गोपनीयता सूचना
हम डेटा सुरक्षा और गोपनीयता को बहुत गंभीरता से लेते हैं और यूरोपीय संघ के सामान्य डेटा संरक्षण विनियमन (ईयू-जीडीपीआर) के प्रावधानों के साथ-साथ लागू राष्ट्रीय डेटा सुरक्षा नियमों का पालन करते हैं। निम्नलिखित में, हम बताते हैं कि जब आप संदेश भेजते हैं तो हम कौन सी जानकारी और यदि लागू हो तो, व्यक्तिगत डेटा, को संसाधित करते हैं। संदेश भेजने से पहले कृपया इस गोपनीयता सूचना को ध्यान से पढ़ें।
कौन ज़िम्मेदार है?
यह गोपनीयता नोटिस निम्नलिखित द्वारा किए गए डेटा प्रोसेसिंग के लिए लागू होता है:
Deutsche Post AG
ग्लोबल कंप्लायंस ऑफिस
Charles-de-Gaulle-Straße 20
53250 बॉन
जर्मनी
gco@dpdhl.com
अगर आपके व्यक्तिगत डेटा की प्रोसेसिंग को लेकर आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया डेटा सुरक्षा अधिकारी से संपर्क करें:
Deutsche Post AG
ग्लोबल डेटा प्रोटेक्शन
53250 बॉन
जर्मनी
datenschutz@dpdhl.com
कौन से व्यक्तिगत डेटा संसाधित होते हैं?
DPDHL (Deutsche Post AG और इसकी समूह कंपनियों) के लिए, Deutsche Post AG एक Incident Reporting System बनाए रखता है। Incident Reporting System का उपयोग स्वैच्छिक आधार पर होता है। अगर आप Incident Reporting System के माध्यम से कोई संदेश भेजते हैं, तो हम निम्नलिखित व्यक्तिगत डेटा और जानकारी एकत्र करते हैं:
- आपका नाम, यदि आप अपनी पहचान को प्रकट करना चाहते हों,
- क्या आप DPDHL में कार्यरत हैं, और
- व्यक्तियों के नाम तथा उन व्यक्तियों के अन्य वैयक्तिक डेटा जिनका नाम आप अपने संदेश में देते हैं।
अगर आप टेलीफोन के जरिए रिपोर्ट सबमिट करते हैं, तो आपकी आवाज़ रिकॉर्ड की जाएगी। प्रत्येक टेलीफोन कॉल की शुरुआत में, आपसे सहमति देने के लिए भी अनुरोध किया जाएगा कि आपके बोले गए शब्द को ध्वनि फ़ाइल के रूप में रिकॉर्ड किया जाएगा। साथ ही, इस तरह से भेजे गया संदेशों के लिए, ऊपर सूचीबद्ध प्रकार के व्यक्तिगत डेटा को ट्रांसक्राइबिंग के माध्यम से एकत्र किया जाता है।
हम व्यक्तिगत डेटा क्यों एकत्र करते हैं और कानूनी आधार क्या है?
Incident Reporting System (BKMS® System), DPDHL के अनुपालन नियमों के उल्लंघन के संबंध में सुरक्षित और गोपनीय रूप से संदेश प्राप्त करने, संसाधित करने और प्रबंधित करने के उद्देश्य से कार्य करता है। यह विशेष रूप से कानून या DPDHL आचार संहिता के उल्लंघन और इसमें उल्लिखित अन्य नीतियों, दिशानिर्देशों और विनियमों, जैसे DPDHL मानवाधिकार नीति का ब्यान या DPDHL भ्रष्टाचार विरोधी और व्यावसायिक नैतिकता नीति पर संदेश प्राप्त करने के उद्देश्य को पूरा करता है। हम आपके डेटा को केवल विशिष्ट उद्देश्यों के लिए संसाधित करते हैं और जहां ऐसा करने के लिए हमारे पास कानूनी आधार है। अगर आप डेटा उल्लंघनों की रिपोर्ट करना चाहते हैं या अन्य डेटा सुरक्षा सूचनाएं देना चाहते हैं, तो कृपया डेटा उल्लंघनों की रिपोर्ट करने के लिए DPDHL की आंतरिक प्रक्रिया का पालन करें या अपने डेटा सुरक्षा अधिकारी से संपर्क करें। आप संपर्क विवरण यहां पा सकते हैं।
हमारी वेबसाइट पर जाकर
