Información sobre la protección de datos
Con este sistema de denuncia basado en la web (en lo sucesivo, el «BKMS® System»), FUJIFILM Europe GmbH ( «FEG» o «nosotros») ofrece un medio para denunciar violaciones específicas de cumplimiento que afectan a todas las entidades, sucursales y empleados de FUJIFILM ubicados en Europa, Oriente Medio y África ( «FUJIFILM en EMEA»). El procesamiento de datos personales en el BKMS® System se basa en el interés legítimo de FUJIFILM en EMEA en detectar y prevenir las conductas indebidas en nuestro grupo y, de este modo, evitar daños a las empresas de FUJIFILM, sus empleados y clientes.
Nos tomamos muy en serio la confidencialidad y la protección de datos y cumplimos las disposiciones del Reglamento general de protección de datos de la UE ( «RGDP de la UE»), así como los reglamentos nacionales vigentes de protección de datos. A continuación se explica el tratamiento de los datos personales contenidos en los mensajes enviados por usted a través del BKMS® System. Se entiende por datos personales cualquier información que identifique a una persona o que al menos haga que sea identificable, como la dirección de correo electrónico, el número de teléfono, el cargo o información sobre la ubicación, etc.
Parte responsable y mantenimiento técnico
La parte responsable de la utilización del BKMS® System y del procesamiento de los mensajes dentro de FUJIFILM en EMEA es FUJIFILM Europe GmbH, Heesenstrasse 31, 40549 Düsseldorf, Alemania.
La operación técnica y el mantenimiento del BKMS® System la lleva a cabo una tercera parte, EQS Group AG, Bayreuther Straße 35, 10789 Berlín, Alemania («BKAG»), en nombre de FUJIFILM. Los datos personales y la información que se introduzcan en el BKMS® System se almacenan en una base de datos gestionada por BKAG en un centro de datos de alta seguridad. Todos los datos se cifran, se protegen mediante contraseña y se almacenan en un lugar seguro. Tenga en cuenta que BKAG no tiene acceso a la información que usted envíe a través del BKMS® System. Solo dispone de acceso a los contenidos que usted envíe un pequeño círculo de personas autorizadas de FUJIFILM.
Tratamiento confidencial de los mensajes
Los mensajes que envíe serán procesados por un pequeño círculo de empleados del Departamento de Cumplimiento de FEG expresamente autorizados y con formación específica, y siempre se tratarán de manera estrictamente confidencial. Las personas que reciban los mensajes enviados evaluarán la situación, llevarán a cabo las investigaciones internas pertinentes y, si es necesario, contarán con la participación de otras divisiones corporativas de FEG (como el Departamento Jurídico Europeo o el Departamento de RR.HH. Europeo) o del responsable correspondiente de protección de datos, para el procesamiento posterior del mensaje.
Durante el procesamiento de un mensaje o el desarrollo de una investigación interna, puede ser necesario compartir los mensajes con otros empleados de FUJIFILM en EMEA o con investigadores externos especializados. Todas estas personas están sujetas al secreto profesional u obligadas a mantener la confidencialidad en virtud de los acuerdos contractuales apropiados.
Compartir información con destinatarios de fuera de la UE/EEA
Para desarrollar o completar ciertas investigaciones internas, los datos personales que haya facilitado en su mensaje podrían ser transferidos a entidades de FUJIFILM o terceras partes que estén situadas fuera de la Unión Europea (UE) o del Espacio Económico Europeo (EEE). Cuando el tratamiento confidencial de los datos personales por parte de un destinatario situado fuera de la UE/EEE no esté garantizado por la ley en la misma medida en que lo está en la UE/EEE, utilizaremos instrumentos adecuados para garantizar que la entidad de FUJIFILM o la tercera parte relevante ofrezca suficientes garantías de un nivel de protección de los datos personales igual al exigido por las leyes europeas aplicables, en concreto, por el RGPD de la UE.
Acceso a la información por parte de las agencias gubernamentales
Es posible que FEG se vea obligada por ley a facilitar información sobre las violaciones de cumplimiento a ciertas agencias gubernamentales o tribunales. En este caso, así como en caso de pérdida o incautación de activos de la empresa, puede que no seamos capaces de denegar la información que nos haya facilitado.
Tipo de datos personales almacenados
El uso del BKMS® System es voluntario. Si envía un mensaje por medio del BKMS® System, recogeremos la siguiente información y datos personales:
- su nombre, si ha decidido revelar su identidad;
- si es usted empleado de FUJIFILM, y
- los nombres y otra información personal de las personas que usted mencione en su mensaje.
