Note sulla protezione dei dati
Per noi sono molto importanti la protezione e la riservatezza dei dati e ci atteniamo alle disposizioni del regolamento europeo generale sulla protezione dei dati (RGPD-UE) oltre che alle norme nazionali attualmente in vigore sulla tutela dei dati. Legga con attenzione queste informazioni sulla protezione dei dati prima di inviare una segnalazione.
Scopo e fondamento giuridico del sistema di whistleblowing
Il sistema di whistleblowing (BKMS® System) serve a ricevere, elaborare e gestire in maniera sicura e riservata le segnalazioni di violazioni delle norme di compliance del gruppo ebm-papst. Il trattamento di dati personali nel quadro di BKMS® System si basa sull'interesse legittimo della nostra azienda a scoprire e prevenire abusi e dunque ad evitare danni al gruppo ebm-papst, ai suoi dipendenti e ai suoi clienti. Il fondamento giuridico del trattamento dei dati personali da parte nostra è l’articolo 6(1)(f) RGPD (Regolamento generale sulla protezione dei dati).
Responsabili
Il responsabile della protezione dei dati nel sistema di whistleblowing è ebm-papst Mulfingen GmbH & Co. KG, Bachmühle 2, 74673 Mulfingen in Germania e, se necessario, le aziende ad essa affiliate ai sensi dell'art. 15 della Legge sulle società (AktG) quali soggetti autonomi responsabili (di seguito anche: “ebm-papst”).
Il sistema di whistleblowing è gestito da un’azienda specializzata, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino, Germania, per conto di ebm-papst.
I dati e le informazioni personali inseriti nel sistema di whistleblowing sono conservati in una banca dati gestita da EQS Group AG, in un centro dati ad alta sicurezza. I dati possono essere visualizzati solamente da ebm-papst. EQS Group AG e altre terze parti non hanno accesso ai dati. Questo è garantito nella procedura certificata tramite ampie misure tecniche e organizzative.
Tutti i dati sono cifrati e memorizzati con vari livelli di protezione con password secondo un sistema di permessi, per cui l'accesso è limitato a una cerchia molto ristretta di persone espressamente autorizzate presso ebm-papst.
ebm-papst ha nominato un responsabile della protezione dei dati, che può essere raggiunto all'indirizzo postale indicato sopra con l'aggiunta “C/a: responsabile della protezione dei dati” o all’indirizzo e-mail datenschutz-epm@de.ebmpapst.com
Tipo di dati personali raccolti
L'uso del sistema di whistleblowing avviene su base volontaria. Se Lei invia una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing, raccogliamo i seguenti dati e informazioni personali:
- Nome, se sceglie di rivelare la Sua identità
- Se è dipendente di ebm-papst
- I nomi e altri dati personali delle persone che indica nella Sua segnalazione, se pertinente
Gestione riservata delle segnalazioni
Le segnalazioni in arrivo sono ricevute da una piccola cerchia di impiegati espressamente autorizzati e con una qualifica apposita dell'organizzazione di compliance di ebm-papst e sono sempre gestite in forma riservata. I dipendenti dell'organizzazione di compliance di ebm-papst valuteranno la questione e procederanno con eventuali indagini necessarie a seconda del caso specifico.
Nell'ambito dell'elaborazione di una segnalazione o dello svolgimento di un'indagine speciale, può essere necessario condividere le segnalazioni con altri dipendenti di ebm-papst o con dipendenti di altre aziende del gruppo, ad esempio se le segnalazioni si riferiscono a fatti nelle filiali. Queste ultime possono essere ubicate in Paesi al di fuori dell'Unione europea o dello Spazio economico europeo, in cui vigono norme diverse sulla protezione dei dati personali. Da parte nostra, garantiamo sempre il rispetto delle norme sulla protezione dei dati quando condividiamo le segnalazioni.
Tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l'obbligo di mantenerne la riservatezza.
Informazioni sull'accusato
Siamo legalmente obbligati a informare i soggetti accusati di eventuali segnalazioni che li riguardano, a condizione che la divulgazione di tali informazioni non comprometta l'indagine. La Sua identità come whistleblower non sarà divulgata a meno che questo non sia legalmente richiesto.
Diritti degli interessati
Secondo la legge europea sulla protezione dei dati, Lei e i soggetti menzionati nella segnalazione avete il diritto di accedere, rettificare, cancellare, limitare il trattamento e opporvi al trattamento dei vostri dati personali. Se ci si avvale del diritto di opposizione al trattamento dei dati personali, si valuterà immediatamente se i dati memorizzati sono necessari per l'analisi di una segnalazione. I dati che non sono più necessari saranno cancellati subito. Ha anche il diritto di presentare un reclamo presso un'autorità di controllo.
Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali sono conservati fino a quando risulta necessario per chiarire la situazione ed effettuare una valutazione finale o finché sussiste un interesse legittimo da parte dell'azienda o se la conservazione è richiesta dalla legge. Una volta concluso il trattamento della segnalazione, i dati saranno cancellati secondo le disposizioni di legge.
Uso del sistema di whistleblowing
La comunicazione tra il Suo computer e il sistema di whistleblowing avviene tramite una connessione crittografata (SSL). Il Suo indirizzo IP non verrà memorizzato durante l'uso del sistema di whistleblowing. Per mantenere la connessione tra il Suo computer e BKMS® System, viene memorizzato sul Suo computer un cookie che contiene semplicemente l’ID di sessione (chiamato anche cookie di sessione). Questo cookie è valido solo fino al termine della sessione e scade alla chiusura del browser.
È possibile creare nel sistema di whistleblowing una casella di posta protetta con un nome utente/pseudonimo e una password scelti individualmente. Questo Le permette di inviare le segnalazioni al dipendente responsabile presso ebm-papst in forma nominativa o anonima, in maniera sicura. Questo sistema archivia i dati solo all'interno del sistema di whistleblowing, che li rende particolarmente sicuri. Non si tratta di una modalità di classica comunicazione tramite e-mail.
Nota sull’invio di allegati
Quando si invia una segnalazione o un'informazione supplementare, è possibile inviare anche allegati al dipendente responsabile presso ebm-papst. Se vuole inviare una segnalazione anonima, La preghiamo di tenere presente la seguente nota sulla sicurezza: i file elettronici possono contenere dati personali nascosti che potrebbero compromettere il Suo anonimato. Rimuovere tali informazioni prima di inviare un file. Se non è in grado di eliminare questi dati o se ha incertezze su come farlo, copi il testo del Suo allegato nel testo della segnalazione o invii il documento stampato in forma anonima all'indirizzo indicato a piè di pagina, citando il numero di riferimento ricevuto al termine del processo di segnalazione.
Versione: 01/05/2021