Informatie over gegevensbescherming
Met dit webgebaseerde klokkenluiderssysteem (hierna het “BKMS® System”) biedt FUJIFILM Europe GmbH ( “FEG” of “wij”) een middel om specifieke inbreuken op naleving te melden met betrekking tot alle FUJIFILM entiteiten, filialen en medewerkers in Europa, het Midden-Oosten en Afrika ( “FUJIFILM in EMEA”). De verwerking van persoonsgegevens in het BKMS® System is gebaseerd op het rechtmatige belang van FUJIFILM in EMEA om wangedrag in onze groep te detecteren en om zo schade aan FUJIFILM-bedrijven, hun werknemers en klanten te voorkomen.
We nemen gegevensbeveiliging en vertrouwelijkheid zeer serieus en houden ons aan de bepaling van de algemene EU-verordening voor gegevensbescherming ( “EU-GDPR”) en de huidige nationale beveiligingsregels voor gegevens. Hieronder wordt uitgelegd hoe met persoonsgegevens wordt omgegaan die voorkomen in uw melding in het BKMS® System. Onder persoonsgegevens wordt alle informatie begrepen die een persoon identificeert of op zijn minst een persoon identificeerbaar maakt, zoals e-mailadres, telefoonnummer, functie, locatiegegevens, etc.
Verantwoordelijke partij en technisch onderhoud
De partij verantwoordelijk voor het gebruik van het BKMS® System en voor het verwerken van de meldingen binnen FUJIFILM in EMEA is FUJIFILM Europe GmbH, Heesenstraße 31, 40549 Düsseldorf, Duitsland.
De technische bediening en het onderhoud van het BKMS® System wordt uitgevoerd door een derde partij, EQS Group AG, Bayreuther Straße 35, 10789 Berlijn, Duitsland (“BKAG”), namens FUJIFLM. Persoonsgegevens en informatie ingevoerd in het BKMS® System zijn opgeslagen in een gegevensbank die geëxploiteerd wordt door BKAG in een hoogbeveiligd gegevenscentrum. Alle gegevens zijn versleuteld, wachtwoordbeschermd en opgeslagen op een veilige plaats. Houd er rekening mee dat BKAG zelf geen toegang heeft tot informatie die u geeft via het BKMS® System. Toegang tot de inhoud die u indient, is beperkt tot een kleine kring van bevoegde personen van FUJIFILM.
Vertrouwelijke behandeling van meldingen
Binnenkomende meldingen worden ontvangen door een kleine selectie van uitdrukkelijk bevoegde en speciaal getrainde medewerkers van de Compliance-afdeling van FEG en worden altijd strikt vertrouwelijk behandeld. De ontvangers van de inkomende meldingen evalueren de zaak, voeren indien nodig verdere interne onderzoeken uit en betrekken, indien nodig, andere bedrijfsafdelingen van FEG (zoals de Europese juridische afdeling of de Europese HR-afdeling) en/of de verantwoordelijke gegevensbeschermingsfunctionaris voor verdere verwerking van de melding.
Tijdens de verwerking van een melding of een intern onderzoek kan het nodig worden geacht om meldingen te delen met andere medewerkers van FUJIFILM in EMEA of externe onderzoeksspecialisten. Al deze personen zijn onderworpen aan het beroepsgeheim of zijn gebonden aan vertrouwelijkheid door middel van passende contractuele regelingen.
Informatie delen met ontvangers buiten de EU/EEA
Om interne onderzoeken uit te voeren of te voltooien, kunnen persoonsgegevens die u in uw melding hebt verstrekt, worden overgedragen aan FUJIFILM-entiteiten of aan derden buiten de Europese Unie (EU) of de Europese Economische Ruimte (EER). In gevallen waarin de vertrouwelijke behandeling van persoonsgegevens door een ontvanger buiten de EU/EER wettelijk niet in dezelfde mate wordt gegarandeerd als in de EU/EER, gebruiken wij adequate instrumenten om te waarborgen dat de relevante FUJIFILM-entiteit of derde partij voldoende waarborgen biedt voor dezelfde bescherming van persoonsgegevens als vereist krachtens de toepasselijke Europese wetgeving, waaronder met name de EU-GDPR.
Toegang van overheidsinstanties
FEG kan ook bij wet verplicht worden om overheidsinstanties of rechtbanken informatie te verstrekken over inbreuken op de naleving. In dit geval, evenals in geval van verlies of confiscatie van bedrijfseigendommen, kan het zijn dat we de door u verstrekte informatie niet kunnen achterhouden.
Type van de verzamelde persoonsgegevens
Gebruik van het BKMS® System gebeurt op vrijwillige basis. Als u een melding doet via het BKMS® System, verzamelen wij de volgende persoonsgegevens en informatie:
- uw naam, als u ervoor kiest om uw identiteit kenbaar te maken,
- of u tewerk gesteld bent bij FUJIFILM en
- de namen van de personen en andere persoonsgegevens van personen die u vermeldt in uw melding.
