Informativa sulla riservatezza dei dati
Per noi di Armacell, la vostra fiducia significa tutto, quindi vogliamo farvi conoscere i vostri diritti e rendervi più facile capire quali informazioni raccogliamo e perché le raccogliamo. Per noi sono molto importanti la protezione e la riservatezza dei dati e ci atteniamo alle disposizioni del regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (“RGPD dell’UE”) oltre che alle norme nazionali attualmente in vigore sulla privacy dei dati. Leggete con attenzione queste informazioni sulla privacy dei dati prima di inviare una segnalazione.
Finalità del sistema di whistleblowing e base giuridica
Il sistema di whistleblowing (BKMS® System) serve a ricevere, trattare e gestire in modo sicuro e riservato le segnalazioni di violazioni delle norme di compliance del gruppo Armacell. Il trattamento dei dati personali nel BKMS® System si basa sul legittimo interesse della nostra azienda a individuare e impedire condotte improprie, evitando quindi danni ad Armacell e ai suoi dipendenti e clienti. L’articolo 6 (1) (f) del RGPD dell’UE funge da base giuridica per il trattamento di questi dati.
Responsabile
Il responsabile della privacy dei dati nel sistema di whistleblowing è
- il gruppo Armacell e
- le sue filiali
come parti con reciproca responsabilità autonoma (di seguito anche: “Armacell”). Il sistema di whistleblowing è gestito da un’azienda specializzata, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino, Germania, per conto di Armacell.
I dati e le informazioni personali inseriti nel sistema di whistleblowing sono archiviati in una banca dati gestita da EQS Group, in un centro dati ad alta sicurezza. Solo il Whistleblowing Committee di Armacell ha accesso ai dati. EQS Group e altre terze parti non hanno accesso ai dati. Questo è garantito nella procedura certificata tramite ampie misure tecniche e organizzative.
Tutti i dati sono memorizzati criptati con vari livelli di protezione con password, per cui l’accesso è limitato a una cerchia molto ristretta di persone espressamente autorizzate in Armacell.
Armacell ha nominato un responsabile della protezione dei dati. Eventuali domande sulla protezione dei dati e sulla riservatezza possono essere rivolte a dataprotection@armacell.com.
Tipo di dati personali raccolti
L’uso del sistema di whistleblowing avviene su base volontaria. Se inviate una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing, raccogliamo i seguenti dati e informazioni personali:
- nome, se scegliete di rivelare la vostra identità,
- se siete impiegati presso Armacell e
- i nomi e altri dati personali dei soggetti che menzionate nella segnalazione.
Gestione riservata delle segnalazioni
Le segnalazioni in arrivo sono ricevute da una piccola cerchia di impiegati espressamente autorizzati e con una qualifica speciale dell’ufficio Compliance di Armacell e sono sempre gestite in forma riservata. I dipendenti dell’ufficio Compliance del gruppo Armacell valutano il caso e procedono con ulteriori indagini necessarie a seconda del caso specifico.
Durante il trattamento di una segnalazione o lo svolgimento di un’indagine speciale può essere necessario condividere le segnalazioni con altri dipendenti del gruppo Armacell o con dipendenti di altre aziende del gruppo, ad esempio se le segnalazioni si riferiscono a fatti avvenuti nelle filiali. Queste ultime possono essere ubicate in Paesi al di fuori dell’Unione Europea o dello Spazio economico europeo in cui vigono normative diverse sulla privacy dei dati personali. Da parte nostra garantiamo sempre il rispetto delle norme sulla privacy dei dati applicabili quando condividiamo le segnalazioni.
Tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l’obbligo di mantenerne la riservatezza.
Informazioni sulla persona accusata
Come principio base, siamo tenuti per legge a informare le persone accusate di avere ricevuto una segnalazione che le riguarda, a meno che ciò non metta a repentaglio ulteriori indagini sulla segnalazione. In questo contesto, e se legalmente possibile, la vostra identità come whistleblower non verrà rivelata.
Diritti degli interessati
Secondo la legge europea sulla protezione dei dati, voi e i soggetti menzionati nella segnalazione avete il diritto di chiedere informazioni, rettificare, cancellare, limitare il trattamento e opporvi al trattamento dei dati personali in questione. Se viene esercitato il diritto di opposizione, verificheremo immediatamente in che misura i dati conservati siano ancora necessari per dare seguito a una segnalazione. I dati che non sono più necessari saranno cancellati subito. Avete, inoltre, il diritto di presentare un reclamo presso un’autorità di controllo.
Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali sono conservati solo fino a quando risulta necessario per chiarire la situazione e valutare la segnalazione, fino a quando sussiste un legittimo interesse dell’azienda o fino a quando previsto per legge. Una volta conclusa l’elaborazione della segnalazione, i dati sono cancellati secondo le disposizioni di legge.
Utilizzo del portale di segnalazione
La comunicazione tra il vostro computer e il sistema di whistleblowing avviene tramite una connessione crittografata (SSL). Il vostro indirizzo IP non verrà memorizzato durante l’uso del sistema di whistleblowing. Per mantenere la connessione tra il vostro computer e il BKMS® System, viene memorizzato sul vostro computer un cookie che contiene solo l’ID della sessione (chiamato anche null cookie). Questo cookie è valido solo fino al termine della sessione e scade alla chiusura del browser.
All’interno del sistema di whistleblowing, è possibile creare una casella di posta protetta da uno pseudonimo/nome utente e da una password scelti individualmente. Questo vi permette di inviare le segnalazioni al dipendente responsabile di Armacell in modo sicuro in forma nominativa o anonima. Questo sistema archivia i dati solo all’interno del sistema di whistleblowing, il che rende il processo particolarmente sicuro. Non è una classica forma di comunicazione tramite e-mail.
Nota sull’invio di allegati
Quando si invia una segnalazione o un’informazione supplementare, è possibile contemporaneamente inviare anche degli allegati al dipendente responsabile del gruppo Armacell. Se desiderate inviare una segnalazione anonima, vi preghiamo di tenere presente le seguenti note sulla sicurezza: i file possono contenere dati personali nascosti che potrebbero compromettere il vostro anonimato. Eliminate questi dati prima di inviare la segnalazione. Se non siete in grado di eliminare questi dati o se non sapete come farlo, copiate il testo del vostro allegato nel testo della segnalazione o inviate il documento stampato in forma anonima all’indirizzo indicato a piè di pagina, citando il numero di riferimento ricevuto al termine della procedura di segnalazione.
Versione: giugno 2021
