Opombe o varovanju podatkov
Zaupnost in varovanje podatkov obravnavamo zelo resno ter izpolnjujemo določila evropske Splošne uredbe o varstvu podatkov (SUVP) in veljavne nacionalne zakonodaje o varovanju podatkov. Prosimo, da pred pošiljanjem sporočila skrbno preberete te informacije o varovanju podatkov.
Namen in pravna podlaga sistema za žvižgače
Sistem za žvižgače (BKMS® System) je namenjen varnemu in zaupnemu sprejemanju, obdelavi ter upravljanju sporočil v zvezi s kršitvami pravil skladnosti skupine ebm-papst. Obdelovanje osebnih podatkov v okviru sistema BKMS® System temelji na zakonitem interesu našega podjetja za razkrivanje in preprečevanje zlorab ter s tem preprečevanje škode za skupino ebm-papst, njene zaposlene in stranke. Pravna podlaga za obdelovanje osebnih podatkov je 6. člen, 1. odstavek, točka f SUVP (Splošne uredbe o varstvu podatkov).
Odgovorne pravne osebe
Stranka, odgovorna za varovanje podatkov v sistemu za žvižgače, je podjetje ebm-papst Mulfingen GmbH & Co. KG, Bachmühle 2, 74673 Mulfingen iz Nemčije in po potrebi družbe, povezane z zgoraj navedenim podjetjem v skladu s 15. členom Zakona o gospodarskih družbah (AktG) kot samostojno odgovorne stranke (v nadaljevanju: »ebm-papst«).
Sistem za žvižgače upravlja specializirano podjetje EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin v Nemčiji, v imenu skupine ebm-papst.
Vsi osebni podatki in informacije, vneseni v sistem za žvižgače, so shranjeni v podatkovni zbirki, ki jo upravlja podjetje EQS Group AG v močno zavarovanem podatkovnem središču. Podatke lahko vidijo le zaposleni skupine ebm-papst. Podjetje EQS Group AG in druge tretje osebe nimajo dostopa do podatkov. To je zagotovljeno s certificiranim postopkom in obsežnimi tehničnimi ter organizacijskimi ukrepi.
Vsi podatki so shranjeni v šifrirani obliki z več ravnmi zaščite z gesli in s sistemom dovoljenj, tako da je dostop omejen na zelo majhno število izrecno pooblaščenih oseb skupine ebm-papst.
Skupina ebm-papst je imenovala pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Pooblaščena oseba za varstvo podatkov skupine ebm-papst je dosegljiva po pošti na zgoraj navedenem naslovu, s pripisom »Za: Pooblaščena oseba za varstvo podatkov« in po e-pošti na: datenschutz-epm@de.ebmpapst.com.
Vrste zbranih osebnih podatkov
Sistem za žvižgače se uporablja prostovoljno. Ko pošljete sporočilo v sistem za žvižgače, zbiramo naslednje osebne podatke in informacije:
- vaše ime, če nam želite razkriti svojo identiteto,
- ali ste zaposleni skupine ebm-papst,
- imena in druge osebne podatke oseb, ki jih omenjate v sporočilu, kadar je to ustrezno.
Zaupna obravnava sporočil
Prejeta sporočila sprejme majhna izbrana skupina posebej pooblaščenih in usposobljenih zaposlenih v organizaciji za skladnost skupine ebm-papst ter jih vedno obravnava zaupno. Zaposleni v organizaciji za skladnost skupine ebm-papst bodo ocenili in izvedli nadaljnje potrebne preiskave v zvezi z zadevnim primerom.
Med obdelavo sporočila ali izvedbo posebne preiskave je morda treba sporočila deliti z drugimi zaposlenimi skupine ebm-papst ali zaposlenimi drugih podjetij v skupini, npr. kadar se sporočila nanašajo na dogodke v podružnicah. Slednje so lahko v državah zunaj Evropske unije ali Evropske gospodarske skupnosti z drugačnimi predpisi o varovanju osebnih podatkov. Vedno zagotovimo, da so pri posredovanju sporočil upoštevani zadevni predpisi za varovanje podatkov.
Vse osebe, ki pridobijo dostop do podatkov, so zavezane k ohranjanju njihove zaupnosti.
Informacije o obtožencih
Pravno smo zavezani, da osebe, ki so bile obtožene v katerem koli prejetem sporočilu, o tem obvestimo takoj, ko razkritje te informacije več ne ogroža preiskave. Vaše identitete kot žvižgača ne bomo razkrili, razen če smo k temu pravno zavezani.
Pravice posameznikov, na katere se nanašajo podatki
Skladno z evropsko zakonodajo o varstvu podatkov imate vi in osebe, navedene v sporočilu, pravico do dostopa, popravkov, izbrisa in omejitve obdelave podatkov ter ugovora zoper obdelavo vaših osebnih podatkov. Če uveljavite pravico do ugovora zoper obdelavo svojih osebnih podatkov, se bo nemudoma ocenila potreba po shranjenih podatkih za namen preučevanja sporočila. Podatki, ki več niso potrebni, bodo nemudoma izbrisani. Imate tudi pravico, da vložite pritožbo pri nadzornem organu.
Obdobje hrambe osebnih podatkov
Osebni podatki se hranijo tako dolgo, kot je potrebno za razjasnitev situacije in izvedbo končne ocene ali dokler za to obstaja zakoniti interes podjetja ali če hrambo zahteva zakon. Po končni obdelavi sporočila se podatki izbrišejo skladno z zakonskimi obveznostmi.
Uporaba sistema za žvižgače
Komunikacija med vašim računalnikom in sistemom za žvižgače poteka s šifrirano povezavo (SSL). Vaš naslov IP med vašo uporabo sistema za žvižgače ne bo shranjen. Če želite ohraniti povezavo med računalnikom in sistemom BKMS® System, se v računalnik shrani piškotek, ki vsebuje samo ID seje (tako imenovani sejni piškotek). Piškotek velja samo do konca seje in postane neveljaven, ko zaprete brskalnik.
V sistemu za žvižgače lahko ustvarite zaščiten poštni predal z vzdevkom/uporabniškim imenom, izbranim po lastni izbiri, in geslom. To vam omogoča, da sporočila pošljete odgovornemu uslužbencu skupine ebm-papst z navedbo svojega imena ali na varen anonimen način. Ta sistem hrani podatke samo znotraj sistema za žvižgače, zaradi česar je še posebej varen. To ni običajna komunikacija po e-pošti.
Opomba o pošiljanju priponk
Pri pošiljanju sporočila ali dopolnila lahko odgovornemu uslužbencu skupine ebm-papst pošiljate tudi priponke. Če želite poslati anonimno sporočilo, upoštevajte naslednje varnostno opozorilo: Datoteke utegnejo vsebovati osebne podatke, ki lahko ogrozijo vašo anonimnost. Prosimo, da takšne informacije pred pošiljanjem datoteke odstranite. Če teh podatkov ne morete odstraniti ali ne veste, kako jih odstraniti, kopirajte besedilo svoje priponke v besedilo sporočila ali anonimno pošljite natisnjeni dokument na naslov, naveden v nogi strani, z navedbo referenčne oznake sporočila, ki jo prejmete ob koncu procesa sporočanja.
Različica: 01/05/2021