Datenschutzhinweise
Uns sind der Schutz Ihrer Daten sowie die Vertraulichkeit Ihrer Identität sehr wichtig. Selbstverständlich verarbeiten wir personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und der geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Darüber hinaus gewährleistet das von der EQS Group AG entwickelte BKMS® System durch das herausragende Verschlüsselungs- und Berechtigungskonzept ein außergewöhnlich hohes Schutzniveau für die Daten im Hinweisgebersystem – einschließlich Ihrer Identität. Das BKMS® System bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Ihren Hinweis anonym abzugeben. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Weitere ausführliche Informationen zum Ablauf des Meldeverfahrens sowie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten finden Sie auf der Website von FS-PP Berlin unter: https://fachanwaelte-strafrecht-potsdamer-platz.de/de/datenschutzerklaerung-zum-fs-pp-hinweisgebersystem (bitte URL kopieren, das ist aus Sicherheitsgründen kein Link).
Stand: August 2023
Verantwortliche Stelle
Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist:
- FS-PP Berlin
- Dr. Frank Dr. Auffermann
- Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB
- Potsdamer Platz 8
- 10117 Berlin
- Telefon 030/31 86 85-3
- Telefax 030/31 86 85-55
- E-Mail: datenschutzbeauftragter@fs-pp.de
- (im Folgenden auch: „FS-PP“).
Bei Fragen und Anregungen können Sie sich gerne an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:
- FS-PP Berlin
- Dr. Frank Dr. Auffermann
- Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB
- z.Hd. Datenschutzbeauftragte/r
- Potsdamer Platz 8
- 10117 Berlin
- Telefon 030/31 86 85-3
- Telefax 030/31 86 85-55
- E-Mail: datenschutzbeauftragter@fs-pp.de
Bitte informieren Sie sich vor Kontaktaufnahme unter https://fachanwaelte-strafrecht-potsdamer-platz.de/de/datenschutz über die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung von FS-PP.
Auftragsverarbeitung
Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Rahmen der Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO betrieben.
Personenbezogene Daten und Informationen, die Sie in das Hinweisgebersystem eingeben, werden in einer von der EQS Group AG betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Entschlüsselung und Einsichtnahme der Daten ist nur FS-PP möglich. Weder die EQS Group AG noch sonstige Dritte haben Zugang zu interpretierbaren Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet. Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen bei FS-PP beschränkt ist. Dabei handelt es sich um die als Ombudspersonen/Vertrauensanwälte beauftragten Anwälte.
Begriffsbestimmungen
Hinweisgeber: Die Person, die einen Hinweis über das Hinweisgebersystem erteilt.
Betroffene Person: Die Person, die Inhalt eines gegebenen Hinweises ist.
Auftraggeber: Das Unternehmen oder die Institution, die im Rahmen Ihres Compliance Management-Systems FS-PP mit der Bereitstellung der Ombudsperson/ des Vertrauensanwalts beauftragt hat.
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen von Hinweisgebersystemen ausschließlich zum Zwecke der Erfüllung unserer Aufgaben als Ombudsperson/Vertrauensanwälte und/oder Meldekanal i.S.d. § 16 HinSchG der internen Meldestelle nach § 13 HinSchG. Das Hinweisgebersystem (BKMS
® System) dient dazu, Hinweise auf Rechts- und Regelverstöße in der Organisation des Auftraggebers und außerhalb der Organisation des Auftraggebers mit Auswirkungen auf den Auftraggeber auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten.
Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung basiert auf Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO i.V.m. §§ 10, 13 Abs. 1 HinSchG, soweit die Meldung in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes nach §§ 1, 2 HinSchG fällt und FS-PP Berlin als besonderer anwaltlicher Meldekanal der internen Meldestelle oder als ausgegliederte interne Meldestelle ihrer Vertragspartner der rechtlichen Verpflichtung zur Vornahme der Datenverarbeitung unterliegt. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. FS-PP Berlin hat auf Grundlage der Stellung von Ombudspersonen/Vertrauensanwälten für ihre Vertragspartner ein berechtigtes Interesse an der Prüfung und Bewertung und Dokumentation der eingehenden Meldungen. FS-PP Berlin hat auch ein berechtigtes Interesse daran, offensichtlich nicht relevante Angaben aus einer Hinweismeldung zu entfernen. Zudem haben wir ein berechtigtes Interesse an den im Rahmen des Betriebs eines Postkastens und der Kommunikation mit Hinweispersonen erfolgenden Verarbeitungen personenbezogener Daten. Ein berechtigtes Interesse besteht darüber hinaus daran, unseren Auftraggeber im Rahmen des Mandatsverhältnisses zu beraten und dafür die erforderlichen Verarbeitungen personenbezogener Daten vorzunehmen. Wir haben auch ein berechtigtes Interesse daran, die mitgeteilten potenziellen Verstöße mit Einverständnis der hinweisgebenden Personen an unseren Auftraggeber weiterzugeben. In diesem Fall ist unserer Auftraggeber der Empfänger der personenbezogenen Daten nach Art. 13 Abs. 1 lit. e DSGVO ist. Hat FS-PP Berlin zusätzlich zur Funktion des Meldekanals, von ihrem Vertragspartner die Aufgaben der gesamten internen Meldestelle übernommen, können personenbezogene Daten zwecks weiterer Untersuchungen an eine zuständige Behörde abgegeben sowie im Rahmen unternehmensinterner Untersuchungen genutzt werden.
