Note privind protecția datelor
Suntem foarte riguroși cu protecția datelor și confidențialitatea și respectăm prevederile Regulamentului general european privind protecția datelor (RGPD), precum și reglementările naționale actuale privind protecția datelor. Vă rugăm să citiți cu atenție aceste informații cu privire la protecția datelor înainte de a expedia un mesaj.
Scopul și baza legală a sistemului de sesizări
Sistemul de sesizări (BKMS® System) este destinat primirii, procesării și gestionării în siguranță și în deplină confidențialitate a mesajelor privind încălcările regulilor de conformitate din cadrul grupului ebm-papst. Prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul BKMS® System se bazează pe interesul legitim al întreprinderii noastre de a identifica și preveni abuzurile și, prin urmare, de a evita daunele cauzate grupului ebm-papst, angajaților și clienților acesteia. Temeiul juridic pentru prelucrarea datelor cu caracter personal este articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD (Regulamentul general privind protecția datelor).
Părțile responsabile
Partea responsabilă pentru protecția datelor în sistemul de sesizări este ebm-papst Mulfingen GmbH & Co. KG, Bachmühle 2, 74673 Mulfingen din Germania și, dacă este necesar, întreprinderile afiliate la aceasta în conformitate cu secțiunea 15 din Legea privind societățile comerciale (AktG) ca părți responsabile în mod autonom (denumită în continuare și: „ebm-papst”).
Sistemul de sesizări este operat de către o întreprindere specializată, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin din Germania, în numele ebm-papst.
Datele cu caracter personal și informațiile introduse în sistemul de sesizări sunt păstrate într-o bază de date operată de către EQS Group AG, într-un centru de date de înaltă securitate. Numai angajații ebm-papst pot vedea datele. Nici EQS Group AG și nici alți terți nu au acces la date. Acest lucru este asigurat în cadrul procedurii certificate prin intermediul unor măsuri tehnice și organizatorice extinse.
Toate datele stocate sunt criptate cu protecție cu parolă pe mai multe niveluri, pe baza unui sistem de permisiuni, astfel încât accesul este restricționat la un grup foarte limitat de persoane autorizate în mod expres la ebm-papst.
ebm-papst a desemnat o persoană responsabilă cu protecția datelor. Responsabilul cu protecția datelor al ebm-papst poate fi contactat prin poștă la adresa menționată mai sus, cu mențiunea „În atenția: Responsabilului cu protecția datelor” și prin e-mail la adresa: datenschutz-epm@de.ebmpapst.com
Tipul de date cu caracter personal colectate
Utilizarea sistemului de sesizări are caracter voluntar. Dacă expediați un mesaj prin intermediul sistemului de raportări, colectăm următoarele date și informații cu caracter personal:
- numele dumneavoastră, dacă alegeți să vă dezvăluiți identitatea
- dacă sunteți angajat al ebm-papst
- numele și alte date cu caracter personal ale persoanelor pe care le menționați în mesajul dvs., dacă este cazul
Tratarea confidențială a mesajelor
Mesajele primite sunt recepționate de un grup restrâns de angajați autorizați expres și instruiți în mod special ai organizației de conformitate a ebm-papst și sunt gestionate întotdeauna confidențial. Angajații organizației de conformitate a ebm-papst vor evalua problema și efectua orice altă investigație necesară în funcție de specificul cazului.
În timpul procesării unui mesaj sau al derulării unei investigații speciale, este posibil să fie necesară partajarea mesajelor cu alți angajați ai ebm-papst sau angajați ai altor întreprinderi din cadrul grupului, de exemplu, dacă mesajul se referă la incidente care au avut loc în filiale. Acestea se pot afla în țări din afara Uniunii Europene sau a Spațiului Economic European, având reglementări diferite privind protecția datelor cu caracter personal. Vom asigura întotdeauna respectarea reglementărilor aplicabile privind protecția datelor atunci când partajăm mesaje.
Toate persoanele cărora li se acordă acces la date sunt obligate să păstreze confidențialitatea.
Informații despre acuzat
Suntem obligați prin lege să informăm părțile acuzate cu privire la orice mesaj primit împotriva lor, imediat ce divulgarea acestor informații nu mai pune în pericol investigația. Identitatea dvs. ca informator nu va fi divulgată decât dacă avem obligativitatea legală de a face acest lucru.
Drepturile persoanelor vizate
Conform legislației europene privind protecția datelor, dumneavoastră și persoanele menționate în mesaj aveți drept de acces, rectificare, ștergere, restricționare a prelucrării și dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal. Dacă este invocat dreptul de a vă opune prelucrării datelor cu caracter personal, necesitatea datelor păstrate pentru examinarea unui mesaj va fi evaluată imediat. Datele care nu mai sunt necesare vor fi șterse imediat. De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere.
Durata de păstrare a datelor cu caracter personal
Datele cu caracter personal sunt păstrate atât timp cât este necesar pentru clarificarea situației și efectuarea unei evaluări finale sau atât timp cât există un interes legitim din partea întreprinderii sau dacă păstrarea este solicitată prin lege. După încheierea procesării mesajului, aceste date vor fi șterse în conformitate cu cerințele statutare.
Folosirea sistemului de raportări
Comunicarea dintre computerul dumneavoastră și sistemul de sesizări se realizează prin intermediul unei conexiuni criptate (SSL). Adresa dumneavoastră IP nu va fi salvată în timpul utilizării sistemului de sesizări. Pentru a menține conexiunea dintre computerul dumneavoastră și BKMS® System, un modul cookie este salvat pe computerul dumneavoastră, care nu conține decât ID-ul sesiunii (un așa-numit „modul cookie pentru sesiune”). Acest modul cookie este valabil numai până la terminarea sesiunii dvs. și expiră atunci când închideți browserul.
Puteți crea o căsuță poștală protejată în cadrul sistemului de sesizări, creând un pseudonim/nume de utilizator și o parolă personalizate. Aceasta vă permite să trimiteți mesaje către angajatul responsabil din cadrul ebm-papst, fie folosindu-vă numele, fie într-un mod anonim, sigur. Acest sistem salvează datele numai în cadrul sistemului de sesizări, ceea ce îl face să fie deosebit de sigur. Aceasta nu este o formă de comunicare obișnuită prin e-mail.
Notă privind trimiterea atașamentelor
Când expediați un mesaj sau o completare, puteți trimite simultan și atașamente angajatului responsabil al ebm-papst. Dacă doriți să expediați un mesaj anonim, rețineți următoarele informații de siguranță: Fișierele pot conține informații ascunse cu caracter personal care ar putea afecta anonimatul dvs. Înainte de a trimite un fișier, vă rugăm să eliminați toate aceste tipuri de informații. Dacă nu puteți elimina aceste date sau dacă nu știți cum să faceți acest lucru, copiați textul atașamentului dvs. în textul mesajului sau trimiteți anonim documentul tipărit la adresa menționată în nota de subsol, menționând numărul de referință primit la terminarea procesării mesajului.
Versiune: 01/05/2021