BKMS® System को ई.यू. के व्हिसलब्लोइंग निर्देश के अनुसार अपने उपयोगकर्ताओं कि अनामता की आश्वासन देने के लिए रूपांकित किया गया है। ऐसा डेटा जो आपके कंप्यूटर और Incident Reporting System के बीच संचार स्थापित करने के लिए आवश्यक है, जैसे कि आईपी एड्रेस, उसे BKMS® System पर संग्रहीत नहीं किया जाएगा और केवल एक सत्र की अवधि के लिए बुनियादी ढांचे के स्तर पर उपयोग किया जाएगा। इसके अलावा, आपके कंप्यूटर पर एक कुकी संग्रहीत की जाती है जिसमें केवल सत्र आईडी (एक तथाकथित सत्र कुकी) होती है। यह कुकी केवल आपके सत्र के अंत तक वैध होती है और जब आप अपना ब्राउज़र बंद करते हैं तो इसकी वैधता समाप्त हो जाती है। कुकी में केवल सत्र आईडी नाम JSESSIONID होता है जिसमें एक रैंडम जनरेटेड वैल्यू होता है जो सत्र बनाने के लिए आवश्यक होता है (कोई और जानकारी नहीं जिससे आगाहकर्ता की पहचान हो सके)। क्लाइंट-सर्वर आर्किटेक्चर में सत्रों का निर्माण व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है और सर्वोत्तम अभ्यास है। यदि आप लॉग आउट करते हैं या समयबाह्य सीमा तक पहुँच जाते हैं, तो कुकी अवैध हो जाती है, और सत्र अवैध (बंद) हो जाता है। यह कुकी में सत्र मान को "शून्य" (एक अपरिभाषित स्थिति) पर सेट करके किया जाता है। इस बिंदु पर सत्र फिर से नहीं खोला जा सकता है। उल्लिखित उद्देश्यों के लिए आपके डेटा को संसाधित करने में हमारा वैध हित है, जो कि जीडीपीआर के आर्टिकल 6 (1) एफ) पर आधारित है।
गुमनाम रहकर या व्यक्तिगत रूप से संदेश भेजना
आप चाहे किसी भी संचार माध्यम का उपयोग करें, आप गुमनाम रूप से या व्यक्तिगत आधार पर अपना संदेश भेज सकते हैं। अगर आप जानबूझकर ऐसा करना चुनते हैं या जानबूझकर अपनी पहचान प्रकट करते हैं, तो हम आपको सूचित करना चाहेंगे कि हम प्रक्रिया के सभी आंतरिक या गैर-न्यायिक चरणों के दौरान आपकी पहचान को गोपनीय रखेंगे। कृपया सूचित रहें, एक बुनियादी सिद्धांत के रूप में हम कानून द्वारा आरोपी व्यक्तियों को यह सूचित करने के लिए बाध्य हैं कि हमें उनके बारे में संदेश प्राप्त हुई है, जब तक कि इससे संदेश में आगे की जांच को खतरा न हो। ऐसा करने में, आगाहकर्ता के रूप में आपकी पहचान जहाँ तक कानूनी रूप से संभव हो, प्रकट नहीं की जाएगी। अगर आप जानबूझकर संदेश के संदर्भ में अपनी पहचान का खुलासा करने का निर्णय लेते हैं, तो डेटा संसाधित आपकी सहमति के अनुसार होगा जो जीडीपीआर के आर्टिकल 6 (1) ए) पर आधारित होगी। आप अपनी सहमति रद्द कर सकते हैं, लेकिन अधिसूचना के केवल एक महीने बाद तक।
वेब आधारित BKMS® System, सुरक्षित मेलबॉक्स या अन्य संचार चैनलों के माध्यम से संदेश भेजना
BKMS® System, सुरक्षित मेलबॉक्स या अन्य संचार चैनलों के माध्यम से Incident Reporting System में व्यक्तिगत डेटा की प्रोसेसिंग, अभद्र व्यवहार का पता लगाने और रोकने के लिए हमारी कंपनी के वैध हितों पर आधारित है और इस प्रकार DPDHL, इसके कर्मचारियों और ग्राहकों को नुकसान से बचाता है। आर्टिकल 6 (1) एफ) जीडीपीआर, उपलब्ध संचार चैनलों के माध्यम से इस डेटा प्रोसेसिंग के लिए कानूनी आधार के रूप में कार्य करता है।
