Règlement de procédure pour la procédure de plainte selon la loi allemande sur le devoir de diligence dans les chaînes d’approvisionnement
Préambule
Le respect de la loi allemande sur le devoir de diligence dans les chaînes d'approvisionnement est une priorité absolue pour SMS group. Les infractions à cette dernière doivent être identifiées à temps afin de pouvoir prendre des mesures adéquates et de prévenir les éventuels préjudices pour les clients, les collaborateurs, les partenaires commerciaux, l'entreprise et autres parties concernées.
Cela nécessite la vigilance de tous ainsi que votre disposition à signaler les éventuelles infractions graves aux règles en cas d'indices concrets. Nous tenons également aux signalements correspondants de la part de nos partenaires commerciaux, de nos clients et autres tiers.
Dans le cadre d'une procédure transparente, la procédure de plainte protège les lanceurs d'alerte, les personnes concernées et l'entreprise. Des processus uniformes et rapides ainsi qu'un traitement confidentiel et professionnel des signalements par des spécialistes internes constituent le fondement de ce système.
La procédure de plainte permet à toute personne interne et externe de signaler en toute confiance les risques ou les violations liés aux droits de l'homme ou à l'environnement au sein de la chaîne d'approvisionnement de SMS group ou dans le cadre de ses propres activités.
Ci-après, vous trouverez les principales informations sur la procédure de plainte.
1 Pour quel type de plaintes et de signalements est-il possible d'utiliser notre procédure de plainte ?
La procédure de plainte peut être utilisée pour effectuer des signalements relatifs à des infractions graves aux dispositions légales ou aux règles internes concernant SMS group, dont notamment celles relatives aux droits de l'homme et aux risques ou aux obligations liés à l'environnement.
Les risques liés aux droits de l'homme visés ici incluent notamment toute infraction à l'interdiction du travail des enfants, toute infraction à l'interdiction du travail forcé et de toute forme d'esclavage, le non-respect de la sécurité au travail et des risques sanitaires professionnels, le non-respect de la liberté syndicale, de la liberté d'association et de la liberté de négociation collective, toute infraction à l'interdiction des inégalités de traitement dans l'emploi, toute infraction à l'interdiction de privation d'une rémunération convenable, la destruction des ressources naturelles due à la pollution, toute violation illicite des droits fonciers et toute infraction à l'interdiction de mandater ou d'utiliser des forces de sécurité privées/publiques susceptibles d'entraîner des atteintes par manque d'instruction ou de contrôle.
Les risques liés à l'environnement sont notamment ceux associés au mercure, aux polluants organiques persistants (POP) et aux déchets dangereux.
2 Qui peut émettre des plaintes et des signalements ?
La procédure de plainte est accessible à tous. Autant les collaborateurs que les personnes et les organisations en dehors de SMS group peuvent émettre des plaintes et des signalements ici.
3 Quelles sont les voies de plainte disponibles pour les signalements ?
Les voies de plainte suivantes peuvent être utilisées pour faire des signalements :
- Sur internet, un système de signalement en ligne destiné à l'enregistrement de la plainte ou du signalement est accessible à l'adresse : https://www.bkms-system.com/sms-group. Le signalement peut être fait en renseignant son nom ou bien de façon anonyme. Le masque de saisie a été traduit en plusieurs langues. Il est disponible sans aucune restriction d'heure. Il se peut que des frais de télécommunication soient facturés aux lanceurs d'alerte pour l'utilisation d'internet.
Si les lanceurs d'alerte utilisent ledit outil en ligne pour l'enregistrement de la plainte, ils ont la possibilité de se créer une boîte de réception. Cette dernière leur permet de recevoir des retours, de répondre à des questions et d'être informés de l'avancement de leurs signalements. Lors de la création de la boîte de réception, ils choisissent eux-mêmes leur pseudonyme/leur nom d'utilisateur.
- Par ailleurs, vous pouvez également adresser vos plaintes par voie postale ou via le courrier interne à la personne désignée par l'entreprise [délégué aux plaintes] en utilisant l'adresse suivante :
SMS GmbH – Compliance
Wiesenstraße 30, D-57271 Hilchenbach
ou
par e-mail à l'adresse compliance@sms-group.com
4 Comment sera traité mon signalement ? Qui en aura connaissance ?
Quelle que soit la voie de communication choisie par le lanceur d'alerte, nous traitons tous les signalements de manière confidentielle. Nous sommes toutefois tenus de nous soumettre, le cas échéant, aux obligations légales de divulgation vis-à-vis des autorités ainsi qu'aux exceptions légales à l'obligation de confidentialité.
La confidentialité de l'identité du lanceur d'alerte sera préservée tout au long du processus. Cela inclut également les personnes faisant l'objet d'un signalement et toute autre personne citée dans le signalement. L'accès aux voies de signalement sera refusé aux collaborateurs non habilités.
Toutes les informations seront traitées dans le respect du principe de la confidentialité par l'un des collaborateurs chargés par l'entreprise d'instruire la procédure de plainte. Les personnes chargées par l'entreprise d'instruire la procédure de plainte sont impartiales, c'est-à-dire qu'elles sont autonomes dans l'exercice de leur fonction et qu'elles ne sont liées par aucune instruction.
Les informations à caractère personnel permettant une identification ne doivent être divulguées que sur la base du « besoin d'en connaître » (Need to know) dans la mesure où cela est nécessaire pour l'examen du signalement et en conformité avec les exigences de la protection des données. Le traitement des signalements s'effectue dans le cadre des dispositions légales applicables en matière de protection des données.
Les expositions et les atteintes à la réputation inutiles doivent être évitées. Nous attirons l'attention sur les règlements du point 7.
