Δήλωση Απορρήτου
Αντιμετωπίζουμε με σοβαρότητα την προστασία προσωπικών δεδομένων και την εμπιστευτικότητα και τηρούμε τις διατάξεις του Γενικού Κανονισμού της Ε.Ε. για την προστασία των δεδομένων (ΓΚΠΔ ΕΕ) καθώς και τις ισχύουες εθνικές διατάξεις για την προστασία προσωπικών δεδομένων. Παρακάτω εξηγούμε ποιες πληροφορίες και, κατά περίπτωση, ποια προσωπικά δεδομένα επεξεργαζόμαστε όταν υποβάλλετε μια αναφορά. Προτού δώσετε μια αναφορά διαβάστε προσεκτικά την παρούσα δήλωση απορρήτου.
Ποιος φέρει ευθύνη;
Η Δήλωση Απορρήτου ισχύει για την επεξεργασία δεδομένων που διεξάγεται από την:
Deutsche Post AG
Global Compliance Office
Charles-de-Gaulle-Straße 20
53250 Bonn
Γερμανία
gco@dpdhl.com
Αν έχετε ερωτήσεις αναφορικά με τη διαχείριση των προσωπικών σας δεδομένων, επικοινωνήστε με τον Υπεύθυνο προστασίας προσωπικών δεδομένων:
Deutsche Post AG
Global Data Protection
53250 Bonn
Γερμανία
datenschutz@dpdhl.com
Ποια προσωπικά δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία;
Η Deutsche Post AG διατηρεί ένα σύστημα αναφοράς περιστατικών για την DPDHL (Deutsche Post AG και οι επιχειρήσεις του Ομίλου της). Η χρήση του συστήματος αναφοράς περιστατικών γίνεται σε εθελοντική βάση. Εάν υποβάλετε μια αναφορά χρησιμοποιώντας το σύστημα αναφοράς περιστατικών, συλλέγουμε τα ακόλουθα προσωπικά δεδομένα και πληροφορίες:
- το όνομά σας, εάν επιλέξετε να αποκαλύψετε την ταυτότητά σας,
- εάν εργάζεστε στην DPDHL και
- τα ονόματα και λοιπά προσωπικά δεδομένα ατόμων που δηλώνετε στην αναφορά σας.
Στην περίπτωση που υποβάλετε μια αναφορά μέσω τηλεφώνου, η φωνή σας θα ηχογραφηθεί. Στην αρχή κάθε τηλεφωνικής κλήσης θα σας ζητείται να δώσετε τη συναίνεσή σας ώστε να ηχογραφηθούν οι προφορικές περιγραφές σας σε ένα αρχείο ήχου. Επίσης, για αυτό το είδος υποβολής αναφορών, συλλέγονται μέσω απομαγνητοφώνησης τα ανωτέρω αναφερόμενα είδη προσωπικών δεδομένων.
Γιατί συλλέγουμε προσωπικά δεδομένα και ποια είναι η νομική βάση;
Το σύστημα αναφοράς περιστατικών (BKMS® System) εξυπηρετεί την ασφαλή και εμπιστευτική λήψη, επεξεργασία και διαχείριση αναφορών σχετικά με παραβιάσεις των κανόνων συμμόρφωσης της DPDHL. Προορίζεται ειδικά για τη λήψη αναφορών σχετικά με παραβιάσεις της νομοθεσίας ή του Κώδικα δεοντολογίας της DPDHL και των αναφερόμενων σε αυτόν περαιτέρω πολιτικών, κατευθυντήριων οδηγιών και διατάξεων, όπως είναι η Δήλωση Πολιτικής για τα Ανθρώπινα δικαιώματα της DPDHL ή η πολιτική κατά της διαφθοράς και η πολιτική επαγγελματικής δεοντολογίας της DPDHL. Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας μόνο για συγκεκριμένους σκοπούς και εφόσον υπάρχει νομική βάση για αυτό. Εάν επιθυμείτε να αναφέρετε παραβιάσεις δεδομένων ή να επισημάνετε ζητήματα που σχετίζονται με την προστασία προσωπικών δεδομένων, σας παρακαλούμε να ακολουθήσετε την εσωτερική διαδικασία της DPDHL για την αναφορά παραβιάσεων δεδομένων ή να επικοινωνήσετε με τον Επίσημο λειτουργό προστασίας προσωπικών δεδομένων ή τον Υπεύθυνο προστασίας προσωπικών δεδομένων. Μπορείτε να βρείτε τα στοιχεία επικοινωνίας εδώ.