Información a la persona incriminada
Como principio básico, la ley nos obliga a informar a la persona incriminada de que hemos recibido un mensaje que le concierne. Dado que dicha información podría perjudicar nuestra capacidad para investigar la acusación de manera eficaz, la información al individuo incriminado puede retrasarse mientras exista dicho riesgo.
Derechos de los sujetos de datos
De acuerdo con la ley europea de protección de datos, usted y las personas nombradas en el mensaje tienen derechos de acceso, rectificación y supresión, así como el derecho de limitación del tratamiento y el derecho a oponerse al tratamiento de los datos personales correspondientes. No obstante, el ejercicio de dichos derechos puede limitarse para garantizar la protección del informante. Incluso si el informante revela su identidad, la persona acusada en un mensaje del informante no podrá recurrir bajo ninguna circunstancia a su derecho de acceso a la información para que le proporcionemos información acerca de la identidad del informante, excepto cuando el informante haya presentado de mala fe acusaciones falsas sobre la persona acusada. En todos los demás casos, garantizamos la confidencialidad del informante en la medida de lo legalmente posible.
Periodo de retención de los datos personales
Nos esforzaremos en todo momento por agilizar nuestras investigaciones sobre cualquier presunta conducta indebida y por completar dichas investigaciones tan rápido como sea posible. Los datos personales solo se retendrán el tiempo que sea necesario para esclarecer la situación y evaluar el mensaje, o mientras exista un interés legítimo de FUJIFILM o sea obligatorio según la ley. Una vez haya concluido el procesamiento del mensaje, estos datos se borrarán de conformidad con los requisitos legales.
Uso del portal de denuncia
La comunicación entre su ordenador y el BKMS® System se realiza mediante una conexión a internet cifrada (SSL). Su dirección IP no se almacenará mientras esté usando el sistema de envío de mensajes. Para mantener la conexión entre su ordenador y el BKMS® System, en su ordenador se guardará una cookie que solamente contiene el identificador de la sesión (denominada cookie nula). Esta cookie nula únicamente será válida hasta que usted finalice la sesión, y expirará cuando cierre el navegador o apague el dispositivo.
Para facilitar la comunicación entre usted y el Departamento de Cumplimiento de FEG, el BKMS® System le permite configurar un buzón protegido con un seudónimo/nombre de usuario y contraseña elegidos por usted. De este modo, podrá comunicarse con el Departamento de Cumplimiento de FEG de manera anónima o no anónima según sus preferencias y su libre elección. El BKMS® System solo almacena datos dentro del sistema, lo cual lo hace especialmente seguro frente a accesos no autorizados a los datos personales. Por lo tanto, para su comunicación con el Departamento de Cumplimiento de FEG no dependerá de la comunicación ordinaria por correo electrónico, que es menos segura.
Nota sobre el envío de anexos
Cuando envíe un mensaje o información adicional de un mensaje, tendrá la posibilidad de adjuntar archivos electrónicos. Si desea permanecer en el anonimato, debe tener en cuenta que dichos archivos pueden contener información personal oculta que podría comprometer su anonimato. Elimine dicha información antes del envío, por ejemplo, tachando completamente el texto relevante. Si no es capaz de eliminar dicha información o no sabe cómo hacerlo, copie el texto de su anexo en el texto de la denucia o envíe de manera anónima el documento impreso a la dirección indicada en el pie de página, especificando el número de referencia que recibirá al final del proceso de envío del mensaje.
Consentimiento y carácter voluntario
Mediante el uso del BKMS® System, otorga su consentimiento para que los datos personales que ha facilitado sean recopilados, procesados y utilizados de la manera descrita anteriormente. Si no desea que FUJIFILM recopile, procese y utilice sus datos personales tal y como se ha descrito, puede enviar su mensaje de forma anónima. La revelación de sus datos personales es voluntaria, así como el uso del BKMS® System.
No obstante, le agradeceríamos que nos facilitara su nombre completo y sus detalles de contacto, ya que muchas investigaciones internas se pueden agilizar si se conoce el nombre del informante.
Responsable de protección de datos
FEG ha designado a un responsable de protección de datos. Las preguntas relacionadas con la protección de datos también se le pueden enviar directamente a la siguiente dirección de correo electrónico: privacyoffice_eu@fujifilm.com. Tenga en cuenta que la utilización de esta dirección de correo electrónico no garantiza el mismo nivel de anonimato que el BKMS® System.
