Veri Koruma Hakkında Bilgiler
Bu web tabanlı ihbar sistemi ile (bundan böyle “BKMS® System” olarak anılacaktır) FUJIFILM Europe GmbH ( “FEG” veya “biz”); Avrupa, Orta Doğu ve Afrika'da bulunan tüm FUJIFILM kuruluşları, şubeleri ve çalışanları ile ilgili özel uygunluk ihlallerini bildirmek için bir araç sunmaktadır. ( “FUJIFILM in EMEA”). BKMS® System içindeki kişisel verilerin işlenmesi, grubumuzdaki suiistimalleri tespit etmek ve önlemek ve böylece FUJIFILM şirketleri, çalışanları ve müşterilerine zarar vermekten kaçınmak için FUJIFILM in EMEA'nın meşru menfaatine dayanmaktadır.
Veri koruma ve gizliliği çok ciddiye alıyoruz ve AB Ulusal Veri Koruma Yönetmeliği'nin ( “AB GDPR”) hükümlerine ve yürürlükteki ulusal veri koruma düzenlemelerine uyuyoruz. Aşağıdakiler, BKMS® System aracılığıyla tarafınızdan gönderilen bildirimlere dahil edilebilecek kişisel verilerin işlenmesini açıklamaktadır. Kişisel veriler, bir kişiyi tanımlayan veya en azından e-posta adresi, telefon numarası, iş unvanı, yer verileri vb. gibi bir kişinin kimliğini belirten herhangi bir bilgi anlamına gelmektedir.
Sorumlu taraf ve teknik bakım
BKMS® System'in kullanılmasından ve FUJIFILM in EMEA'daki bildirimlerin işlenmesinden sorumlu taraf FUJIFILM Europe GmbH, Heesenstraße 31, 40549 Düsseldorf, Almanya'dır.
BKMS® System'in teknik işleyişi ve bakımı, FUJIFILM adına bir üçüncü taraf olarak EQS Group AG, Bayreuther Straße 35, 10789 Berlin, Almanya (“BKAG”) tarafından gerçekleştirilmektedir. BKMS® System'e girilen kişisel veriler ve bilgiler, yüksek güvenlikli bir veri merkezinde BKAG tarafından işletilen bir veri tabanında saklanmaktadır. Tüm bilgiler şifrelenmiştir, şifre korumalıdır ve güvenli bir yerde saklanmaktadır. BKAG'nin; BKMS® System aracılığıyla gönderdiğiniz bilgilere erişimi olmadığını lütfen unutmayın. Gönderdiğiniz içeriğe erişim, az sayıda FUJIFILM yetkili kişilerinden oluşan bir grupla sınırlıdır.
Bildirimlerin gizlilikle ele alınması
Tarafınızdan gönderilen bildirimler kesinlikle gizli bir şekilde, FEG Uygunluk Departmanı'nın özel olarak yetkilendirilmiş ve özel olarak eğitilmiş çalışanları tarafından işlenmektedir. Gelen bildirimlerin alıcıları konuyu değerlendirir, gerekirse daha fazla iç soruşturma yapar ve bildirimin daha fazla işlenmesi için FEG'nin diğer Kurumsal Bölümlerini (Avrupa Hukuk Departmanı veya Avrupa İK Departmanı gibi) ve/veya sorumlu Veri Koruma Görevlisini dahil eder.
Bir bildirimin işlenmesi veya özel bir soruşturma esnasında bildirimleri diğer FUJIFILM in EMEA çalışanları veya üçüncü taraf soruşturma uzmanlarıyla paylaşmak gerekebilir. Tüm bu kişiler ya uygun mesleki gizlilik ilkelerine ya da uygun sözleşme düzenlemeleri ile gizliliğe tabidir.
AB/AEA dışındaki alıcılarla bilgi paylaşımı
Dahili soruşturmaları yürütmek veya tamamlamak için bildiriminizde vermiş olduğunuz kişisel veriler, FUJIFILM kuruluşlarına veya Avrupa Birliği (AB) veya Avrupa Ekonomik Alanı (AEA) dışındaki üçüncü taraflara aktarılabilir. Kişisel verilerin AB/AEA dışındaki bir alıcı tarafından gizli işlenmesi AB/AEA dahilinde olduğu ölçüde kanun tarafından garanti edilmediği durumlarda, ilgili FUJIFILM kuruluşu veya üçüncü tarafın, AB GDPR de dahil olmak üzere ilgili Avrupa yasaları çerçevesinde kişisel verileri aynı şekilde koruması ve yeterli güvenceleri sağlaması için uygun araçları kullanmaktayız.
Devlet kurumlarının erişimi
FEG'in, uygunluk ihlâlleri ile ilgili bilgileri devlet kurumları veya mahkemelere sunması da gerekebilir. Bu durumda ve de şirket varlıklarının kaybı veya haczi durumunda, tarafınızdan sağlanan bilgileri saklayamayabiliriz.
Toplanan kişisel veri tipi
BKMS® System kullanımı gönüllü olarak gerçekleşir. BKMS® System aracılığıyla bir bildirim gönderdiğinizde aşağıdaki kişisel veri ve bilgileri toplamaktayız:
- kimliğinizi açıklamanız durumunda isminiz,
- FUJIFILM'de çalışıp çalışmadığınız ve
- bildiriminizde sözünü ettiğiniz kişilerin isimleri ve bu kişilerin diğer kişisel verileri.