Επίσκεψη στην ιστοσελίδα μας
Το BKMS® System έχει σχεδιαστεί κατά τρόπο ώστε να εξασφαλίζεται η ανωνυμία των χρηστών, σύμφωνα με την Οδηγία της ΕΕ σχετικά με τους πληροφοριοδότες δημοσίου συμφέροντος. Τα δεδομένα που απαιτούνται για να καταστεί δυνατή η επικοινωνία μεταξύ του υπολογιστή σας και του Incident Reporting, όπως οι διευθύνσεις IP, δεν αποθηκεύονται στο BKMS® System και χρησιμοποιούνται μόνο σε επίπεδο υποδομής για τη διάρκεια μιας περιόδου σύνδεσης. Επίσης αποθηκεύεται ένα cookie στον υπολογιστή σας, το οποίο περιέχει μόνο το αναγνωριστικό περιόδου σύνδεσης (το λεγόμενο μηδενικό cookie). Αυτό το cookie ισχύει μόνο έως το τέλος της περιόδου σύνδεσης και λήγει με το που κλείσετε το πρόγραμμα περιήγησής σας. Το cookie περιέχει μόνο την αναγνωριστική ονομασία της περιόδου σύνδεσης JSESSIONID με μια τυχαία τιμή που απαιτείται για τη δημιουργία της περιόδου σύνδεσης (χωρίς περαιτέρω πληροφορίες που θα μπορούσαν να οδηγήσουν στην ταυτοποίηση του καταγγέλλοντα). Η δημιουργία περιόδων σύνδεσης χρησιμοποιείται ευρέως και είναι η καλύτερη πρακτική στα πλαίσια μιας αρχιτεκτονικής πελάτη-διακομιστή. Εάν αποσυνδεθείτε ή εάν εξαντλήσετε το χρονικό όριο, το cookie παύει να είναι έγκυρο και η περίοδος σύνδεσης ακυρώνεται (κλείνει). Αυτό γίνεται ρυθμίζοντας την τιμή της περιόδου σύνδεσης στο ίδιο το cookie στο «μηδέν» (μια μη καθορισμένη κατάσταση). Σε αυτό το σημείο, η περίοδος σύνδεσης δεν μπορεί να ανοιχτεί εκ νέου. Για τους αναφερόμενους σκοπούς έχουμε έννομο συμφέρον για την επεξεργασία των δεδομένων σας, δυνάμει του Άρθρου 6 (1) στ) του ΓΚΠΔ.
Ανώνυμη ή επώνυμη υποβολή αναφοράς
Ανεξάρτητα από το κανάλι επικοινωνίας που χρησιμοποιείτε, μπορείτε να υποβάλετε την αναφορά σας ανώνυμα ή επώνυμα. Εάν ηθελημένα επιλέξετε την επώνυμη υποβολή αναφοράς ή τη σκόπιμη αποκάλυψη της ταυτότητάς σας, θα θέλαμε να σας ενημερώσουμε ότι θα διατηρήσουμε την ταυτότητά σας εμπιστευτική σε όλη τη διάρκεια των εσωτερικών ή εξωδικαστικών βημάτων της διαδικασίας. Λάβετε υπόψη ότι δεσμευόμαστε κατ' αρχήν από την νομοθεσία να ενημερώνουμε τα καταγγελλόμενα άτομα ότι έχουμε λάβει αναφορά σχετικά με αυτά, εκτός εάν αυτό θέτει σε κίνδυνο τις περαιτέρω έρευνες για την αναφορά. Με αυτόν τον τρόπο, η ταυτότητά σας ως καταγγέλλων δεν αποκαλύπτεται, στο μέτρο του νομικά δυνατού. Εάν συνειδητά και ηθελημένα αποφασίσετε να αποκαλύψετε την ταυτότητά σας στα πλαίσια της αναφοράς, η επεξεργασία των δεδομένων βασίζεται στη συναίνεσή σας σύμφωνα με το Άρθρο 6 (1) α) του ΓΚΠΔ. Μπορείτε να ανακαλέσετε τη συναίνεσή σας εντός τριάντα ημερών από την ειδοποίηση.
