Poznámky k ochraně dat
Ochranu dat a jejich důvěrnost bereme velmi vážně a dodržujeme ustanovení obecného evropského nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), jakož i platných vnitrostátních předpisů o ochraně údajů. Před podáním hlášení si pečlivě přečtěte tyto informace o ochraně dat.
Účel a právní základ systému nahlašování
Systém nahlašování (BKMS® System) slouží pro bezpečné a důvěrné přijímání, zpracování a správu hlášení týkajících se porušení pravidel firmy TROX GROUP. Zpracování osobních dat v rámci systému BKMS® System je založeno na oprávněných zájmech naší firmy na odhalování a předcházení zneužívání, a tím i prevenci škod vzniklých firmě TROX GROUP, jejím zaměstnancům a zákazníkům. Právním základem pro zpracování osobních údajů je čl. 6 odst. 1 písm. f) Obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR, General Data Protection Regulation).
Odpovědné strany
Toto jsou strany odpovědné za ochranu dat v systému nahlašování:
- TROX GmbH, Heinrich-TROX-Platz, 47504 Neukirchen-Vluyn, www.trox.de a
- její pobočky
jako strany se vzájemně nezávislou odpovědností (dále jen jako: „TROX“). Systém nahlašování je provozován specializovanou firmou, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín v Německu, jménem firmy TROX GmbH.
Osobní údaje a informace zadané do systému nahlašování jsou uloženy v databázi provozované společností EQS Group AG v datovém centru s vysokou úrovní zabezpečení. Údaje mohou prohlížet pouze zaměstnanci firmy TROX. Firma EQS Group AG ani jiné třetí strany nemají k údajům přístup. To je zajištěno pomocí rozsáhlých technických a organizačních opatření, která jsou součástí certifikované procedury.
Veškerá data jsou ukládána šifrovaně pod víceúrovňovou ochranou heslem v souladu se systémem povolení, takže přístup je omezen na velmi malý okruh výslovně oprávněných osob ve firmě TROX GmbH.
Firma TROX GmbH jmenovala osobu pověřenou ochranou dat. Dotazy týkající se ochrany dat ve firmě TROX zasílejte na e-mail privacy-de@troxgroup.com.
Typ shromažďovaných osobních údajů
Systém nahlašování používáte dobrovolně. Podáte-li prostřednictvím systému nahlašování určité hlášení, shromažďujeme níže uvedené osobní údaje a informace:
- vaše jméno, odhalíte-li svou totožnost;
- Zda jste zaměstnáni ve firmě TROX
- Jména a další osobní údaje osob, které uvedete ve svém hlášení, je-li to relevantní.
Důvěrné zpracování hlášení
Příchozí hlášení jsou přijímána malou skupinou výslovně oprávněných a speciálně vyškolených zaměstnanců organizace pro dodržování předpisů firmy TROX GmbH. Hlášení jsou vždy zpracovávána důvěrně. Zaměstnanci organizace pro dodržování předpisů firmy TROX GmbH vyhodnocují danou záležitost a provádějí další prošetřování vyžadované v příslušném případě.
Při zpracování určitého hlášení nebo v rámci speciálního vyšetřování může být nezbytné předložit hlášení dalším zaměstnanců firmy TROX GmbH nebo zaměstnancům jiných firem této skupiny, např. v případě, kdy se hlášení týkají událostí v pobočkách. Ty mohou mít sídlo v zemích mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor a mohou mít odlišné předpisy na ochranu osobních údajů. Při odeslání hlášení vždy zajišťujeme, aby byly dodrženy platné předpisy na ochranu dat.
Všechny osoby, které získají přístup k údajům, jsou povinny zachovávat mlčenlivost.
Informace o obviněné osobě
Jsme ze zákona povinni informovat obviněné strany o všech hlášeních, která jsme proti nim obdrželi, jakmile zveřejnění takových informací již neohrožuje prošetřování. Vaše totožnost oznamovatele nebude zveřejněna, ledaže bychom k tomu byli právně zavázáni.
Práva subjektů údajů
V souladu s evropskými právními předpisy o ochraně osobních údajů máte vy a osoby uvedené v hlášení právo na přístup, opravu, vymazání a omezení zpracování a právo na námitku proti zpracování vašich osobních údajů. Pokud se dovoláte svého práva na námitku proti zpracovávání vašich osobních údajů, bude okamžitě vyhodnoceno, zda jsou uložené údaje nutné k prošetření daného hlášení. Údaje, které již nejsou potřeba, budou okamžitě odstraněny. Kromě toho máte také právo podat stížnost dozorčímu orgánu.
Doba uchování osobních údajů
Osobní data jsou uchovávána po dobu nezbytně nutnou k objasnění dané situace a provedení konečného vyhodnocení, nebo tak dlouho, dokud existuje oprávněný zájem ze strany firmy nebo je uchování vyžadováno zákonem. Po dokončení zpracování hlášení budou tyto údaje odstraněny v souladu se zákonnými požadavky.
Používání systému nahlašování
Komunikace mezi vaším počítačem a systémem nahlašování je realizována pomocí šifrovaného připojení (SSL). Vaše IP adresa nebude během používání systému nahlašování uložena. Aby bylo zachováno připojení mezi počítačem a BKMS® System, je v počítači ukládán soubor cookie, v němž je uloženo pouze ID relace (relační cookie). Tento soubor cookie je platný pouze do konce dané relace a jeho platnost vyprší po zavření prohlížeče.
V systému nahlašování je možné zřídit chráněnou poštovní schránku s individuálně zvoleným pseudonymem / uživatelským jménem a heslem. Můžete tak odesílat hlášení zodpovědnému zaměstnanci ve firmě TROX GmbH buď pod svým jménem, nebo anonymně a bezpečně. Tento systém ukládá údaje pouze v systému nahlašování, takže ukládání je obzvláště bezpečné. Nejedná se o formu běžné e-mailové komunikace.
Poznámka k odesílání příloh
Při odesílání hlášení nebo doplňujících informací můžete zároveň zodpovědnému zaměstnanci firmy TROX GmbH odeslat přílohy. Chcete-li podat anonymní hlášení, přečtěte si níže uvedené bezpečnostní upozornění: Soubory mohou obsahovat skryté osobní údaje, které by mohly ohrozit vaši anonymitu. Před odesláním souboru prosím všechny tyto informace odstraňte. Nemůžete-li tyto údaje odstranit nebo si nejste jistí, jak to provést, zkopírujte text přílohy do textu hlášení nebo odešlete vytištěný dokument anonymně na adresu uvedenou v zápatí, přičemž uveďte referenční číslo obdržené na konci procesu oznamování.
Verze: 9. listopadu 2021
