Adatvédelmi tudnivalók
Ezzel az internetes alapú névtelen bejelentő rendszerrel (a továbbiakban „BKMS® System”) a FUJIFILM Europe GmbH ( „FEG” vagy „mi”) lehetőséget biztosít a FUJIFILM leányvállalatait, telephelyeit, valamint európai, közép-ázsiai és afrikai dolgozóit érintő kockázatkezelési jogsértések bejelentéséhez ( „FUJIFILM - EMEA”). A személyes adatoknak a BKMS® System rendszerében történő feldolgozására a FUJIFILM - EMEA arra vonatkozó megalapozott érdekében kerül sor, hogy a csoporton belüli visszaélések felderítésre és megelőzésre kerüljenek, és segítséget nyújt ahhoz, hogy megelőzésre kerüljenek a FUJIFILM vállalatait, munkavállalóit és ügyfeleit fenyegető kár.
Nagyon komolyan vesszük az adatvédelmet és a bizalmas információ-kezelést, amelynek során betartjuk az EU általános adatvédelmi rendeletének ( „EU-GDPR”) előírásait, valamint a hatályos nemzeti adatvédelmi előírásokat. Az alábbi rész elmagyarázza, hogy a BKMS® System miként kezeli az Ön által leadott bejelentésben szereplő személyes adatokat. Személyes adat minden olyan információ, amelynek segítségével az adott személy azonosítható, vagy legalábbis azonosítására alkalmas, például email cím, telefonszám, munkakör, helyzetadat, stb.
Felelős szervezet és műszaki segítségnyújtás
A BKMS® System rendszerének használata és a bejelentéseknek a FUJIFILM - EMEA-n belüli feldolgozása tekintetében felelős szervezet a FUJIFILM Europe GmbH, Heesenstraße 31, 40549 Düsseldorf, Németország.
A BKMS® System rendszert egy külső vállalat üzemelteti, továbbá tartja karban a FUJIFLM megbízása alapján. Ez a vállalat a EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Németország („BKAG”). A BKMS® System rendszerben megadott személyes adatokat a BKAG által üzemeltetett, fokozott biztonságú adatközpont tárolja. Az adatok titkosítva, jelszóval védve, biztonságos helyen kerülnek eltárolásra. Vegye figyelembe, hogy maga a BKAG nem rendelkezik hozzáféréssel a BKMS® System rendszerében leadott információkhoz. Az Ön által leadott bejelentés tartalmához csak a FUJIFILM munkatársainak kifejezett felhatalmazással rendelkező, szűk köre férhet hozz.
A bejelentés bizalmas kezelése
A leadott bejelentéseket a FEG kockázatkezelési szervezeti egységének kifejezetten erre felhatalmazott és különlegesen képzett, szűk csoportja fogadja, akik a bejelentéseket szigorúan bizalmasan kezelik. A beérkező bejelentések címzettjei megvizsgálják az ügyet, szükség szerint további belső vizsgálatokat kezdeményeznek, és szükség esetén a további ügyintézésbe bevonják a FEG egyéb vállalati divízióit is (például európai jogi részleg, vagy európai HR részleg) és/vagy a felelős adatvédelmi tisztviselőt is.
A bejelentés feldolgozása vagy a belső vizsgálat során a bejelentést adott esetben meg kell osztani a FUJIFILM - EMEA további munkatársaival, vagy külső kivizsgálókkal is. Ezen személyek mindegyikét szakmai titoktartási kötelezettség, és megfelelő szerződéses rendelkezések kötelezik a szigorúan bizalmas adatkezelésre.
Információk megosztása az EU-n/EGT-n kívüli címzettekkel
A belső vizsgálatok lefolytatása vagy befejezése érdekében a bejelentésében megadott személyes adatok továbbításra kerülhetnek a FUJIFILM leányvállalatai, vagy az Európai Unión (EU) vagy az Európai Gazdasági Térségen (EGT) kívüli harmadik fél számára is. Amennyiben az EU-n/EGT-n kívül címzett joga nem garantálja a személyes adatoknak az EU/EGT szabályaival egyező bizalmas kezelését, úgy megfelelő eszközökkel győződünk meg arról, hogy a releváns FUJIFILM leányvállalat vagy a harmadik fél megfelelően garantálja a személyes adatoknak a vonatkozó EU jog, különösen az EU-GDPR, illetve a helyi törvények által megkövetelt szinttel megegyező védelmét.
Kormányzati szervek hozzáférése
A FEG-et jogszabály kötelezi arra, hogy meghatározott kormányzati szerveknek vagy bíróságoknak információkat adjon át a kockázatkezeléssel kapcsolatos jogsértésekkel kapcsolatban. Ebben az esetben, illetve a vállalati erőforrások megsemmisülésének vagy lefoglalásának veszélye esetén nem áll módunkban visszatartani az Ön által megadott információkat.
A gyűjtött személyes adatok típusa
A BKMS® System rendszerét önkéntes alapon használhatja. A BKMS® System rendszerében leadott bejelentésével kapcsolatban az alábbi személyes adatokat gyűjtjük:
- nevét, és ha feltárja személyazonosságát,
- hogy a bejelentő a FUJIFILM alkalmazottja-e, és
- az érintett személy nevét, és a bejelentésében említett személy egyéb személyes adatait.