5 Que se passe-t-il après l'envoi de mon signalement ?
Si une plainte est reçue par le biais des voies de signalement, sa réception est documentée en interne.
Accusé de réception
Quelle que soit la voie de communication choisie, les personnes lanceuses d'alerte recevront un accusé de réception au plus tard sept jours après la réception de leur signalement, dans la mesure où la communication est possible. Ce dernier peut être adressé par écrit, par e-mail ou par voie électronique via le système de signalement numérique selon la voie de communication que vous avez choisie.
Utilisation du système de signalement numérique
Si vous avez effectué un signalement par le biais de notre système de signalement numérique, vous avez la possibilité de vous créer une boîte de réception. Veuillez noter le nom d'utilisateur et le mot de passe et les conserver. Cette boîte de réception vous permet à tout moment de fournir des informations supplémentaires et de communiquer avec les chargés de dossier.
Étaiement
Les collaborateurs chargés de l'instruction de la procédure de plainte vérifient les faits communiqués dans le cadre de la plainte. La plainte reçue sera classifiée et priorisée en fonction du sujet et de la gravité.
Si la vérification devait s'avérer impossible par manque de renseignements, le collaborateur chargé de l'instruction de la procédure de plainte prendra contact avec la personne lanceuse d'alerte afin d'obtenir davantage d'informations dans la mesure du possible.
En cas d'absence d'informations suffisantes étayées par des faits et d'impossibilité de prise de contact, le dossier relatif à la conformité (compliance) sera classé pour cause de manque d'étaiement.
Vérification/examen
Le collaborateur chargé de l'instruction de la procédure de plainte effectue une vérification exhaustive des faits et s'assure que tous les signalements sont dûment examinés. Il fait le point sur les faits avec la personne lanceuse d'alerte ; en cas de signalement anonyme, cela n'a toutefois lieu que dans la mesure du possible. Le cas échéant, la procédure sera transférée à un autre service compétent pour traitement et examen des faits.
Les collaborateurs chargés de l'instruction de la procédure de plainte sont liés par le principe de la confidentialité, impartiaux et non soumis à des instructions. Du reste, ils sont tenus de respecter les dispositions en matière de protection des données et de garantir la transparence ainsi que les droits de toutes les personnes concernées. Cela inclut la protection du lanceur d'alerte.
S'il est établi, selon la conviction du collaborateur chargé de l'instruction de la procédure de plainte, après établissement des faits, examen et enquête, qu'il n'existe aucun risque relatif aux droits de l'homme et à l'environnement ni aucune violation des obligations relatives aux droits de l'homme ou à l'environnement dans le cadre des activités de l'entreprise ou chez ses fournisseurs, la personne lanceuse d'alerte en sera informée par écrit ou par e-mail. La procédure sera classée dans ce cas.
Si l'enquête confirme les risques liés aux droits de l'homme et à l'environnement ou les violations des obligations relatives aux droits de l'homme ou à l'environnement dans le cadre des activités de l'entreprise ou chez ses fournisseurs, des mesures appropriées (mesures préventives et correctives) seront prises par le service responsable au sein de l'entreprise. Cela peut également inclure des sanctions disciplinaires appropriées au cas par cas.
Il est possible d'élaborer une proposition de mesure corrective en échangeant avec la personne lanceuse d'alerte.
Le délai de traitement dépend du cas et peut, selon la complexité du cas, aller de quelques jours à plusieurs mois. L'entreprise s'efforce toutefois d'effectuer le traitement dans les meilleurs délais.
La personne lanceuse d'alerte sera, si possible, informée de la clôture de la procédure de plainte.
6 Procédure facultative de règlement amiable des litiges
L'entreprise est libre de proposer en complément, à n'importe quelle phase de la procédure de plainte, une procédure de règlement amiable des litiges et notamment une procédure d'arbitrage ou de médiation. La personne lanceuse d'alerte est libre de prendre part à cette procédure de règlement amiable des litiges. Les détails de la procédure de règlement amiable des litiges seront discutés conjointement par les parties impliquées et réglés dans un accord à conclure séparément.
7 Quels sont mes droits lorsque j'émets des doutes en matière de conformité (compliance) ?
L'entreprise s'assure que les collaborateurs ayant évoqué en toute bonne foi une faute supposée ou avérée relative à la loi LkSG seront protégés de toute forme d'intimidation ou de représailles, même si le soupçon signalé s'est avéré infondé. « En toute bonne foi » signifiant que la personne est persuadée que sa présentation correspond à la réalité, peu importe qu'une enquête ultérieure confirme cette présentation ou non. Tout signalement sciemment abusif d'une infraction à la loi LkSG dans le but d'une accusation délibérée et mensongère d'une autre personne constitue une infraction à la conformité (compliance) et sera sanctionné par des mesures appropriées.
Aucune tentative d'intimidation et de représailles à l'encontre de collaborateurs signalant en toute bonne foi une faute avérée ou supposée ne sera tolérée.
Si vous avez l'impression de subir des intimidations ou des représailles en raison de votre signalement de doutes relatifs à la loi LkSG, adressez-vous au service Global Support Function Compliance.
Les doutes relatifs à la conformité (compliance) concernant une intimidation ou des représailles en raison d'un signalement en vertu de la loi LkSG
seront également examinés selon les principes exposés ci-dessus.
Si des lanceurs d'alerte, qui sont des collaborateurs d'un fournisseur direct, sont concernés, l'entreprise s'efforcera de conclure des accords contractuels correspondants avec le fournisseur.
8 Quel est le service responsable de la procédure de plainte au sein de l'entreprise ?
Le service Global Support Function Compliance est responsable de la procédure de plainte.