Politique de confidentialité
Nous prenons la protection des données et la confidentialité très au sérieux et adhérons aux dispositions du Règlement général européen sur la protection des données (« RGPD ») ainsi qu'aux réglementations nationales actuelles sur la protection des données. Veuillez lire attentivement les présentes informations sur la législation relative à la protection des données avant de soumettre une alerte.
Objet et bases juridiques du présent système de recueil d'alerte
Le système de recueil d'alerte (BKMS® System) est destiné, en toute sécurité et confidentialité, à recueillir, traiter et gérer les alertes, concernant les infractions aux règles de conformité du MERKUR GROUP. Le traitement des données à caractère personnel dans le cadre du BKMS® System repose sur l'intérêt légitime de notre entreprise à repérer et prévenir les abus et par conséquent à éviter tout dommage au MERKUR GROUP, à ses employés et clients. La base juridique du traitement des données à caractère personnel est l'article 6 alinéa 1 lettre f du RGPD.
Parties responsables
La partie responsable de la protection des données au sein du système de recueil d'alerte est
- MERKUR.com AG et
- ses filiales
en tant que parties dotées mutuellement d'une responsabilité autonome (ci-après également dénommées : « MERKUR.com AG »). Le système de recueil d'alerte est exploité par une entreprise spécialisée, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Allemagne, pour le compte de MERKUR.com AG.
Les données à caractère personnel et les informations saisies dans le système de recueil d'alerte sont conservées dans une base de données gérée par EQS Group AG, dans un centre de données hautement sécurisé. Seul le bureau central d'alerte du MERKUR GROUP a accès aux données. EQS Group AG et d'autres tiers n'ont pas accès à ces données. Ceci est garanti dans la procédure certifiée par le biais de nombreuses mesures techniques et organisationnelles.
Toutes les données sont sauvegardées cryptées et protégées en accès par des mots de passe à plusieurs niveaux, conformément à un système de permissions, de sorte que l'accès est restreint à un très petit nombre de personnes expressément autorisées au bureau central d’alerte du MERKUR GROUP.
MERKUR.com AG a nommé un délégué à la protection des données. Toutes les questions concernant la protection des données chez MERKUR.com AG peuvent être adressées délégué à la protection des données (datenschutzbeauftragter@merkur.com).
Type de données à caractère personnel collectées
L'utilisation du système de recueil d'alerte est volontaire. Nous collectons les données et informations à caractère personnel suivantes quand vous soumettez une alerte en utilisant le système de recueil d'alerte :
- votre nom si vous décidez de révéler votre identité,
- si vous êtes employé au sein du MERKUR GROUP, et
- les noms et autres données à caractère personnel des personnes que vous citez dans votre alerte, s'il y a lieu.
Traitement confidentiel des alertes
Les alertes entrantes sont reçues par une petite sélection d'employés dotés d'autorisations expresses et spécialement formés de MERKUR.com AG et sont toujours traitées dans la plus stricte confidentialité. Les employés de MERKUR.com AG évalueront le cas et procèderont à une investigation plus poussée selon ce qui sera requis par le cas spécifique.
Dans le cadre du traitement d'une alerte ou de la conduite d'une enquête spéciale, il pourra s'avérer nécessaire de partager des alertes avec d'autres employés du MERKUR GROUP, par exemple si les alertes se rapportent à des incidents survenus dans des filiales. Ces filiales pourront être basées dans des pays situés en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen et qui appliquent des règlements différents sur la protection des données à caractère personnel. Nous garantissons toujours la conformité aux réglementations de protection des données applicables au moment de la diffusion des alertes.
Toute personne obtenant l'accès aux données est tenue de les maintenir confidentielles.
Informations relatives à la personne accusée
Nous sommes légalement tenus d'informer les parties accusées de toute alerte reçue à leur encontre dès que la divulgation de cette information ne représente plus aucun danger pour l'enquête. Votre identité de lanceur d'alerte ne sera pas divulguée, à moins que nous ne soyons légalement contraints de le faire.
Droits des personnes concernées
En vertu de la législation européenne sur la protection des données, vous et les personnes citées nommément dans l'alerte bénéficiez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de restriction de traitement et d'un droit d'opposition au traitement de vos données à caractère personnel. Si le droit d'objecter au traitement des données à caractère personnel est exercé, la nécessité des données sauvegardées pour examiner une alerte sera immédiatement évaluée. Les données qui ne servent plus seront supprimées sans délai excessif. Vous avez également le droit de porter plainte auprès d'une autorité de contrôle.
Durée de conservation des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour clarifier la situation et procéder à une évaluation finale, ou aussi longtemps qu'il existe un intérêt légitime de la part de l'entreprise ou que leur conservation est requise par la loi. Après l'achèvement du traitement de l'alerte, ces données seront effacées en conformité avec les exigences réglementaires.
Utilisation du système de recueil d'alerte
La communication entre votre ordinateur et le système de recueil d'alerte s'effectue par le biais d'une connexion cryptée (SSL). Votre adresse IP ne sera pas stockée au cours de votre utilisation du système de recueil d'alerte. Pour maintenir la connexion entre votre ordinateur et le BKMS® System, un cookie est enregistré sur votre ordinateur ; ce cookie ne contient que l'ID de la session (encore appelé cookie de session). Ce cookie est valide uniquement jusqu'à la fin de votre session et expire lorsque vous fermez votre navigateur.
Il est possible d'installer une boîte de dialogue protégée au sein du système de recueil d'alerte ; cette boîte est protégée à l'aide d'un pseudonyme/ nom d'utilisateur et d'un mot de passe choisis individuellement. Ceci vous permet d'envoyer, à l'employé responsable dans le MERKUR.com AG et de manière sécurisée, des alertes soit nominatives, soit anonymes. Ce système enregistre des données uniquement à l'intérieur du système de recueil d'alerte, ce qui le rend particulièrement sûr. Il ne s'agit pas d'une forme de communication par e-mail traditionnelle.
Note sur l'envoi des annexes
Lorsque vous soumettez une alerte ou un complément d'information, vous pouvez simultanément envoyer des annexes à l'employé responsable au sein du MERKUR.com AG. Si vous souhaitez soumettre une alerte anonyme, veuillez noter la consigne de sécurité suivante : Les fichiers peuvent contenir des données à caractère personnel cachées risquant de compromettre votre anonymat. Veillez à effacer ces informations avant d'envoyer un fichier. Si vous ne parvenez pas à retirer ces données, ou si vous n'êtes pas sûr de la manière de procéder, veuillez copier le texte de votre annexe dans le texte d'alerte ou envoyer une copie imprimée du document anonymement à l'adresse figurant dans la note de bas de page, en spécifiant le numéro de référence reçu à la fin du processus d'alerte.
Version : 01.01.2024