Informatie over de aangeklaagde persoon
Als basisprincipe zijn wij wettelijk verplicht om de beschuldigde persoon ervan op de hoogte te stellen dat we een melding over hem of haar hebben ontvangen. Aangezien dergelijke informatie ons vermogen om de beschuldiging effectief te onderzoeken in gevaar kan brengen, kan de informatie aan het beschuldigde individu worden uitgesteld zolang dit risico bestaat.
Rechten van de betrokkenen
Volgens de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming hebben u en de personen die in de melding zijn genoemd recht op toegang, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van betrokken persoonsgegevens. De uitoefening van deze rechten kan echter worden beperkt om de bescherming van de klokkenluider te waarborgen. Zelfs als de klokkenluider zijn of haar identiteit bekendmaakt, kan de beschuldigde persoon in een melding van een klokkenluider in geen geval informatie over de identiteit van de klokkenluider verkrijgen op basis van het recht op toegang van de beklaagde, behalve wanneer de klokkenluider opzettelijk een valse verklaring heeft afgelegd betreffende de beschuldigde persoon. In alle andere gevallen garanderen we de vertrouwelijkheid van de klokkenluider zoveel als juridisch mogelijk is.
Bewaarperiode van persoonsgegevens
We zullen te allen tijde ernaar streven om onze onderzoeken naar vermeend wangedrag te versnellen en dergelijke onderzoeken zo snel als redelijkerwijs mogelijk is af te ronden. Persoonsgegevens worden alleen bewaard zolang als nodig om de situatie te verduidelijken en de melding te evalueren, een legitiem belang van FUJIFLM bestaat of als het wettelijk verplicht is. Nadat de verwerking van de melding is afgerond, worden deze gegevens verwijderd volgens de wettelijke vereisten.
Gebruik van het meldingsportaal
Communicatie tussen uw computer en het BKMS® System gebeurt via een versleutelde verbinding (SSL). Uw IP-adres zal niet opgeslagen worden tijdens uw gebruik van het meldingssysteem. Om de verbinding te behouden tussen uw computer en het BKMS® System, wordt een cookie opgeslagen op uw computer die enkel de sessie-ID bevat (een zogenaamde null-cookie). Deze null-cookie is enkel geldig tot het einde van uw sessie en vervalt wanneer u uw browser sluit of het apparaat uitschakelt.
Voor communicatie tussen u en de Compliance-afdeling van FEG kunt u met het BKMS® System een postbus aanmaken, beveiligd met uw individueel gekozen pseudoniem/gebruikersnaam en wachtwoord. Hiermee kunt u communiceren met de Compliance-afdeling van FEG op een anonieme of niet-anonieme manier, afhankelijk van uw voorkeur en vrije keuze. Het BKMS® System slaat gegevens alleen op in het systeem, waardoor het bijzonder beveiligd is tegen ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens. Dus, voor uw communicatie met de Compliance-afdeling van FEG, bent u niet afhankelijk van gewone en minder beveiligde e-mailcommunicatie.
Opmerking over het verzenden van bijlages
Wanneer u een melding of aanvullende informatie voor een melding afgeeft, kunt u elektronische bestanden bijvoegen. Als u anoniem wilt blijven, moet u er rekening mee houden dat dergelijke bestanden verborgen persoonsgegevens kunnen bevatten die uw anonimiteit in gevaar kunnen brengen. Verwijder deze gegevens voor het verzenden, bijvoorbeeld door zwarting van de relevante tekst. Indien u hiertoe niet in staat bent of u aarzelt over hoe u dit moet doen, kopieer dan de tekst van uw bijlage in uw meldingstekst of zend het afgedrukte document anoniem naar het adres opgegeven in de voetnoot, waarbij u het referentienummer vermeldt dat u ontvangen hebt op het einde van het meldingsproces.
Instemming en vrijwillig karakter
Door gebruik te maken van dit BKMS® System, gaat u ermee akkoord dat uw persoonsgegevens, in de mate die u heeft bepaald, zullen verzameld, verwerkt en gebruikt worden zoals hiervoor beschreven. Indien u niet wil dat FUJIFILM uw persoonlijke gegevens verzamelt, verwerkt en gebruikt zoals beschreven, kunt u uw melding anoniem doen. De bekendmaking van uw persoonsgegevens is vrijwillig evenals het gebruik van het BKMS® System.
We zouden het echter op prijs stellen als u uw volledige naam en contactgegevens vermeldt, aangezien veel interne onderzoeken kunnen worden gefaciliteerd als de naam van de klokkenluider bekend is.
Functionaris voor gegevensbescherming
FEG heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Vragen over gegevensbescherming kunnen ook rechtstreeks naar hem worden verzonden via het volgende e-mailadres: privacyoffice_eu@fujifilm.com. Houd er rekening mee dat het gebruik van dit e-mailadres niet hetzelfde anonimiteitsniveau garandeert als het geval is met BKMS® System.
