FUJIFILM في أوروبا والشرق الأوسط وأفريقيا لاكتشاف ومنع سوء السلوك في مجموعتنا وبالتالي تجنب إلحاق الضرر بشركات FUJIFILM وموظفيها وعملائها.
إننا نتعامل مع حماية البيانات والسرية على محمل الجد ونلتزم بأحكام النظام الأوروبي العام لحماية البيانات ("EU-GDPR")، فضلًا عن اللوائح الوطنية الحالية لحماية البيانات. فيما يلي شرح للتعامل مع البيانات الشخصية التي قد يتم تضمينها في التقارير التي تقدمها عبر نظام BKMS®. تشير البيانات الشخصية إلى أية معلومات تحدد هوية الشخص أو على الأقل تكشف شخصيته، مثل عنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف ومسمى الوظيفة وبيانات الموقع، إلخ.
الجهة المسؤولة والصيانة الفنية
الجهة المسؤولة عن استخدام نظام BKMS® System وعن معالجة التقارير داخل مجموعة شركات FUJIFILM في أوروبا والشرق الأوسط وأفريقيا هي FUJIFILM Europe GmbH, Heesenstrasse 31, 40549 Düsseldorf, Germany.
يتم التشغيل والصيانة الفنيان لنظام BKMS® System بواسطة جهة أخرى، وهي EQS Group AG, Bayreuther Straße 35, 10789 Berlin, Germany (“BKAG”)، بالنيابة عن FUJIFLM. يتم تخزين البيانات الشخصية والمعلومات التي يتم إدخالها في نظام BKMS® System في قاعدة بيانات يتم تشغيلها بواسطة شركة BKAG في مركز بيانات عالي الأمان. يتم تشفير جميع البيانات وحمايتها بكلمة مرور وتخزينها في موقع آمن. يُرجى ملاحظة أن BKAG نفسها لا تمتلك أي حق وصول إلى المعلومات التي ترسلها عبر نظام BKMS® System. يقتصر الوصول إلى المحتوى الذي ترسله على مجموعة صغيرة من الأشخاص المصرح لهم في FUJIFILM.
المعالجة السرية للتقارير
يتم التعامل مع التقارير الواردة التي تقدمها من قبَل مجموعة صغيرة من موظفي قسم الامتثال في شركة FEG المخول لهم صراحةً والحاصلين على تدريب خاص، بطريقة سرية للغاية. ويقوم مستلمو التقارير الواردة بتقييم المسألة وإجراء مزيد من التحقيقات الداخلية، عند الحاجة، والقيام، إذا لزم الأمر، بإشراك أقسام أخرى من أقسام شركة FEG (مثل الإدارة القانونية الأوروبية أو إدارة الموارد البشرية الأوروبية) و/أو الموظف المسؤول عن حماية البيانات لمواصلة معالجة التقرير.
وقد يصبح من الضروري، أثناء معالجة التقرير أو القيام بتحقيق داخلي، مشاركة التقارير مع موظفين آخرين من مجموعة شركات FUJIFILM في أوروبا والشرق الأوسط وأفريقيا أو مع متخصصي تحقيقات خارجيين. وجميع هؤلاء الأشخاص إما يخضعون للسرية المهنية أو ملزمون بالسرية بموجب ترتيبات تعاقدية مناسبة.
مشاركة المعلومات مع مستلمي التقارير من خارج الاتحاد الأوروبي/المنطقة الاقتصادية الأوروبية
لإجراء أو استكمال التحقيقات الداخلية، يمكن نقل البيانات الشخصية التي قدمتها في تقريرك إلى كيانات تابعة لـ FUJIFILM أو جهات أخرى خارج الاتحاد الأوروبي (EU) أو المنطقة الاقتصادية الأوروبية (EEA). وفي الحالات التي لا يكفل فيها القانون المعاملة السرية للبيانات الشخصية من جانب متلقي التقارير خارج الاتحاد الأوروبي/المنطقة الاقتصادية الأوروبية بنفس القدر الذي يكفله القانون في الاتحاد الأوروبي/المنطقة الاقتصادية الأوروبية، نستخدم الأدوات المناسبة لضمان أن يوفر الكيان التابع لـ FUJIFILM أو الجهة الأخرى الخارجية ضمانات كافية لتوفير ذات القدر من الحماية للبيانات الشخصية التي تتطلبها القوانين الأوروبية المعمول بها، بما في ذلك على وجه الخصوص النظام الأوروبي العام لحماية البيانات (EU-GDPR).
وصول الهيئات الحكومية إلى المعلومات
وقد تكون شركة FEG مطالبة بموجب القانون أيضًا بتزويد الهيئات الحكومية أو المحاكم بمعلومات عن انتهاكات الامتثال. في هذه الحالة وكذلك في حالة فقدان أو مصادرة أصول الشركة، قد لا نتمكن من حجب المعلومات التي قدمتها.
نوع البيانات الشخصية المجمَّعة
يتم استخدام نظام BKMS® System على أساس طوعي. إذا قمت بتقديم تقرير عبر نظام BKMS®، فإننا نجمع البيانات والمعلومات الشخصية التالية:
- اسمك، إذا اخترت الكشف عن هويتك،
- وما إذا كنت موظفًا لدى FUJIFILM، و
- أسماء الأشخاص والبيانات الشخصية الأخرى للأشخاص الذين ذكرت أسماءهم في تقريرك.
معلومات عن الشخص المتهم
كمبدأ أساسي، نحن ملزمون بموجب القانون بإبلاغ الشخص المتهم بأننا تلقينا تقريرًا بشأنه. وبما أن هذه المعلومات يمكن أن تعرّض قدرتنا على التحقيق بفعالية في الادعاء للخطر، فإن تقديم المعلومات إلى الشخص المتهم قد تتأخر ما دام هذا الخطر قائمًا.
