Opmerkingen over gegevensbescherming
De bedrijven van de Webasto groep, met andere woorden Webasto SE en haar gelieerde bedrijven / dochterondernemingen volgens §§ 15 ff. Companies Act AktG) (gezamenlijk aangeduid als "Webasto") nemen het onderwerp gegevensbescherming en vertrouwelijkheid zeer serieus en volgen de toepasselijke regelgeving voor gegevensbescherming, in het bijzonder de EU Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Duitse Wet Gegevensbescherming (BDSG) en de toepasselijke nationale regelgeving voor gegevensbescherming. Lees aandachtig de informatie over gegevensbescherming hieronder voordat u een melding afgeeft.
Doel en wettelijke grondslag van het klokkenluiderssysteem
Het klokkenluidersysteem dient om op een veilige en vertrouwelijke manier meldingen over schendingen van toepasselijke wetten, externe voorschriften en interne beleidslijnen en regels te ontvangen, te verwerken en te beheren. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van het klokkenluidersysteem is gebaseerd op het legitieme belang van Webasto om wanpraktijken en misbruik te ontdekken en te voorkomen en daarmee schade aan Webasto, haar werknemers, klanten en zakenpartners te voorkomen. De rechtsgrondslag voor deze verwerking van persoonsgegevens is artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG.
Verantwoordelijke partijen
De partijen die verantwoordelijk zijn voor gegevensbescherming in het klokkenluiderssysteem zijn
- Webasto SE en
- de met haar verbonden bedrijven overeenkomstig §§ 15 ff. AktG
als partijen met wederzijds autonome verantwoordelijkheid (Webasto, zie voorgenoemde). Het klokkenluidersysteem wordt beheerd door een gespecialiseerd bedrijf, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlijn in Duitsland, namens Webasto SE.
Persoonsgegevens
De term persoonsgegevens verwijst naar informatie die uw persoon betreft of aan de hand waarvan u kunt worden geïdentificeerd. Dit omvat informatie zoals uw naam, adres, postadres, telefoonnummer, IP-adres, browsertype, pc-besturingssysteem, de website vanwaar u ons bezoekt, evenals de datum, het tijdstip en de webpagina's die u bezoekt.
Verwerking van persoonsgegevens door het klokkenluidersysteem
Persoonsgegevens en informatie die in het klokkenluidersysteem zijn ingevoerd, worden opgeslagen in een database die wordt beheerd door EQS Group AG in een streng beveiligd datacentrum. Alleen een paar medewerkers, speciaal geautoriseerd door Webasto, kunnen de gegevens zien. EQS Group AG en andere derde partijen hebben geen toegang tot de gegevens. Dit wordt in een gecertificeerde procedure gewaarborgd door middel van uitgebreide technische en organisatorische maatregelen.
Alle gegevens worden versleuteld opgeslagen met meerdere niveaus van wachtwoordbeveiliging volgens een systeem van permissies, zodat toegang beperkt is tot een zeer kleine selectie van uitdrukkelijk geautoriseerde personen bij Webasto. Webasto heeft een functionaris voor gegevensbescherming van de groep aangesteld.
Vragen over gegevensbescherming en het doen gelden van uw rechten kunt u richten aan de functionaris voor gegevensbescherming van de groep op het volgende e-mailadres: dataprotection@webasto.com
Soort van de verzamelde persoonsgegevens
Het gebruik van het klokkenluiderssysteem gebeurt op vrijwillige basis. Als u een melding via het klokkenluidersysteem afgeeft, verzamelen wij de volgende persoons- en andere gegevens:
- Uw naam, als u uw identiteit wilt bekendmaken
- Of u een werknemer van Webasto bent
- De namen en andere persoonsgegevens van personen die in uw melding vermeld zijn, indien van toepassing.
Vertrouwelijke behandeling van meldingen
Binnenkomende meldingen worden ontvangen door een kleine selectie van uitdrukkelijk geautoriseerde en speciaal opgeleide medewerkers van de juridische / compliance-organisatie van Webasto en worden altijd vertrouwelijk behandeld. De medewerkers van de juridische / compliance-organisatie van Webasto beoordelen de zaak en voeren eventueel verder onderzoek uit dat nodig is voor het specifieke geval.
