Bemærkninger om databeskyttelse
Webasto-koncernens selskaber, med andre ord Webasto SE og dets tilknyttede selskaber/datterselskaber i henhold til §§ 15 ff. Companies Act (AktG) (samlet omtalt som "Webasto") tager emnet databeskyttelse og fortrolighed meget alvorligt og følger de gældende databeskyttelsesforordninger, især EU's generelle databeskyttelsesforordning (GDPR), den tyske databeskyttelseslov (BDSG) og de gældende nationale databeskyttelsesforskrifter. Læs venligst databeskyttelsesoplysningerne nedenfor omhyggeligt, før du indsender en rapport.
Formålet med whistleblowing-systemet og det lovmæssige grundlag
Whistleblowing-systemet tjener formålet med sikker og fortrolig modtagelse, behandling og håndtering af rapporter vedrørende overtrædelser af gældende love, eksterne regler og interne politikker og regler. Behandlingen af personoplysninger inden for rammerne af whistleblowing-systemet er baseret på Webastos legitime interesse i at opdage og forebygge fejlbehandling og misbrug og derved afværge skader på Webasto, dets medarbejdere, kunder og samarbejdspartnere. Det juridiske grundlag for denne behandling af personoplysninger er artikel 6(1)(f) GDPR.
Ansvarlige parter
De ansvarlige parter for databeskyttelse i whistleblowing-systemet er
- Webasto SE og
- sine tilknyttede virksomheder efter §§ 15 ff. AktG
som parter med gensidigt selvstændigt ansvar (Webasto, se ovenfor). Whistleblowing-systemet drives af en specialiseret virksomhed, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin i Tyskland, på vegne af Webasto SE.
Personoplysninger
Begrebet personoplysninger henviser til oplysninger, der vedrører din person, eller som du kan identificeres med. Dette omfatter oplysninger som dit navn, adresse, postadresse, telefonnummer, IP-adresse, browsertype, pc-operativsystem, den hjemmeside, hvorfra du besøgte os, samt dato, klokkeslæt og websider, du besøger.
Behandling af personoplysninger i whistleblowing-systemet
Personoplysninger og oplysninger, der indtastes i whistleblowing-systemet, opbevares i en database, der drives af EQS Group AG i et højsikkerhedsdatacenter. Kun få medarbejdere, specielt autoriseret af Webasto, kan se dataene. EQS Group AG og andre tredjeparter har ikke adgang til oplysningerne. Dette sikres ved hjælp af en certificeret procedure med omfattende tekniske og organisatoriske foranstaltninger.
Alle data gemmes krypteret med flere niveauer af adgangskodebeskyttelse i henhold til et system af tilladelser, så adgangen er begrænset til et meget lille udvalg af udtrykkeligt autoriserede personer hos Webasto. Webasto har udpeget en gruppedatabeskyttelsesansvarlig.
Forespørgsler vedrørende databeskyttelse og hævdelse af dine rettigheder kan sendes til Group Data Protection Officer på følgende e-mailadresse: dataprotection@webasto.com
Typen af indsamlede personoplysninger
Brug af whistleblowing-systemet foregår på frivillig basis. Hvis du indgiver en rapport via whistleblowing-systemet, indsamler vi følgende personoplysninger og -data:
- Dit navn, hvis du vælger at oplyse din identitet
- Uanset om du er ansat hos Webasto
- Navne og andre personoplysninger på personer, som du nævner i din rapport, hvis det er relevant.
Fortrolig håndtering af rapporter
Indkommende rapporter modtages af et lille udvalg af udtrykkeligt autoriserede og specialuddannede medarbejdere i Webasto's juridiske/compliance-organisation og behandles altid fortroligt. Medarbejderne i Webastos juridiske / compliance-organisation vurderer sagen og udfører enhver yderligere undersøgelse, der kræves af den specifikke sag.