BKMS® System के भीतर एक सुरक्षित मेलबॉक्स सेट अप करना संभव है जो व्यक्तिगत रूप से चुने गए उपनाम/प्रयोक्ता नाम और पासवर्ड से सुरक्षित होता है। अत्यधिक स्तर पर अनामता बनाए रखने के लिए, आपको एक उपनाम चुनना होगा जिससे आपकी पहचान को कोई न जान सके। इससे आप अपने संदेश में पूरक भेज सकते हैं और भेजे गए मामले पर DPDHL में जिम्मेदार कर्मचारी के साथ संवाद कर सकते हैं। आप नाम से पहचाने जाने योग्य बने रहना भी चुन सकते हैं। सुरक्षित मेलबॉक्स सिस्टम केवल Incident Reporting System के अंदर डेटा स्टोर करता है, जो इसे विशेष रूप से सुरक्षित बनाता है। यह नियमित ई-मेल संचार का एक रूप नहीं है। "हम कब तक व्यक्तिगत डेटा रखते हैं?" अनुभाग में वर्णित सामान्य विलोपन अवधारणा के अनुसार व्यक्तिगत डेटा को सुरक्षित मेलबॉक्स से हटा दिया जाएगा। रिपोर्ट किया गया मामला बंद होने के बाद, उपयोग न होने की स्थिति में 180 दिनों के बाद सुरक्षित मेलबॉक्स पूरी तरह से हटा दिया जाएगा।
एक संदेश या एक अतिरिक्त जानकारी भेजते समय, आप अटैचमेंट के साथ जानकारी को एक साथ जोड़ सकते हैं। यदि आप एक गुमनाम संदेश भेजना चाहते हैं, तो कृपया निम्नलिखित सुरक्षा संबंधी जानकारी पर ध्यान दें: फाइलों में छिपे हुए वैयक्तिक डेटा हो सकते है जो आपकी अनामता के साथ समझौता कर सकता है। भेजने से पहले इस डेटा को हटाएं। यदि आप इस डेटा को निकालने में असमर्थ हैं या सुनिश्चित नहीं हैं कि ऐसा कैसे किया जाए, तो अपने अनुलग्नक के पाठ को अपने संदेश टेक्स्ट में कॉपी करें या मुद्रित दस्तावेज़ को गुमनाम रूप से पाद लेख में सूचीबद्ध पते पर भेजें , और साथ मे प्रारंभिक संदेश भेजने की प्रक्रिया के अंत में प्राप्त संदर्भ संख्या का हवाला दे। अन्य चैनलों (जैसे, पत्र, ईमेल, आदि) के माध्यम से संदेश भेजना भी संभव है। ऐसे संदेशों को आगे की प्रक्रिया के लिए मैन्युअल रूप से BKMS® System में ट्रांसफर कर दिया जाएगा।
टेलीफोन के माध्यम से संदेश भेजना
जब आप टेलीफ़ोन के जरिए से अपनी रिपोर्ट सबमिट करते हैं, तो आपकी अनामता को BKMS® System द्वारा भी सुरक्षित रखा जाएगा। न तो DPDHL और न ही EQS Group के पास आपके टेलीफोन नंबर का एक्सेस होगा और वे आपको आपकी आवाज से नहीं पहचानेंगे। आपके द्वारा दी गई घटना की जानकारी, BKMS® System में रिकॉर्ड की जाएगी। हम यह बताना चाहेंगे कि टेलीफोन के माध्यम से रिपोर्ट प्रस्तुत करना केवल तभी काम करता है जब आपने अपने बोले गए शब्द की ध्वनि मुद्रण के लिए सहमति दी हो। बाद में, एन्क्रिप्टेड ध्वनि फ़ाइल को जिम्मेदार DPDHL कर्मचारी द्वारा लिखित किया जाता है। आपके संदेश के सबमिशन को रिकॉर्ड और लिखित करने का कानूनी आधार, जीडीपीआर के आर्टिकल 6 (1) ए) के अनुसार आपकी सहमति पर आधारित है। टेलीफोन के माध्यम से रिपोर्ट प्रस्तुत करना स्वैच्छिक निर्णय है। अगर आप रिकॉर्डिंग की अनुमति नहीं देना चाहते हैं, तो आपको अन्य प्रस्तावित संचार चैनलों के माध्यम से अपना संदेश भेजने के लिए आमंत्रित किया जाता है। आपके संदेश की प्रोसेसिंग समाप्त होने के तुरंत बाद ध्वनि फ़ाइल हटा दी जाएगी।
अगर आपने टेलीफोन के माध्यम से, संदेश भेजने के अंत में एक सुरक्षित मेलबॉक्स सेट अप किया है, तो आप DPDHL के जिम्मेदार कर्मचारी द्वारा वॉयस रिकॉर्डिंग के रूप में प्रतिक्रिया प्राप्त कर सकते हैं, और अगर आवश्यक हो तो आप अपने संदेश में जानकारी जोड़ सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप वेब एप्लिकेशन के माध्यम से अपना सुरक्षित मेलबॉक्स एक्सेस कर सकते हैं, फीडबैक की समीक्षा कर सकते हैं और लिखित रूप में जानकारी जोड़ सकते हैं। अपना संदेश या जोड़ी गई जानकारी की गोपनीयता की रक्षा के लिए, आप इसे न तो अपने टेलीफोन पर सुन सकते हैं और न ही वेब-आधारित सुरक्षित मेलबॉक्स में।
हम कब तक व्यक्तिगत डेटा रखते हैं?