Die Rechtsgrundlage für die anwaltlichen Aufbewahrungsfristen sind § 50 BRAO und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 50 Abs. 1 BRAO.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/ Benutzernamen und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem für die Bearbeitung Ihrer Meldung zuständigen Mitarbeiter von FS-PP namentlich oder anonym weitere Informationen senden und etwaige Rückfragen beantworten. Sämtliche über den Postkasten übermittelten Daten werden verschlüsselt und ausschließlich im Hinweisgebersystem gespeichert – und sind dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir zunächst ausschließlich die personenbezogenen Daten, die Sie uns mitteilen. Dies sind in der Regel:
- Ihr Name, sofern Sie Ihre Identität freiwillig offenlegen,
- ob und in welchem Bereich Sie in Ihrer Organisation beschäftigt sind,
- sonstige personenbezogene Daten, die sich aus Ihrer Meldung oder den angefügten Anhängen ergeben, und
- gegebenenfalls Namen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Für den Fall, dass im Rahmen der auf Ihren Hinweis hin erfolgenden Untersuchung weitere personenbezogene Daten erhoben werden, erfolgt gegebenenfalls die Verarbeitung auch dieser Daten über das Hinweisgebersystem.
Bitte beachten Sie: falls Sie Ihren Namen nicht angeben und sich aus dem Inhalt Ihrer Meldung und/ oder den angefügten Anhängen keine Anhaltspunkte ergeben, die direkt oder indirekt Rückschlüsse auf Ihre Identität zulassen, so handelt es sich dabei nicht um personenbezogene Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 1 EU-DSGVO. Beachten Sie für eine anonyme Meldung bitte auch die Hinweise zum Versand von Anhängen am Ende dieser Erklärung.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter der Compliance Organisation von FS-PP entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter der Compliance Organisation von FS-PP prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern von FS-PP weiterzugeben. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Die Ombudsperson leitet einen Hinweis nur und erst dann an die vom Auftraggeber bestimmte Stelle weiter, wenn die Hinweisperson hierzu die Freigabe erteilt hat. Auf Wunsch der Hinweisperson kann das anonymisiert geschehen.
Die Identität der Hinweisperson wird nicht an den Auftraggeber übermittelt, es sei denn die Hinweisperson hat sich gegenüber der Ombudsperson ausdrücklich einverstanden erklärt oder es besteht der dringende Verdacht einer absichtlichen Falschbeschuldigung der betroffenen Person durch die Hinweisperson.
Information der beschuldigten Person
Datenschutzrechtliche Informations- und Auskunftspflichten gegenüber betroffenen Personen mit Ausnahme von Hinweisgebern, deren Identität dem Auftraggeber unbekannt ist, erfüllt ausschließlich der Auftraggeber. Auch wenn Sie Ihre Meldung nicht anonym abgegeben haben, wird Ihre Identität als Hinweisgeber dabei nicht offenbart.
Betroffenenrechte
Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen, als Betroffene, die im Folgenden benannten Rechte:
Widerspruchsrecht
Erfolgt die Verarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO) oder von berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) haben Sie nach Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.
Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutzbeauftragter@fs-pp.de. Bitte informieren Sie sich vor Kontaktaufnahme unter https://fachanwaelte-strafrecht-potsdamer-platz.de/de/datenschutz über die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung von FS-PP.
Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Eine weitere Verarbeitung erfolgt in diesem Fall nur, sofern wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen.
Weitere Rechte
Sie haben
- nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung zur Verarbeitung von Daten jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass ab dem Zeitpunkt des Widerrufs die auf dieser Einwilligung beruhende Datenverarbeitung nicht mehr fortgeführt werden darf. Dazu genügt eine E-Mail an datenschutzbeauftragter@fs-pp.de. Bitte informieren Sie sich vor Kontaktaufnahme unter https://fachanwaelte-strafrecht-potsdamer-platz.de/de/datenschutz über die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung von FS-PP.
- gemäß Art. 15 DSGVO das Recht auf Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten.
- laut Art. 16 DSGVO das Recht auf unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Sie betreffender Daten.
- nach Art. 17 DSGVO das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten.
- gemäß Art. 18 DSGVO das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.
- gemäß Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. Sie haben damit das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen durch uns zu verlangen.
- Nach Art. 77 DSGVO können Sie sich bei datenschutzrechtlichen Beschwerden an eine Aufsichtsbehörde, insbesondere die in dem Mitgliedsstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Orts des Verstoßes wenden; z.B. die
- Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
- Friedrichstraße 219
- 10969 Berlin
- Telefon: 030/138 89-0
- Telefax: 030/215 50 50
- E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
- Homepage: http://www.datenschutz-berlin.de
Eine Übersicht über die Aufsichtsbehörden finden Sie hier: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des jeweiligen Auftraggebers besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Entsprechend der anwaltlichen Aufbewahrungsfristen nach § 50 BRAO erfolgt eine Löschung nicht vor Ablauf von sechs Jahren ab dem Ende des Jahres, in dem die Bearbeitung des Vorgangs durch die Ombudsperson endet. Personenbezogene Daten sind spätestens nach Ablauf von zehn Jahren nach Abschluss der Untersuchung zu löschen. An die Stelle der Löschung tritt die Sperrung, soweit die betroffene Person die personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem für die Bearbeitung Ihrer Meldung zuständigen Mitarbeiter von FS-PP Dokumentenanhänge zu senden. Wenn Sie anonym bleiben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile des BKMS® Systems aufgeführte Adresse.