Az érintett személlyel kapcsolatos információk
Főszabályként jogszabály arra kötelez bennünket, hogy az érintett személyt tájékoztassuk arról, hogy vele kapcsolatos bejelentést kaptunk. Mivel az ehhez hasonló tájékoztatás meghiúsíthatja az állítás hatékony kivizsgálását, ezért az érintett személlyel kapcsolatos információ a kockázat fennállásáig visszatartható.
Az adatok alanyának jogai
Az európai adatvédelmi jogi és a helyi törvényi rendelkezések alapján Önnek és a bejelentésében nevesített személyeknek joga van személyes adataihoz való hozzáféréshez, azok helyesbítésére, töröltetésére, és joga van feldolgozásuk korlátozására. Az említett jogok gyakorlása azonban a névtelen bejelentő védelme érdekében korlátozható. A névtelen bejelentő bejelentésében nevesített személy, a megvádolt személy hozzáférési jogaira hivatkozva még akkor se kaphat semmiféle tájékoztatást vállalatunktól a névtelen bejelentő személyazonosságára vonatkozóan, ha a névtelen bejelentő névvel ellátva tette meg a bejelentését. Ez nem vonatkozik arra az esetre, ha a névtelen bejelentő bejelentése szándékosan valótlan állítást tartalmaz a megvádolt személyre vonatkozóan. Egyéb esetekben minden rendelkezésünkre álló jogi eszközzel garantáljuk a névtelen bejelentő személyazonosságának bizalmas kezelését.
A személyes adatok megőrzési időtartama
Minden esetben a feltételezett visszaélések kivizsgálásának felgyorsítására, és lehető leggyorsabb befejezésére törekszünk. A személyes adatok csak a helyzet tisztázásához, és a bejelentés feldolgozásához szükséges ideig, továbbá a FUJIFILM legitim érdekében fennállásáig, vagy a jogszabály által megkövetelt ideig kerülnek megőrzésre. A bejelentés feldolgozását követően az adatok a vonatkozó jogszabályi követelményeknek megfelelően törlésre kerülnek.
A bejelentő portál használata
Számítógépe és a BKMS® System közötti kommunikációt titkosított internetkapcsolat (SSL) biztosítja. A bejelentő rendszer használata során IP címe nem kerül felfedésre. Számítógépe és a BKMS® System kapcsolata során számítógépe lement egy olyan sütit (cookie), ami többek között a munkamenet-azonosítót is tartalmazza (úgynevezett nulla-cookie). A cookie csak a munkamenet befejezéséig, vagy a készülék kikapcsolásáig érvényes és a böngésző bezárásával érvényessége is megszűnik.
A FEG kockázatkezelési részlegével folytatott kommunikáció érdekében a BKMS® System egyedi álnév/felhasználói név és jelszó beállításával biztonságos postafiók létrehozását is lehetővé teszi. Ez teszi lehetővé a FEG kockázatkezelő részlegével folytatott névtelen vagy névvel ellátott kommunikációt. E lehetőségek közül tetszés szerint, szabadon választhat. A rendszer csak a BKMS® System rendszeren belül tárol adatokat, ami rendkívüli biztonságot nyújt a személyes adatokhoz történő jogosulatlan hozzáféréssel szemben. Éppen ezért a FEG kockázatkezelési részlegével folytatott kommunikáció során Ön nem függ a hagyományos és kevéssé biztonságos e-mail kommunikációtól.
Függelék küldésénél ügyeljen az alábbiakra
A bejelentés leadása vagy a bejelentése kiegészítése során elektronikus fájlt is csatolhat. Ha meg kívánja őrizni névtelenségét, akkor legyen tekintettel arra is, hogy a fájlok olyan rejtett személyes adatot is tartalmazhatnak, amelyek befolyásolják az Ön névtelenségét. Küldés előtt távolítsa el ezeket az adatokat, például a megfelelő szöveg kifeketítésével. Amennyiben ezt nem tudja megtenni, vagy nem biztos a dolgában, úgy a csatolt függelék szövegét másolja be a bejelentés szövegébe, vagy a kinyomtatott dokumentumot a bejelentési folyamat befejezésénél kapott hivatkozási számmal, névtelenül küldje el a lábrészben szereplő címre.
Hozzájárulás és önkéntesség
A BKMS® System használatával hozzájárul ahhoz, hogy az Ön által kifejezetten megadott személyes adatok a fentiekben leírtak szerint begyűjtésre, feldolgozásra és felhasználásra kerüljenek. Bejelentését névtelenül is leadhatja akkor, ha nem kíván hozzájárulni ahhoz, hogy a FUJIFILM begyűjtse, feldolgozza és felhasználja az Ön személyes adatait. A személyes adatok feltárása önkéntes, mivel a BKMS® System használata is önkéntes.
Vállalatunk azonban mindenképpen támogatja teljes neve és elérhetősége megadását, mivel sok esetben csak akkor lehet lefolytatni a belső kivizsgálást, ha a névtelen bejelentő neve ismert.
Adatvédelmi tisztviselő
A FEG adatvédelmi tisztviselőt bízott meg. Az adatvédelmi ügyekkel kapcsolatos kérdéseit közvetlenül elküldheti neki, az alábbi elektronikus levélcímen: privacyoffice_eu@fujifilm.com. Vegye figyelembe, hogy az elektronikus levelezés használata nem garantál olyan névtelenségi szintet, mint a BKMS® System.