Διαδικτυακή υποβολή αναφοράς μέσω του BKMS® System, ασφαλές γραμματοκιβώτιο ή άλλα κανάλια επικοινωνίας
Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων στο σύστημα αναφοράς περιστατικών μέσω του BKMS® System, το ασφαλές γραμματοκιβώτιο ή άλλα κανάλια επικοινωνίας βασίζονται στα έννομα συμφέροντα της επιχείρησής μας για τον εντοπισμό και την πρόληψη ανάρμοστων συμπεριφορών και επομένως για την αποφυγή ζημιών στην DPDHL, τους υπαλλήλους και τους πελάτες της. Η νομική βάση για την επεξεργασία των δεδομένων μέσω των διαθέσιμων καναλιών επικοινωνίας, είναι το Άρθρο 6 παράγραφος 1 στοιχείο στ) του ΓΚΠΔ.
Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ασφαλές γραμματοκιβώτιο εντός του BKMS® System, το οποίο ασφαλίζεται με ένα ατομικά επιλεγμένο ψευδώνυμο/όνομα χρήστη και μια κωδική λέξη. Για να επιτύχετε ύψιστο επίπεδο ανωνυμίας, πρέπει να επιλέξετε ένα ψευδώνυμο το οποίο δεν επιτρέπει σε οιονδήποτε να συμπεράνει την ταυτότητά σας. Αυτό σας επιτρέπει να αποστέλλετε συμπληρώσεις στην αναφορά σας και να επικοινωνείτε σχετικά με το ζήτημα αναφοράς με τον αρμόδιο υπάλληλο της DPDHL. Επίσης, μπορείτε να επιλέξετε να παραμείνετε ταυτοποιήσημος/η με το όνομά σας. Το σύστημα ασφαλούς γραμματοκιβωτίου αποθηκεύει τα δεδομένα μόνο εντός του συστήματος αναφοράς περιστατικών, γεγονός που παρέχει ιδιαίτερη ασφάλεια. Δεν πρόκειται για μορφή τακτικής επικοινωνίας με e-mail. Τα προσωπικά δεδομένα θα διαγραφούν από το ασφαλές γραμματοκιβώτιο σύμφωνα με τη γενική έννοια διαγραφής που περιγράφεται στο απόσπασμα «Για πόσο χρονικό διάστημα φυλάσσουμε τα προσωπικά δεδομένα;». Μετά το κλείσιμο ενός ζητήματος για το οποίο έχει γίνει αναφορά, το ασφαλές γραμματοκιβώτιο διαγράφεται πλήρως μετά από 180 ημέρες χωρίς χρήση.
Όταν υποβάλλετε μια αναφορά ή μια συμπλήρωση, μπορείτε ταυτόχρονα να συμπληρώσετε τις πληροφορίες με παραρτήματα. Εάν επιθυμείτε να δώσετε μια ανώνυμη αναφορά, λάβετε υπόψη την ακόλουθη υπόδειξη ασφαλείας: Τα αρχεία μπορεί να περιέχουν κρυμμένα προσωπικά δεδομένα τα οποία θα μπορούσαν να θέσουν σε κίνδυνο την ανωνυμία σας. Αφαιρέστε αυτά τα δεδομένα πριν την αποστολή. Εάν δεν μπορείτε να αφαιρέσετε αυτά τα δεδομένα ή δεν είστε σίγουροι για το πώς να το κάνετε, αντιγράψτε το κείμενο του παραρτήματός σας στο κείμενο αναφοράς ή αποστείλετε ανώνυμα το εκτυπωμένο έγγραφο στη διεύθυνση που παρατίθεται στο υποσέλιδο, δηλώνοντας τον κωδικό υπόθεσης που λάβατε στο κλείσιμο της αρχικής διαδικασίας αναφοράς. Επίσης είναι δυνατή η υποβολή αναφορών μέσω άλλων καναλιών (π.χ. επιστολή, email κ.λπ.). Τέτοιες αναφορές μεταβιβάζονται μη αυτόματα στο BKMS® System για περαιτέρω επεξεργασία.