Under behandling af en anmeldelse eller udførelse af en særlig undersøgelse kan det være nødvendigt at dele rapporter med yderligere medarbejdere i Webasto, f.eks. hvis indberetningerne refererer til hændelser i datterselskaber. De sidstnævnte kan også have et registreret kontor i lande uden for den Europæiske Union eller det Europæiske Økonomiske Område, hvor andre love i forhold til beskyttelse af persondata kan være gældende. Vi sørger altid for, at gældende forordninger vedrørende databeskyttelse opfyldes, når rapporterne deles.
Alle personer, som får adgang til dataene, har pligt til at behandle dem fortroligt.
Informationer om den beskyldte person
Vi er lovmæssigt forpligtet til at informere beskyldte parter om de rapporter, vi modtager, som omhandler dem, så snart offentliggørelsen af denne information ikke længere bringer undersøgelsen i fare. Din identitet som whistleblower bliver ikke afsløret, medmindre vi bliver underlagt retslige krav herom.
De registreredes rettigheder
I henhold til bestemmelserne i GDPR har du og de personer, der er nævnt i rapporten, ret til indsigt, berigtigelse, sletning og begrænsning af behandlingen og ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger i fremtiden. Hvis retten til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger påberåbes, vil nødvendigheden af de lagrede data til undersøgelse af en indberetning straks blive vurderet. Enhver behandling, der har fundet sted tidligere, forbliver upåvirket af en tilbagekaldelse. Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke uden at angive dine grunde ved at kontakte Group Data Protection Officer for Webasto Group (dataprotection@webasto.com). Data, som ikke længere behøves, slettes øjeblikkeligt. Du har også ret til at sende en klage til en overordnet myndighed.
Opbevaringsperiode for personoplysninger
Personoplysninger opbevares så længe, det er nødvendigt for at afklare situationen og foretage en endelig vurdering, eller så længe der eksisterer en legitim interesse fra Webasto's side, eller opbevaring er påkrævet ved lov eller på grund af en undersøgelse fra offentlige myndigheder eller retssager. Efter at rapportbehandlingen er afsluttet, slettes dataene i overensstemmelse med lokale lovkrav.
Brug af whistleblowing-systemet
Kommunikationen mellem din computer og whistleblowing-systemet foregår via en krypteret forbindelse (SSL). Din IP-adresse gemmes ikke, mens du bruger whistleblowing-systemet. For at vedligeholde forbindelsen mellem din computer og whistleblowing-systemet, gemmes en cookie på din computer, som blot indeholder sessions-id'et (en såkaldt sessionscookie). Denne cookie gælder kun indtil sessionens afslutning og udløber, når du lukker din browser.
Du kan oprette en postkasse i whistleblowing-systemet, som er sikret med et individuelt valgt pseudonym/brugernavn og en adgangskode. Dette giver dig mulighed for at sende rapporter til den ansvarlige medarbejder i Webasto enten ved navn eller på en anonym, sikker måde. Systemet gemmer kun data i whistleblowing-systemet, hvilket gør det ekstremt sikkert. Det kan ikke sammenlignes med almindelig e-mail-kommunikation.
Bemærkning vedr. indsendelse af bilag
Ved indsendelse af en rapport eller en tilføjelse kan du samtidig sende bilag til den ansvarlige medarbejder i Webasto. Hvis du vil indgive en anonym rapport, skal du bemærke følgende i forhold til din sikkerhed: Filer kan indeholde skjulte personoplysninger, der kan kompromittere din anonymitet. Fjern alle sådanne oplysninger, før du sender en fil. Hvis du ikke kan fjerne disse data eller ikke rigtig ved, hvordan du skal gøre det, skal du kopiere bilagets tekst ind i rapportteksten eller sende det udskrevne dokument anonymt til adressen i fodnoten med angivelse af referencenummereret, du modtog ved afslutningen på rapporteringsforløbet.
Version: Juni 2021