Suçlanan kişinin bilgileri
Temel bir ilke olarak, suçlanan kişiye kendisiyle ilgili bir bildirim aldığımızı yasal olarak bildirmek zorundayız. Bu tür bir bilgi, iddiaların soruşturmasını etkili bir şekilde yürütme yeteneğimizi tehlikeye atabileceğinden bu tehlike devam ettiği sürece suçlanan kişiye bu bilginin verilmesi geciktirilebilir.
Veri sahiplerinin hakları
Avrupa veri koruma yasasına göre siz ve bildirimde ismi geçen kişiler; erişim, düzeltme, silme, işlemenin kısıtlanması ve ilgili kişisel verilerin işlenmesine itiraz etme hakkına sahiptir. Bununla birlikte, bu hakların kullanılması, ihbar edicinin korunmasını sağlamak için kısıtlanabilir. İhbar edici kendi kimliğini ifşa etse bile, ihbar edicinin bildiriminde suçlanan kişi hiçbir şekilde bizden ihbar edici kişinin kimliği hakkında suçlanan kişinin erişim hakkı kapsamında bilgi elde edemez; ancak ihbar edicinin suçlanan kişi hakkında kötü niyetle yanlış beyanda bulunduğu durumlar bundan müstesnadır. Diğer tüm durumlarda, ihbar edicinin gizliliğini yasal olarak mümkün olan en geniş ölçüde garanti ederiz.
Kişisel verileri saklama süresi
Her zaman iddia edilen herhangi bir suistimal ile ilgili soruşturmalarımızı hızlandırmaya ve bu tür soruşturmaları mümkün olan en kısa zamanda tamamlamaya çalışırız. Kişisel veriler, ancak durumun açıklığa kavuşturulması ve bildirimin değerlendirilmesi, FUJIFILM'in meşru bir menfaati için gerekli veya yasal olarak talep edildiği süre kadar saklanır. Bildirim işlendikten sonra bu veriler yasal gereksinimlere uygun şekilde silinir.
Bildirim portalinin kullanımı
Bilgisayarınız ve BKMS® System arasındaki iletişim şifreli bir internet bağlantısı (SSL) üzerinden gerçekleşir. Bildirim sistemini kullanımınız sırasında IP adresiniz saklanmayacaktır. Bilgisayarınız ve BKMS® System arasındaki bağlantıyı korumak için bilgisayarınızda yalnızca oturum kimliğini içeren (null çerezi olarak adlandırılan) bir çerez saklanır. Bu null çerezi yalnızca oturumunuz sonlanana kadar geçerlidir ve tarayıcınızı veya cihazı kapattığınızda sona erer.
Sizinle FEG Uygunluk Departmanı arasındaki iletişim için BKMS® System, bireysel olarak seçilen takma adınız / kullanıcı adınız ve şifrenizle korunan bir posta kutusu ayarlamanıza izin verir. Bu size, tercihiniz ve serbest seçiminize bağlı olarak, FEG Uygunluk Departmanı ile anonim veya anonim olmayan bir şekilde iletişim kurmanızı sağlar. BKMS® System verileri yalnızca sistem içinde saklar; bu da onu bilhassa kişisel bilgilere yetkisiz erişime karşı güvenli hale getirmektedir. Bu nedenle, FEG Uygunluk Departmanı ile iletişiminizde sıradan ve daha az güvenli e-posta iletişimine bağımlı olmayacaksınız.
Ekli dosya gönderilmesi ile ilgili notlar
Bir bildirim veya bir bildirime ek bilgi gönderirken elektronik dosyalar ekleyebilirsiniz. Anonim kalmak istiyorsanız lütfen, bu dosyaların anonimliğinizi tehlikeye atabilecek gizli kişisel veriler içerebileceğini unutmayın. Göndermeden önce bu verileri, örneğin ilgili metni karalayarak kaldırın. Bunu yapamıyorsanız veya nasıl yapacağınızdan emin değilseniz ek dosyanızın içindeki metni bildirim metninize kopyalayın veya yazdırılmış belgeyi isimsiz bir şekilde bildirim sürecinin sonunda alacağınız referans numarasını belirterek sayfa alt bilgisinde listelenen adrese gönderin.
Rıza ve gönüllülük esası
Bu BKMS® System'i kullanarak kişisel verilerinizin, sağladığınız ölçüde, yukarıda açıklandığı şekilde toplanacağı, işleneceği ve kullanılacağını kabul etmiş olursunuz. Eğer FUJIFILM'in kişisel verilerinizi açıklandığı şekilde toplaması, işlemesi ve kullanmasını istemiyorsanız bildiriminizi isimsiz bir şekilde gönderebilirsiniz. Kişisel verilerinizin açıklanması, BKMS® System kullanımında olduğu gibi gönüllülüğe dayalıdır.
Bununla birlikte, tam isminizi ve iletişim bilgilerinizi açıklamanızdan memnun oluruz çünkü ihbar edicinin ismi bilindiğinde birçok iç soruşturma kolaylaşabilmektedir.
Veri Koruma Görevlisi
FEG bir veri koruma görevlisi atamıştır. Veri koruma ile ilgili sorular da doğrudan şu e-posta adresi aracılığıyla gönderilebilir: privacyoffice_eu@fujifilm.com. Lütfen, bu e-posta adresinin kullanılmasının BKMS® System'de olduğu gibi aynı anonimlik seviyesini garanti etmediğini unutmayın.