Υποβολή αναφοράς μέσω τηλεφώνου
Η ανωνυμία σας θα προστατεύεται και από το BKMS® System κατά την τηλεφωνική υποβολή αναφοράς. Ούτε η DPDHL ούτε η EQS Group έχουν πρόσβαση στον τηλεφωνικό σας αριθμό και δεν πρόκειται να σας ταυτοποιήσουν από τη φωνή σας. Η περιγραφή που παρέχετε σχετικά με το περιστατικό θα καταγραφεί στο BKMS® System. Θέλουμε να σημειώσουμε ότι η υποβολή αναφοράς μέσω τηλεφώνου λειτουργεί μόνο εάν έχετε συναινέσει στην ηχογράφηση των λεγόμενών σας. Στη συνέχεια το κρυπτογραφημένο ηχητικό αρχείο απομαγνητοφωνείται από τον αρμόδιο υπάλληλο της DPDHL. Νομική βάση για την ηχογράφηση και απομαγνητοφώνηση της αναφοράς σας είναι η συναίνεσή σας σύμφωνα με το Άρθρο 6 (1) α) του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων της ΕΕ (GDPR). Η υποβολή αναφοράς μέσω τηλεφώνου είναι εθελοντική. Σας συνιστούμε να υποβάλετε την αναφορά σας μέσω των άλλων παρεχόμενων καναλιών επικοινωνίας, εάν δεν θέλετε να ηχογραφηθείτε. Το αρχείο ήχου θα διαγραφεί αμέσως μετά την ολοκλήρωση της επεξεργασίας της αναφοράς σας.
Εάν έχετε δημιουργήσει ένα ασφαλές γραμματοκιβώτιο στο κλείσιμο της τηλεφωνικής υποβολής αναφοράς, μπορείτε να λάβετε ανταπάντηση με τη μορφή φωνητικής ηχογράφησης από τον αρμόδιο υπάλληλο της DPDHL και μπορείτε να προσθέσετε πληροφορίες στην αναφορά σας, αν χρειαστεί. Εναλλακτικά, μπορείτε να συνδεθείτε στο ασφαλές γραμματοκιβώτιό σας μέσω της εφαρμογής web, να εξετάσετε τις ανταπαντήσεις και να προβείτε σε γραπτές συμπληρώσεις. Για την προστασία του απορρήτου της αναφοράς ή της συμπλήρωσής σας, δεν μπορείτε να ακούσετε το ηχητικό αρχείο στο τηλέφωνό σας ούτε στο ασφαλές γραμματοκιβώτιο μέσω web.
Για πόσο χρονικό διάστημα φυλάσσουμε τα προσωπικά δεδομένα;
Τα προσωπικά δεδομένα διατηρούνται για το χρονικό διάστημα που απαιτείται για την αποσαφήνιση της κατάστασης και τηναξιολόγηση της αναφοράς ή οποιουδήποτε άλλου (?) έννομου συμφέροντος της επιχείρησης ή εφόσον απαιτείται από τη νομοθεσία. Μετά την ολοκλήρωση της επεξεργασίας της αναφοράς, τα δεδομένα αυτά διαγράφονται σύμφωνα με τις κανονιστικές απαιτήσεις. Εάν ο αναφερόμενος προβληματισμός θεωρηθεί αβάσιμος και δεν οδηγήσει σε έρευνα, θα διαγράψουμε αμέσως τις προσωπικές πληροφορίες που λάβαμε με αυτή την αναφορά. Εάν διενεργηθεί έρευνα, οι προσωπικές πληροφορίες θα διαγραφούν εντός δύο μηνών από το κλείσιμο της έρευνας, εκτός εάν απαιτείται μεγαλύτερη περίοδος διατήρησης για την ολοκλήρωση άλλων διαδικασιών, ιδίως πειθαρχικών ή νομικών ενεργειών, ή αν ορίζεται διαφορετικά από την τοπική νομοθεσία.
