Note sulla protezione dei dati
Per le aziende del Gruppo Webasto, che comprende Webasto SE e le sue società affiliate/filiali ai sensi dei par. 15 segg. della legge tedesca sulle società (AktG) (di seguito indicate collettivamente come "Webasto") sono molto importanti la protezione e la riservatezza dei dati; pertanto ci atteniamo alle norme applicabili in materia di protezione dei dati, in particolare il regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (RGPD), la legge federale tedesca in materia di protezione dei dati (BDSG), oltre che alle norme nazionali in vigore sulla protezione dei dati. Leggete con attenzione le informazioni sulla protezione dei dati riportate di seguito prima di inviare una segnalazione.
Scopo e base giuridica del sistema di whistleblowing
Il sistema di whistleblowing serve a ricevere, elaborare e gestire in maniera sicura e riservata le segnalazioni concernenti violazioni delle leggi, dei regolamenti esterni e delle politiche e norme interne applicabili. Il trattamento di dati personali nel quadro del sistema di whistleblowing si basa sull'interesse legittimo di Webasto a scoprire e prevenire pratiche scorrette e abusi e dunque a evitare danni a Webasto, ai suoi dipendenti, clienti e partner commerciali. La base giuridica di questo trattamento dei dati personali è l'articolo 6(1)(f) del RGPD.
Responsabili
I responsabili della protezione dei dati nel sistema di whistleblowing sono
- Webasto SE e
- le sue società affiliate ai sensi dei par. 15 segg. AktG
come parti con reciproca responsabilità autonoma (Webasto, v. sopra). Il sistema di whistleblowing è gestito da un'azienda specializzata, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino, Germania, per conto di Webasto SE.
Dati personali
Per "dati personali" si intendono le informazioni che vi riguardano o tramite le quali potete essere identificati. Ciò comprende informazioni quali nome, indirizzo, indirizzo postale, numero di telefono, indirizzo IP, tipo di browser, sistema operativo del PC, sito web utilizzato e data, ora e pagine web visitate.
Trattamento dei dati personali da parte del sistema di whistleblowing
I dati e le informazioni personali inseriti nel sistema di whistleblowing sono conservati in una banca dati gestita da EQS Group AG, in un centro dati ad alta sicurezza. I dati possono essere visualizzati solamente da alcuni dipendenti specificatamente autorizzati da Webasto. EQS Group AG e altre terze parti non hanno accesso ai dati. Ciò è garantito nella procedura certificata attraverso accurate misure tecniche e organizzative.
Tutti i dati sono crittografati e salvati con vari livelli di protezione tramite password secondo un sistema di permessi, per cui l'accesso è limitato a una cerchia molto ristretta di persone espressamente autorizzate da Webasto. Webasto ha nominato un responsabile della protezione dei dati del Gruppo.
Potete rivolgere eventuali domande sulla protezione dei dati e sull'esercizio dei vostri diritti al responsabile della protezione dei dati del Gruppo all'indirizzo dataprotection@webasto.com
Tipo di dati personali raccolti
L'uso del sistema di whistleblowing avviene su base volontaria. Se inviate una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing, noi raccogliamo i seguenti dati e informazioni personali:
- Nome, se scegliete di rivelare la vostra identità
- Se siete dipendenti di Webasto
- Nomi e altri dati personali di persone che indicate nella vostra segnalazione, se pertinenti.
Gestione riservata delle segnalazioni
Le segnalazioni sono ricevute da una piccola cerchia di dipendenti espressamente autorizzati e appositamente formati appartenenti all'organizzazione di legale/di compliance di Webasto e sono sempre gestite in forma riservata. I dipendenti dell'organizzazione legale/di compliance di Webasto valutano la questione e procedono alle eventuali indagini necessarie per il caso specifico.
Nell'ambito dell'elaborazione di una segnalazione o dello svolgimento di un'indagine speciale, può essere necessario condividere le segnalazioni con altri dipendenti di Webasto, ad esempio se le segnalazioni si riferiscono a fatti avvenuti nelle filiali. Questi ultimi possono essere ubicati in Paesi al di fuori dell'Unione europea o dello Spazio economico europeo, in cui vigono norme diverse sulla protezione dei dati personali. Da parte nostra, garantiamo sempre il rispetto delle norme sulla protezione dei dati quando condividiamo le segnalazioni.
Tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l'obbligo di mantenerne la riservatezza.
Informazioni sulla persona accusata
Siamo legalmente obbligati a informare i soggetti accusati di eventuali segnalazioni che li riguardano, a condizione che la divulgazione di tali informazioni non comprometta l'indagine. La vostra identità di whistleblower non sarà da noi divulgata a meno che non siamo legalmente obbligati a farlo.
Diritti degli interessati
Secondo le disposizioni del RGPD, voi e i soggetti menzionati nella segnalazione avete il diritto di accedere, rettificare, cancellare, limitare il trattamento dei vostri dati personali e opporvi a esso con effetto futuro. Se vi avvalete del diritto di opposizione al trattamento dei dati personali, valuteremo immediatamente se i dati conservati sono necessari per l'analisi di una segnalazione. Qualsiasi trattamento effettuato in precedenza rimane inalterato in seguito alla revoca. Potete revocare il consenso in qualsiasi momento senza indicarne i motivi contattando il responsabile della protezione dei dati del Gruppo Webasto (dataprotection@webasto.com). I dati che non sono più necessari verranno immediatamente cancellati. Avete anche il diritto di presentare un reclamo presso un'autorità di controllo.
Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali sono conservati fino a quando risulta necessario per chiarire la situazione ed effettuare una valutazione finale, finché sussiste un interesse legittimo da parte di Webasto o se la conservazione è richiesta dalla legge o da un'indagine da parte di autorità pubbliche o procedimenti giudiziari. Una volta conclusa l'elaborazione della segnalazione, i dati verranno cancellati secondo le disposizioni di legge locali.
Uso del sistema di whistleblowing
La comunicazione tra il vostro computer e il sistema di whistleblowing avviene tramite una connessione crittografata (SSL). Il vostro indirizzo IP non verrà memorizzato durante l'uso del sistema di whistleblowing. Per mantenere la connessione tra il vostro computer e il sistema di whistleblowing viene memorizzato sul vostro computer un cookie che contiene semplicemente l'ID di sessione (chiamato anche cookie di sessione). Questo cookie è valido solo fino al termine della sessione e scade alla chiusura del browser.
È possibile creare una casella di posta nel sistema di whistleblowing, che è protetta con un nome utente/pseudonimo e una password scelti individualmente. Questo vi permette di inviare le segnalazioni al dipendente responsabile di Webasto in forma nominativa o anonima, in modo sicuro. I dati vengono archiviati solo all'interno del sistema di whistleblowing, che è altamente sicuro. Non si tratta di una modalità di classica comunicazione tramite e-mail.
Nota sull'invio di allegati
Quando inviate una segnalazione o un'informazione supplementare, potete inviare anche allegati al dipendente responsabile di Webasto. Se desiderate inviare una segnalazione anonima, vi preghiamo di tenere presente la seguente nota sulla sicurezza: i file elettronici possono contenere dati personali nascosti che potrebbero compromettere il vostro anonimato. Rimuovete tali informazioni prima di inviare un file. Se non siete in grado di eliminare questi dati o se avete incertezze su come farlo, copiate il testo del vostro allegato nel testo della segnalazione o inviate il documento stampato in forma anonima all'indirizzo indicato a piè di pagina, citando il numero di riferimento ricevuto al termine del processo di segnalazione.
Versione: giugno 2021