حقوق أصحاب البيانات
وفقاً للقانون الأوروبي لحماية البيانات، يحق لك وللأشخاص المذكورين في التقرير الوصول إلى البيانات الشخصية المعنية وتصحيحها أو مسحها أو تقييد معالجتها والحق في الاعتراض على معالجتها. بيد أن ممارسة هذه الحقوق قد تكون مقيدة من أجل ضمان حمايةِ المبلغين عن المخالفات. وحتى إذا كشف المبلِّغ عن المخالفة عن هويته، فإن الشخص المتهم في تقرير المبلِّغ عن المخالفة لا يمكنه بأي حال من الأحوال أن يحصل منا على معلومات عن هوية المبلِّغ على أساس حق الشخص المتهم في الوصول، إلا إذا كان المبلِّغ قد أدلى بإفادة كاذبة بنية سيئة بشأن الشخص المتهم. وفي جميع الحالات الأخرى، نضمن سرية المبلِّغين إلى أقصى حد ممكن يكفله القانون.
فترة الاحتفاظ بالبيانات الشخصية
سنسعى في جميع الأوقات إلى تسريع تحقيقاتنا بشأن أي سوء سلوك مزعوم واستكمال هذه التحقيقات في أقرب وقتٍ ممكن بشكل معقول. لا يتم الاحتفاظ بالبيانات الشخصية إلا إذا كان ذلك ضروريًا لتوضيح الحالة وتقييم التقرير، أو إذا كانت ثمة مصلحة مشروعة لـ FUJIFLM أو كان ذلك مطلوبًا بموجب القانون. وبعد الانتهاء من معالجة التقرير، تُحذف هذه البيانات وفقًا للمتطلبات القانونية.
استخدام بوابة تقديم التقارير
يتم الاتصال بين الكمبيوتر ونظام BKMS® System من خلال اتصال إنترنت مشفَّر (SSL). لن يتم تخزين عنوان IP الخاص بك أثناء استخدامك لنظام تقديم التقارير. للحفاظ على الاتصال بين الكمبيوتر الخاص بك ونظام BKMS® System، يتم تخزين ملف تعريف ارتباط على الكمبيوتر الخاص بك يحتوي فقط على معرِّف الجلسة (ما يسمى ملف تعريف ارتباط فارغ). ملف تعريف الارتباط الفارغ هذا صالح فقط حتى نهاية جلستك وتنتهي صلاحيته عند إغلاق المستعرض أو إيقاف تشغيل الجهاز.
للاتصال بينك وبين قسم الامتثال التابع لشركة FEG، يتيح لك نظام BKMS® System إعداد صندوق بريد آمن باستخدام الاسم المستعار/اسم المستخدم وكلمة المرور المختارين بشكل فردي. ويتيح لك ذلك الاتصال بقسم الامتثال في شركة FEG إما بطريقة مجهولة أو غير مجهولة، بناءّ على تفضيلك واختيارك الحر. يقوم نظام BKMS® System بتخزين البيانات داخل النظام فقط، مما يجعله آمنًا بشكل خاص ضد الوصول غير المصرح به إلى البيانات الشخصية. وبالتالي، عند اتصالك بقسم الامتثال في FEG لن تكون معتمدًا على الاتصال العادي بالبريد الإلكتروني، الذي يعد أقل أمانًا.
ملاحظة حول إرسال المرفقات
عند تقديم تقرير أو تقديم إضافة إلى تقرير، يمكنك إرفاق ملفات إلكترونية. إذا كنت ترغب في البقاء مجهول الهوية، فيُرجى العلم بأن هذه الملفات قد تحتوي على بيانات شخصية مخفية قد تعرض سرية هويتك للخطر. قم بحذف هذه البيانات قبل إرسالها، على سبيل المثال عن طريق تسويد النص ذي الصلة. إذا كنت غيرَ قادر أو غير متأكد من كيفية القيام بذلك، قم بنسخ النص من الملف المرفق الخاص بك إلى نص التقرير الخاص بك أو قم بإرسال المستند المطبوع دون الكشف عن هويتك إلى العنوان المدرج في التذييل، مع ذكر الرقم المرجعي المستلم في نهاية عملية إعداد التقارير.
الموافقة والطبيعة الطوعية
باستخدام نظام BKMS® System هذا، توافق على أن بياناتك الشخصية، بالقدر الذي توفره، سيتم جمعها ومعالجتها واستخدامها، كما هو موضح أعلاه. إذا كنت لا ترغب في أن تقوم FUJIFILM بجمع بياناتك الشخصية ومعالجتها واستخدامها بالشكل الموضح، فيمكنك تقديم تقريرك دون الكشف عن هويتك. إن الكشف عن بياناتك الشخصية طوعي، وكذلك استخدام نظام BKMS® System.
ومع ذلك، سنكون ممتنين لو ذكرت اسمك بالكامل وتفاصيل الاتصال الخاصة بك، حيث يمكن تسهيل العديد من التحقيقات الداخلية إذا كان اسم المبلِّغ معروفًا.
الموظف المسؤول عن حماية البيانات
عينت FEG موظفًا مسؤولًا عن حماية البيانات. ويمكن أيضًا إرسال الأسئلة المتعلقة بحماية البيانات إليه مباشرة عبر عنوان البريد الإلكتروني التالي: privacyoffice_eu@fujifilm.com. يُرجى ملاحظة أن استخدام عنوان البريد الإلكتروني هذا لا يضمن نفس مستوى عدم الكشف عن الهوية الذي يضمنه نظام BKMS® System.