व्यक्तिगत डेटा को जब तक आवश्यक हो तब तक रखा जाता है, स्थिति को स्पष्ट करने और संदेश का मूल्यांकन करने के लिए या जहां कंपनी के अन्य (?) वैध हित मौजूद हैं, या यह कानून द्वारा आवश्यक है। संदेश की प्रोसेसिंग पूर्ण होने के बाद, इस डेटा को सांविधिक जरूरतों के अनुसार मिटा दिया जाता है। अगर रिपोर्ट की गई चिंता को निराधार माना जाता है और जांच नहीं होती है, तो हम उस संदेश से प्राप्त व्यक्तिगत जानकारी को तुरंत हटा देंगे। अगर कोई जांच शुरू की जाती है, तो जांच की समाप्ति के बाद दो महीने के भीतर व्यक्तिगत जानकारी हटा दी जाएगी, जब तक कि अन्य प्रक्रियाओं को पूरा करने के लिए लंबी अवधारण अवधि आवश्यक न हो, विशेष रूप से अनुशासनात्मक या कानूनी कार्रवाई में, या अन्यथा स्थानीय कानून द्वारा अनुमति दी गई हो।
हम व्यक्तिगत डेटा को कैसे सुरक्षित करते हैं?
आपके कंप्यूटर और Incident Reporting System के बीच संचार एक एन्क्रिप्टेड कनेक्शन (एसएसएल) पर होता है। आपके द्वारा व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली के उपयोग के दौरान आपका IP पता संचित नहीं होगा।
क्या व्यक्तिगत डेटा दूसरों को दिया जाएगा?
आने वाले संदेश DPDHL के अनुपालन या मानव संसाधन कार्यों के स्पष्ट रूप से अधिकृत और विशेष रूप से प्रशिक्षित कर्मचारियों के एक छोटे से चयन द्वारा प्राप्त किए जाते हैं और हमेशा गोपनीय रूप से संभाले जाते हैं। पहले उल्लिखित DPDHL के अनुपालन या मानव संसाधन कार्यों के कर्मचारी मामले का मूल्यांकन करेंगे और विशिष्ट मामले के लिए आवश्यक आगे की जांच करेंगे। संदेश की प्रोसेसिंग या विशेष जांच के संचालन के दौरान, DPDHL के अतिरिक्त कर्मचारियों के साथ संदेश साझा करना आवश्यक हो सकता है, उदाहरण के लिए, अगर संदेश सहायक कंपनियों में हुई घटनाओं को लेकर है या अतिरिक्त विशेषज्ञता की आवश्यकता हो, तो। DPDHL के कर्मचारी यूरोपीय संघ या यूरोपीय आर्थिक क्षेत्र के बाहर के देशों में स्थित हो सकते हैं जहके व्यक्तिगत डेटा की गोपनीयता से संबंधित नियम विभिन्न हो सकते हैं। हम हमेशा यह सुनिश्चित करते हैं कि संदेशों को साझा करते समय लागू डेटा सुरक्षा विनियमों का पालन हो। डेटा की पहुंच प्राप्त करने वाले सभी व्यक्ति गोपनीयता बनाए रखने के लिए बाध्य हैं।
अन्य समूह कंपनियों के उल्लिखित कर्मचारियों को संदेश ट्रांसफर करना केवल DPDHL आचार संहिता के गैरकानूनी आचरण या उल्लंघन और इसमें मौजूद अन्य नीतियों, दिशानिर्देशों और विनियमों को उजागर करने के उद्देश्य से किया गया है। कानूनी और आंतरिक कंपनी नीतियों का पालन करने के लिए, संदेश से प्रभावित Deutsche Post AG और समूह की कंपनियों के वैध हितों की रक्षा के लिए संदेश को स्थानांतर करना आवश्यक है। आर्टिकल 6 (1) एफ) जीडीपीआर, कानूनी आधार के रूप में कार्य करता है।
जब तक लागू कानून द्वारा आवश्यक न हो, आपका व्यक्तिगत डेटा किसी बाहरी पक्ष के सामने प्रकट नहीं किया जाएगा। अगर लागू कानून द्वारा आवश्यक हो, तो रिपोर्टिंग कर्मचारी की पहचान से जुड़ी जानकारी को जांच या बाद की न्यायिक कार्यवाही में शामिल संबंधित अधिकारियों को प्रकट करने की आवश्यकता हो सकती है।
