Information sur la protection des données
Avec ce système d'alerte basé sur le Web (ci-après appelé le « BKMS® System »), FUJIFILM Europe GmbH ( « FEG » ou « nous ») fournit un outil pour signaler des infractions spécifiques à la conformité concernant l'ensemble des entités, succursales et employés FUJIFILM situés en Europe, au Moyen Orient et en Afrique ( « FUJIFILM dans les pays EMEA »). Le traitement des données à caractère personnel dans le BKMS® System repose sur l'intérêt légitime que FUJIFILM porte dans les pays EMEA à la détection et à la prévention de toute conduite inappropriée au sein de notre groupe afin d'éviter tous dommages aux entreprises de FUJIFILM, à ses employés et clients.
Nous prenons la protection des données et la confidentialité très au sérieux et adhérons aux dispositions du Règlement général sur la protection des données ( « EU-RGPD ») ainsi qu'aux règlementations nationales actuelles de protection des données. Ci-dessous, vous trouverez des explications quant à la gestion des données à caractère personnel pouvant être incluses dans les alertes que vous avez soumises par le biais du BKMS® System. Les données à caractère personnel signifient toutes les informations identifiant une personne ou rendant du moins une personne identifiable, telle que l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, le titre du poste, les données de localisation, etc.
Partie responsable et maintenance technique
La partie responsable de l'utilisation du BKMS® System et du traitement des alertes au sein de FUJIFILM dans les pays EMEA est FUJIFILM Europe GmbH, Heesenstraße 31, 40549 Düsseldorf, Allemagne.
L'opération technique et la maintenance du BKMS® System est réalisée par un tiers, EQS Group AG, Bayreuther Straße 35, 10789 Berlin, Allemagne (« BKAG »), pour le compte de FUJIFLM. Les données et informations à caractère personnel saisies dans le BKMS® System sont conservées dans une base de données opérée par BKAG dans un centre de données à haute sécurité. Toutes les données sont cryptées, protégées par mot de passe et conservées dans un endroit sécurisé. Veuillez noter que même BKAG n'a pas accès aux informations que vous soumettez via le BKMS® System. L'accès au contenu que vous soumettez est limité à un petit groupe de personnes autorisées chez FUJIFILM.
Traitement confidentiel des alertes
Les alertes entrantes que vous avez soumises sont traitées par une petite sélection de salariés dotés d'autorisations expresses et spécialement formés du département de conformité de FEG dans la confidentialité la plus stricte. Les destinataires des alertes entrantes évaluent le cas, procèdent à des enquêtes internes plus poussées et, si nécessaire, impliquent d'autres divisions d'entreprise de FEG (telles que le département juridique européen ou le département européen des RH) et/ou le responsable de la protection des données pour un traitement plus poussé de l'alerte.
Au cours du traitement d'une alerte ou de la conduite d'une enquête interne, il pourra s'avérer nécessaire de transmettre les alertes à d'autres salariés de FUJIFILM dans les pays EMEA ou à des enquêteurs professionnels externes. Toutes ces personnes sont soient tenues au secret professionnel ou à la confidentialité par des arrangements contractuels appropriés.
Partage d'informations avec des destinataires en dehors de l'UE/EEE
Afin de mener ou de compléter des enquêtes internes, les données personnelles que vous avez fournies dans votre alerte pourront être transférées aux entités FUJIFILM ou à des tiers situés en dehors de l'Union européenne (UE) ou de l'Espace économique européen (EEE). Dans les cas où le traitement confidentiel des données à caractère personnel par un bénéficiaire en dehors de l'EU/EEE n'est pas garanti par la loi dans la même envergure que c'est le cas dans l'UE/EEE, nous utilisons des instruments adéquats pour garantir que l'entité FUJIFILM concernée ou le tiers fournisse des garanties suffisantes pour assurer le même degré de protection des données à caractère personnel que l'exigent les lois européennes applicables, en particulier la RGPD.
Accès aux agences gouvernementales
Il se pourra également que FEG soit contraint par la loi de fournir aux agences gouvernementales ou aux tribunaux des informations relatives aux infractions à la conformité. Dans ce cas, ainsi qu'en cas de pertes ou de confiscations des actifs de l'entreprise, il ne se peut que nous ne soyons pas en mesure de retenir les informations que vous avez fournies.
Type de données personnelles recueillies
L'utilisation du BKMS® System se fait sur une base volontaire. Si vous soumettez une alerte par le biais du BKMS® System, nous recueillons les données et informations personnelles suivantes :
- votre nom, si vous décidez de divulguer votre identité,
- si vous êtes salarié chez FUJIFILM, et
- les noms des personnes et d'autres données personnelles des personnes que vous citez dans votre alerte.
