Zásady ochrany osobních údajů
Ochranu dat a jejich důvěrnost bereme velmi vážně a dodržujeme ustanovení obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (EU-GDPR), jakož i příslušných vnitrostátních předpisů o ochraně údajů. Před podáním hlášení si pečlivě přečtěte tyto informace o ochraně osobních údajů.
Účel systému nahlašování a právní základ
Systém nahlašování (BKMS® System) slouží k bezpečnému a důvěrnému přijímání, zpracování a správě hlášení týkajících se porušení pravidel dodržování předpisů firmy Groupe FSD. Zpracování osobních údajů v systému BKMS® System je založeno na oprávněných zájmech naší firmy odhalovat špatné chování a předcházet mu a tím zabránit poškození firmy Groupe FSD, jejích zaměstnanců a zákazníků. Právním základem pro toto zpracování dat je článek 6 odst. 1 písm. f) EU-GDPR.
Zodpovědné orgány
Toto jsou strany odpovědné za ochranu osobních údajů v systému nahlašování:
- FINANCIERE SNOP - DUNOIS S.A. a
- a její pobočky
jako strany se vzájemně nezávislou odpovědností (dále jen jako: „Groupe FSD“). Systém nahlašování je provozován specializovanou firmou EQS Group AG (dále jen: EQS Group), Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín v Německu, jménem firmy Groupe FSD.
Osobní údaje a informace zadané do systému nahlašování jsou uloženy v databázi provozované firmou EQS Group v datovém centru s vysokou úrovní zabezpečení. Přístup k datům má pouze tým pro dodržování předpisů firmy Groupe FSD. Ani firma EQS Group, ani jiné třetí strany nemají k údajům přístup. To je zajištěno pomocí rozsáhlých technických a organizačních opatření, která jsou součástí certifikované procedury.
Veškerá data jsou ukládána šifrovaně pod víceúrovňovou ochranou heslem, takže přístup je omezen na velmi malý okruh osob výslovně oprávněných ve firmě Groupe FSD.
Groupe FSD jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů. Dotazy k ochraně dat a soukromí lze zasílat na e-mailovou adresu personaldata@snop.eu.
Typ shromažďovaných osobních údajů
Systém nahlašování se používá dobrovolně. Podáte-li prostřednictvím systému nahlašování určité hlášení, shromažďujeme níže uvedené osobní údaje a informace:
- vaše jméno, odhalíte-li svou identitu;
- zda jste zaměstnáni ve firmě Groupe FSD;
- jména osob a další osobní údaje o osobách, které uvedete v příslušném hlášení.
Důvěrné zpracování hlášení
Příchozí hlášení jsou přijímána malou skupinou výslovně oprávněných a speciálně vyškolených zaměstnanců oddělení pro dodržování předpisů firmy Groupe FSD a jsou vždy zpracovávána důvěrně. Zaměstnanci oddělení pro dodržování předpisů firmy Groupe FSD vyhodnocují danou záležitost a provádějí další prošetřování vyžadované v příslušném případě.
Při zpracování určitého hlášení nebo v rámci speciálního vyšetřování může být nezbytné předložit hlášení dalším zaměstnancům firmy Groupe FSD nebo zaměstnancům jiných firem této skupiny, např. v případě, kdy se hlášení týkají událostí v pobočkách. Ty mohou mít sídlo v zemích mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor a mohou mít odlišné předpisy týkající se ochrany osobních údajů. Při odeslání hlášení vždy zajišťujeme, aby byly dodrženy platné předpisy na ochranu dat.
Všechny osoby, které získají přístup k údajům, jsou povinny zachovávat mlčenlivost.
Informace o obviněné osobě
Je základním principem, že jsme povinni informovat obviněné osoby, o nichž jsme obdrželi hlášení, ledaže to ohrožuje další vyšetřování daného hlášení. Vaše totožnost oznamovatele přitom nebude odhalena, je-li to ze zákona možné.
Práva subjektů údajů
Podle právních předpisů EU o ochraně dat máte vy a osoby uvedené v hlášení s ohledem na vaše osobní údaje právo na dotaz, opravu, vymazání, omezení zpracování a námitku proti zpracování. Je-li uplatněno právo vznést námitku, neprodleně přezkoumáme, do jaké míry jsou uložená data stále nezbytná pro zpracování hlášení. Údaje, které již nejsou zapotřebí, budou okamžitě odstraněny. Kromě toho máte právo podat stížnost u dozorčího orgánu.
Doba uchování osobních údajů
Osobní údaje jsou uchovávány po dobu nezbytnou k objasnění dané situace a provedení vyhodnocení hlášení, nebo pokud existuje legitimní zájem firmy nebo je to vyžadováno zákonem. Po dokončení zpracování hlášení budou tyto údaje odstraněny v souladu se statutárními požadavky.
Používání portálu nahlašování
Komunikace mezi vaším počítačem a systémem hlášení je realizována pomocí šifrovaného připojení (SSL). Vaše IP adresa nebude během používání systému nahlašování uložena. Aby bylo zachováno připojení mezi počítačem a systémem BKMS® System, je v počítači ukládán soubor cookie, v němž je uloženo pouze ID relace (tzv. relační cookie). Tento soubor cookie je platný pouze do konce dané relace a jeho platnost vyprší při zavření prohlížeče.
Je možné zřídit poštovní schránku v systému nahlašování, která bude zabezpečena individuálně zvoleným pseudonymem / uživatelským jménem a heslem. Můžete tak odeslat hlášení odpovědnému členovi týmu pro dodržování předpisů ve firmě Groupe FSD pod svým jménem, nebo anonymně a bezpečně. Tento systém ukládá údaje pouze v systému hlášení, takže je ukládání obzvláště bezpečné. Nejedná se o formu běžné e-mailové komunikace.
Poznámka k odesílání příloh
Při odesílání hlášení nebo doplňujících informací můžete zároveň odpovědnému zaměstnanci oddělení pro dodržování předpisů firmy Groupe FSD odeslat přílohy. Chcete-li podat anonymní hlášení, přečtěte si níže uvedené bezpečnostní upozornění: Soubory mohou obsahovat skryté osobní údaje, kvůli nimž by mohla být ohrožena vaše anonymita. Tyto údaje před odesláním odstraňte. Nemůžete-li tyto údaje odstranit nebo si nejste jisti, jak to provést, zkopírujte text přílohy do textu hlášení nebo odešlete vytištěný dokument anonymně na adresu uvedenou v zápatí, přičemž uveďte referenční číslo obdržené na konci procesu oznamování.
Verze: Listopad 2021