बाहरी सेवा प्रदाता जो हमारी ओर से डेटा प्रोसेस करते हैं, वे आर्टिकल 28 जीडीपीआर के अनुसार, कड़ी गोपनीयता बनाए रखने के लिए अनुबंधित रूप से बाध्य हैं। सेवा प्रदाता हमारे निर्देशों का पालन करते हैं जो तकनीकी और संगठनात्मक उपायों के साथ-साथ जांच और नियंत्रण के माध्यम से गारंटीकृत हैं।
जब लागू डेटा सुरक्षा कानून द्वारा अनुमति दी जाती है तब आपका डेटा केवल यूरोपीय आर्थिक क्षेत्र (ईईए) से बाहर अन्य DPDHL कंपनियों, बाहरी सेवा प्रदाताओं या सार्वजनिक प्राधिकरणों को तब ट्रांसफर किया जाता है । ऐसे मामलों में, हम यह सुनिश्चित करेंगे कि आपके डेटा के ट्रांसफर को सुनिश्चित करने के लिए उचित सुरक्षा उपाय मौजूद हैं (उदाहरण के लिए, हमारे बाध्यकारी कॉर्पोरेट नियम, मानक संविदात्मक खंड)।
DPDHL डेटा गोपनीयता नीति आपके डेटा के प्रसंस्करण के लिए हमारे समूह-व्यापी मानकों को नियंत्रित करती है।
आपके और अन्य डेटा विषयों के क्या अधिकार हैं?
यूरोपीय डेटा संरक्षण कानून के अनुसार, आपके और संदेश में नामित व्यक्तियों के पास निम्नलिखित अधिकार हैं:
- जानकारी प्राप्त करने का अधिकार: आप संसाधित किए गए अपने व्यक्तिगत डेटा के बारे में जानकारी का अनुरोध कर सकते हैं।
- सुधार का अधिकार: आपको अपने बारे में किसी भी गलत डेटा में सुधार का अनुरोध करने का अधिकार है।
- आपत्ति का अधिकार: आपको प्रसंस्करण पर आपत्ति करने का अधिकार है।
- अपनी सहमति वापस लेने का अधिकार: आपको अपनी सहमति वापस लेने का अधिकार है।
- डेटा पोर्टेबिलिटी का अधिकार: आपको अपना डेटा किसी अन्य कंपनी को पोर्ट करने का अधिकार है।
- मिटाने/भुलाने का अधिकार: आपको कुछ परिस्थितियों में अपने डेटा को हटाने का अनुरोध करने का अधिकार है।
- प्रसंस्करण को प्रतिबंधित करने का अधिकार: आपके पास अपने डेटा के उपयोग के तरीके में कुछ सीमा तय करने का अनुरोध करने का अधिकार है।
- प्रोफाइलिंग सहित स्वचालित निर्णय लेने से संबंधित अधिकार: आपको स्वचालित प्रसंस्करण की समीक्षा का अनुरोध करने का अधिकार है। इस समय कोई स्वचालित निर्णय नहीं होता है।
- शिकायत दर्ज करने का अधिकार: आपको सक्षम डेटा सुरक्षा पर्यवेक्षी प्राधिकरण के पास शिकायत दर्ज करने का अधिकार है।
अगर हमारे वैध हितों के आधार पर डेटा प्रोसेसिंग के लिए आपत्ति के अधिकार का दावा किया जाता है, तो हम तुरंत जांच करेंगे कि आपकी आपत्ति प्रभावी है या नहीं। यदि ऐसा है, तो हम अब डेटा संसाधित नहीं करेंगे।
आप उपरोक्त अधिकारों के आधार पर या इस गोपनीयता नोटिस के बारे में किसी अन्य प्रश्न के आधार पर अपने अनुरोध को ऊपर उल्लिखित संपर्क के पास भेज सकते हैं।
इस गोपनीयता सूचना में परिवर्तन
हम इस गोपनीयता नोटिस को समय-समय पर हमारी सेवाओं में परिवर्तन, आपके डेटा के प्रोसेसिंग या लागू कानून के अनुसार बदलने का अधिकार सुरक्षित रखते हैं। इसलिए हमारी सलाह है कि समय-समय पर हमारे गोपनीयता नोटिस को देखें।
स्थिति: 01.10.2021