Πώς διασφαλίζουμε τα προσωπικά δεδομένα;
Η επικοινωνία μεταξύ του υπολογιστή σας και του συστήματος αναφοράς περιστατικών λαμβάνει χώρα μέσω κρυπτογραφημένης σύνδεσης (SSL). Η διεύθυνση ΙΡ της συσκευής σας δεν αποθηκεύεται κατά τη διάρκεια χρήσης του συστήματος αναφορών.
Γίνεται μεταβίβαση των προσωπικών δεδομένων;
Οι εισερχόμενες αναφορές λαμβάνονται από έναν μικρό αριθμό ρητά εξουσιοδοτημένων και ειδικά εκπαιδευμένων υπαλλήλων του Τμήματος Συμμόρφωσης ή του τμήματος Ανθρώπινων πόρων της DPDHL και ο χειρισμός τους γίνεται πάντα με εμπιστευτικότητα. Οι ανωτέρω αναφερόμενοι υπάλληλοι του Τμήματος Συμμόρφωσης ή Ανθρώπινων πόρων της DPDHL αξιολογούν το θέμα και διεξάγουν όποια περαιτέρω έρευνα απαιτείται στη συγκεκριμένη περίπτωση. Κατά την επεξεργασία μιας αναφοράς ή τη διεξαγωγή μιας ειδικής έρευνας ενδέχεται να χρειαστεί να γίνει κοινή χρήση αναφορών με επιπλέον υπαλλήλους της DPDHL, π.χ. εάν οι αναφορές αφορούν περιστατικά σε θυγατρικές εταιρείες ή εάν απαιτείται επιπρόσθετη εξειδίκευση. Οι υπάλληλοι της DPDHL μπορεί να έχουν έδρα σε χώρες εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου με διαφορετικές διατάξεις σχετικά με το απόρρητο των προσωπικών δεδομένων. Διασφαλίζουμε πάντα ότι τηρούνται οι ισχύουσες διατάξεις για την προστασία των προσωπικών δεδομένων κατά την κοινή χρήση αναφορών. Όλα τα άτομα που λαμβάνουν πρόσβαση στα δεδομένα έχουν την υποχρέωση να διατηρούν την εμπιστευτικότητα.
Η μεταβίβαση των αναφορών στους αναφερθέντες υπαλλήλους άλλων επιχειρήσεων του Ομίλου γίνεται μόνο με σκοπό την αποκάλυψη παράνομων συμπεριφορών ή παραβιάσεων του Κώδικα δεοντολογίας της DPDHL και των πολιτικών, κατευθυντήριων οδηγιών και διατάξεων που περιέχονται σε αυτόν. Η μεταβίβαση των αναφορών είναι απαραίτητη για την προστασία των έννομων συμφερόντων της Deutsche Post AG και των επιχειρήσεων του Ομίλου που επηρεάζονται από την αναφορά, για τη συμμόρφωση με τις νομικές πολιτικές και τις εσωτερικές πολιτικές της επιχείρησης. Η νομική βάση είναι το Άρθρο 6 (1) στ) του ΓΚΠΔ.
Τα προσωπικά σας δεδομένα δεν θα αποκαλυφθούν σε οιαδήποτε εξωτερικά μέρη, παρά μόνο εφόσον αυτό απαιτείται από την ισχύουσα νομοθεσία. Εφόσον απαιτείται από την ισχύουσα νομοθεσία, ορισμένες πληροφορίες που σχετίζονται με την ταυτότητα του υπαλλήλου που υποβάλλει την αναφορά ενδέχεται να πρέπει να αποκαλυφθούν στις αντίστοιχες αρχές που εμπλέκονται σε μια έρευνα ή σε επακόλουθες δικαστικές διαδικασίες.
Οι εξωτερικοί παροχείς υπηρεσιών που επεξεργάζονται δεδομένα για λογαριασμό μας έχουν συμβατική υποχρέωση να διατηρούν αυστηρή εμπιστευτικότητα σύμφωνα με το Άρθρο 28 του ΓΚΠΔ. Οι παροχείς υπηρεσιών ακολουθούν τις οδηγίες μας, οι οποίες διασφαλίζονται μέσω τεχνικών και οργανωτικών μέτρων καθώς και μέσω επαληθεύσεων και ελέγχων.