Information sur la personne visée
Nous sommes contraints par la loi d'informer la personne visée que nous avons reçu une alerte la concernant. Dans la mesure où une telle information peut potentiellement mettre en danger notre capacité à enquêter de manière efficace l'information de la personne visée pourra être retardée aussi longtemps que ce risque existe.
Droits des personnes concernées
En vertu de la législation européenne sur la protection des données applicable, vous et les personnes citées dans l'alerte bénéficient d'un droit d'accès, de rectification, de suppression, de restriction de traitement et d'objection au traitement des données à caractère personnel concernées. Toutefois, l'exercice de ces droits pourra être restreint afin de garantir la protection du lanceur d'alerte. Même si le lanceur d'alerte divulgue son identité, la personne accusée dans l'alerte ne peut en aucune circonstance obtenir des informations de notre part au sujet de l'identité du lanceur d'alerte sur la base des droits d'accès des personnes accusées, sauf dans les cas où le lanceur d'alerte a fait une fausse déclaration au sujet de la personne accusée dans une intention malveillante. Dans tous les autres cas, nous garantissons la confidentialité du lanceur d'alerte dans l'étendue des limites légales.
Durée de conservation des données personnelles
Nous nous efforçons continuellement d'accélérer nos enquêtes sur tout cas conduite inappropriée présumée et d'achever de telles investigations dès que c'est raisonnablement possible. Les données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour clarifier la situation, procéder à l'évaluation de l'alerte, s'il y a un intérêt légitime de FUJIFLM ou si la loi l'exige. Après l'achèvement du traitement de l'alerte, ces données sont supprimées en conformité avec les exigences règlementaires.
Utilisation du portail d'alerte
La communication entre votre ordinateur et le BKMS® System s'effectue par le biais d'une connexion Internet cryptée (SSL). Votre adresse IP ne sera pas sauvegardée pendant que vous utilisez le système d'alerte. Pour maintenir la connexion entre votre ordinateur et le BKMS® System, un cookie est enregistré sur votre ordinateur qui ne contient que l'ID de la session (encore appelé « cookie zéro »). Ce cookie zéro est valide uniquement jusqu'à la fin de votre session et expire lorsque vous fermez votre navigateur ou éteignez votre ordinateur.
Pour toute communication entre vous et le service de conformité de FEG, le BKMS® System vous permet d'installer une boîte de dialogue protégée avec votre pseudonyme/nom d'utilisateur et mot de passe choisi individuellement. Ceci vous permet de communiquer avec le service de conformité de FEG de manière soit anonyme ou non-anonyme, selon votre préférence et libre choix. Le BKMS® System n'enregistre que des données dans le système, ce qui le rend particulièrement sûr à l'encontre d'un accès non autorisé aux données à caractère personnel. Par conséquent, pour votre communication avec le service de conformité de FEG, vous ne dépendrez pas d'une communication e-mail ordinaire, moins sécurisée.
Note sur l'envoi d'annexes
Lorsque vous soumettez une alerte ou le complément d'information à une alerte, vous pouvez joindre des fichiers électroniques. Si vous souhaitez conserver votre anonymat, veuillez garder à l'esprit que les fichiers peuvent contenir des données personnelles masquées susceptibles de mettre en péril votre anonymat. Retirez ces données avant de les envoyer, par exemple en noircissant le texte respectif. Si vous ne parvenez pas à le faire, ou si vous n'êtes pas sûr de la manière de procéder, veuillez copier le texte de votre annexe dans le texte de votre message d'alerte ou envoyer une copie imprimée du document anonymement à l'adresse figurant dans la note de bas de page, en précisant le numéro de référence reçu à la fin du processus d'alerte.
Consentement et caractère volontaire
En utilisant ce BKMS® System, vous acceptez que vos données personnelles, selon l'étendue fournie par vous, seront collectées, traitées et utilisées conformément à la description ci-dessus. Si vous ne voulez pas que FUJIFILM collecte, traite et utilise vos données personnelles conformément à la description, vous pourrez soumettre votre alerte à titre anonyme. La divulgation de vos données personnelles est volontaire, au même titre que l'usage du BKMS® System.
Toutefois, nous apprécierions si vous indiquiez votre nom complet et vos coordonnées car de nombreuses enquêtes internes sont plus faciles si le nom du lanceur d'alerte est connu.
Responsable de la protection des données
FEG a nommé un responsable de la protection des données. Les questions relatives à la protection des données peuvent également lui être envoyées directement via l'adresse e-mail suivante: privacyoffice_eu@fujifilm.com. Veuillez noter que l'utilisation de cette adresse e-mail ne garantit pas le même niveau d'anonymat que dans le cadre du BKMS® System.