Tijdens het verwerken van een melding of het uitvoeren van een speciaal onderzoek, kan het nodig zijn om meldingen te delen met andere werknemers van Webasto, bijvoorbeeld als de meldingen betrekking hebben op voorvallen in dochterondernemingen. Deze laatste kunnen gevestigd zijn in een land buiten de Europese Unie of buiten de Europese Economische Ruimte, met een andere wet- en regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens. Wanneer we meldingen met anderen delen, zorgen we er altijd voor dat de toepasselijke voorschriften inzake gegevensbescherming worden gevolgd.
Alle personen die toegang krijgen tot de gegevens, zijn verplicht om de gegevens vertrouwelijk te behandelen.
Informatie over de beschuldigde
We zijn wettelijk verplicht om elke persoon die in een melding wordt beschuldigd, daarvan op de hoogte te brengen zodra het bekendmaken van deze informatie het onderzoek niet meer in gevaar brengt. Uw identiteit als klokkenluider wordt niet kenbaar gemaakt, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn.
Rechten van de betrokkenen
Overeenkomstig de bepalingen van de AVG hebben u en de in het verslag genoemde personen recht op toegang, rectificatie, uitwissing en beperking van de verwerking en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens in de toekomst. Indien een beroep wordt gedaan op het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens, zal onmiddellijk worden nagegaan of de opgeslagen gegevens noodzakelijk zijn voor de behandeling van een melding. Verwerkingen die reeds hebben plaatsgevonden, blijven door een intrekking onverlet. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken zonder opgaaf van redenen door contact op te nemen met de functionaris voor gegevensbescherming van de Webasto Groep (dataprotection@webasto.com). Gegevens die niet meer nodig zijn, worden direct gewist. U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.
Bewaartermijn van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om de situatie op te helderen en een definitieve beoordeling uit te voeren of zolang er een legitiem belang bestaat aan de kant van Webasto of bewaring vereist is door de wet of als gevolg van een onderzoek door overheidsinstanties of gerechtelijke procedures. Na beëindiging van de verwerking van de melding worden de gegevens overeenkomstig de plaatselijke wettelijke voorschriften gewist.
Gebruik van het klokkenluiderssysteem
Communicatie tussen uw computer en het klokkenluiderssysteem gebeurt via een versleutelde verbinding (SSL). Uw IP-adres wordt niet opgeslagen tijdens uw gebruik van het klokkenluiderssysteem. Om de verbinding tussen uw computer en het klokkenluidersysteem in stand te houden, wordt op uw computer een cookie opgeslagen die alleen de sessie-ID bevat (een zogenaamde sessiecookie). Deze cookie is uitsluitend geldig tot het einde van uw sessie en vervalt wanneer u uw browser sluit.
Het is mogelijk om een postbus aan te maken binnen het klokkenluiderssysteem dat beveiligd is met een persoonlijk gekozen pseudoniem/gebruikersnaam en wachtwoord. Hiermee kunt u meldingen versturen naar de verantwoordelijke medewerker van Webasto, ofwel met naam, of op een anonieme, veilige manier. Dit systeem slaat uitsluitend gegevens op binnen het klokkenluiderssysteem, wat het bijzonder veilig maakt. Het is geen vorm van gewone e-mailcommunicatie.
Opmerking over het verzenden van bijlagen
Wanneer u een melding of aanvulling afgeeft, kunt u tegelijkertijd bijlagen versturen naar de verantwoordelijke medewerker van Webasto. Houd rekening met het volgende advies over de beveiliging van gegevens als u een anonieme melding wilt afgeven: Bestanden kunnen verborgen persoonlijke informatie bevatten die uw anonimiteit in gevaar kan brengen. Verwijder dergelijke informatie voordat u een bestand verzendt. Indien u niet in staat bent deze gegevens te verwijderen of u twijfelt over hoe u dit moet doen, kopieer dan de tekst van uw bijlage naar uw meldingstekst of verzend het afgedrukte document anoniem naar het adres dat in de voetnoot vermeld staat, waarbij u het referentienummer vermeldt dat u aan het einde van het meldingsproces ontvangt.
Versie: Juni 2021