Τα δεδομένα σας μεταβιβάζονται σε άλλες επιχειρήσεις της DPDHL εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ), σε εξωτερικούς παρόχους υπηρεσιών ή σε δημόσιες αρχές μόνο εφόσον αυτό επιτρέπεται από την ισχύουσα νομοθεσία περί προστασίας των προσωπικών δεδομένων. Σε αυτές τις περιπτώσεις, φροντίζουμε να ληφθούν κατάλληλα μέτρα προστασίας για τη διασφάλιση της μεταβίβασης των δεδομένων σας (π.χ. οι δεσμευτικοί μας εταιρικοί κανόνες, τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες).
Η Πολιτική δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα της DPDHL ρυθμίζει τις προδιαγραφές που εφαρμόζουμε σε όλο τον Όμιλο για την επεξεργασία των δεδομένων σας.
Ποια δικαιώματα έχετε εσείς και άλλα υποκείμενα των δεδομένων;
Σύμφωνα με την Ευρωπαϊκή νομοθεσία προστασίας προσωπικών δεδομένων, εσείς και τα άτομα που κατονομάζονται στην αναφορά έχετε το ακόλουθα δικαιώματα:
- Δικαίωμα πρόσβασης στις πληροφορίες: Μπορείτε να ζητήσετε πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων.
- Δικαίωμα διόρθωσης: Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε διόρθωση δεδομένων που σας αφορούν και δεν είναι ακριβή.
- Δικαίωμα ένστασης: Έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε ένσταση κατά της επεξεργασίας.
- Δικαίωμα απόσυρσης της συναίνεσής σας: Έχετε το δικαίωμα να αποσύρετε τη συναίνεσή σας.
- Δικαίωμα φορητότητας των δεδομένων: Έχετε το δικαίωμα να μεταφέρετε τα δεδομένα σας σε άλλη επιχείρηση.
- Δικαίωμα διαγραφής/στη λήθη: Έχετε το δικαίωμα, σε ορισμένες περιστάσεις, να ζητήσετε διαγραφή των δεδομένων σας.
- Δικαίωμα περιορισμού επεξεργασίας: Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε περιορισμό του τρόπου χρήσης των δεδομένων σας.
- Δικαίωμα που σχετίζεται με την αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων, συμπεριλαμβανομένης της δημιουργίας προφίλ: Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε επανεξέταση της αυτοματοποιημένης επεξεργασίας. Επί του παρόντος, δεν διενεργούνται αυτοματοποιημένες λήψεις αποφάσεων.
- Δικαίωμα υποβολής καταγγελίας: Έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην αρμόδια εποπτική αρχή προστασίας προσωπικών δεδομένων.
Εάν το δικαίωμα ένστασης ασκηθεί για την επεξεργασία δεδομένων που βασίζονται στα έννομα συμφέροντά μας, θα εξετάσουμε αμέσως εάν η ένστασή σας έχει ισχύ. Εάν η ένστασή σας κριθεί βάσιμη, δεν θα συνεχίσουμε την επεξεργασία των δεδομένων.
Μπορείτε να απευθύνετε το αίτημά σας ως προς τα ανωτέρω δικαιώματα ή οιεσδήποτε άλλες ερωτήσεις σχετικά με αυτή τη Δήλωση Απορρήτου στα στοιχεία επικοινωνίας που αναφέρονται παραπάνω.
Αλλαγές στην παρούσα Δήλωση Απορρήτου
Διατηρούμε το δικαίωμα τροποποίησης αυτής της Δήλωσης Απορρήτου ανά τακτά χρονικά διαστήματα σύμφωνα με τις αλλαγές που εφαρμόζονται στις υπηρεσίες μας, στην επεξεργασία των δεδομένων σας ή στην ισχύουσα νομοθεσία. Σας συνιστούμε επομένως να επισκέπτεστε τακτικά τη Δήλωση Απορρήτου μας.
Έκδοση: 01.10.2021
