Regras para o procedimento de denúncias de acordo com a Lei de Due Diligence da Cadeia Fornecimento alemã
Preâmbulo
A conformidade com a Lei de Due Diligence da Cadeia Fornecimento alemã tem alta prioridade para o SMS group. As violações devem ser identificadas em um estágio inicial, a fim de adotar medidas apropriadas e evitar possíveis danos aos clientes, funcionários, parceiros comerciais, empresa e outras partes afetadas.
Isto requer a atenção de todos, bem como sua disposição para apontar possíveis violações graves das regras no caso de provas concretas. Também valorizamos advertências correspondentes de parceiros comerciais, clientes e outros terceiros.
No âmbito de um procedimento transparente, o procedimento de denúncias protege os denunciantes, as partes afetadas e a empresa. A base deste sistema é formada por processos uniformes e rápidos, bem como o processamento confidencial e profissional de evidências por especialistas internos.
O procedimento de denúncias permite a qualquer pessoa interna ou externa relatar confidencialmente riscos ou violações dos direitos humanos ou ambientais na cadeia de fornecimento do SMS group ou em sua própria área de negócios.
As informações mais importantes sobre o procedimento de denúncias são apresentadas abaixo.
1 O nosso procedimento de denúncias pode ser usado para qual tipo de denúncias e alertas?
Através do procedimento de denúncias, podem ser feitas notificações sobre violações graves das regras legais e internas da empresa que afetam o SMS group, especialmente sobre direitos humanos e riscos ou obrigações ambientais.
Os riscos dos direitos humanos incluem, em particular, a violação da proibição do trabalho infantil, a violação da proibição do trabalho forçado e de todas as formas de escravidão, o desrespeito à saúde e segurança no trabalho e aos riscos relacionados à saúde no trabalho, o desrespeito à liberdade de associação e negociação coletiva, a violação da proibição de tratamento desigual no trabalho, a violação da privação de um salário justo, a destruição da subsistência natural através da poluição ambiental, a violação ilegal dos direitos rurais e a violação da proibição de contratação ou uso de forças de segurança privadas/públicas, o que pode levar a efeitos adversos devido à falta de instrução ou controle.
Os riscos ambientais surgem especialmente em relação ao mercúrio, poluentes orgânicos persistentes (POPs) e resíduos perigosos.
2 Quem pode fazer denúncias e notificações?
O procedimento de denúncias é aberto a todos. Tanto funcionários como pessoas e organizações fora do SMS group podem fazer denúncias e notificações por aqui.
3 Quais canais de denúncias podem ser usados para enviar informações?
Os seguintes canais de denúncias podem ser usados para enviar informações:
· Um sistema online de denúncia para denúncias ou informações está disponível via internet no endereço: https://www.bkms-system.com/sms-group. A notificação pode ser enviada em seu nome ou de forma anônima. A máscara de entrada está traduzida em vários idiomas. Ela pode ser acessada sem restrições temporais. Sob determinadas circunstâncias, os denunciantes podem precisar arcar com os custos de telecomunicação para o uso da internet.
Se os denunciantes utilizarem a ferramenta online supracitadas para fazer uma denúncia, eles podem criar uma conta de correio eletrônico para si mesmos. Através desta caixa de correio eletrônico eles recebem feedback, podem responder perguntas e serão informados sobre o progresso de suas informações. Ao configurar a caixa de correio eletrônico, eles escolhem seu próprio pseudônimo/nome de usuário e senha.
· Também podem ser enviadas denúncias por correio ou usando o correio interno para a pessoa encarregada da empresa [responsável por denúncias] usando o seguinte endereço
SMS GmbH – Compliance
Wiesenstraße 30, 57271 Hilchenbach
ou
por e-mail para compliance@sms-group.com
4 Como será tratada a minha denúncia? Quem ficará sabendo disso?
Independentemente do canal de comunicação escolhido pelo denunciante, tratamos todas as informações de forma confidencial. Entretanto, somos obrigados a cumprir com quaisquer obrigações legais de fornecer informações às autoridades e quaisquer exceções legais à exigência de confidencialidade.
A confidencialidade da identidade do denunciante é mantida durante todo o processo. Isto também inclui as pessoas que são alvo de uma denúncia e outras pessoas mencionadas na denúncia. Os funcionários não autorizados não terão acesso aos canais de denúncia.
Todas as informações serão tratadas com o devido respeito ao princípio de confidencialidade por um funcionário designado pela empresa para realizar o procedimento de denúncias. As pessoas encarregadas pela empresa da implementação do procedimento de denúncias são imparciais, ou seja, são independentes no desempenho de sua tarefa e não estão sujeitas a instruções.
As informações pessoais que permitem a identificação só podem ser divulgadas com base na “Need to know Basis” se isso for necessário para a investigação da denúncia e de acordo com os requisitos de proteção de dados. O processamento das informações será realizado de acordo com as disposições aplicáveis da lei geral de proteção de dados pessoais.
Deve ser evitada a exposição desnecessária e os danos à reputação. É feita referência aos regulamentos no ponto 7.
5 O que acontece depois que eu enviar a minha denúncia?
Se uma denúncia é recebida através dos canais de denúncia, seu recebimento é documentado internamente.
Confirmação de recebimento
Independentemente do canal de comunicação escolhido, os denunciantes receberão um aviso de recebimento no prazo máximo de sete dias após o recebimento de sua denúncia, desde que a comunicação seja possível. Isto pode ser feito por escrito, por e-mail ou eletronicamente através do sistema digital de denúncia, dependendo do canal de comunicação escolhido.
Uso do sistema digital de denúncia
Se você apresentou uma denúncia através do nosso sistema digital de denúncia, você pode criar uma caixa de correio eletrônico para si mesmo. Anote o nome de usuário e a senha e mantenha-os em um local seguro. Você pode usar a caixa de correio eletrônico para enviar informações adicionais e se comunicar com os investigadores a qualquer momento.
Fundamentação
Os funcionários encarregados do procedimento de denúncias verificarão os fatos do caso relatado na denúncia. A denúncia recebida é classificada e priorizada de acordo com o assunto e a severidade.
Se não for possível examinar a denúncia devido à falta de informações suficientes, o funcionário encarregado pelo procedimento de denúncias entrará em contato com a pessoa que faz a alegação para pedir mais informações, se isso for possível.
Se não houver informações suficientes baseadas em fatos ou não for possível entrar em contato, o caso de conformidade será encerrado devido à falta de fundamentação.
Verificação/investigação
O funcionário encarregado pelo procedimento de denúncias examinará os fatos do caso em detalhes e assegurará que todas as informações sejam adequadamente investigadas. O funcionário discutirá os fatos com a pessoa que faz a denúncia, mas no caso de denúncias anônimas, somente na medida do possível. Se necessário, o caso é encaminhado a outro departamento competente para processamento e esclarecimento dos fatos.
Os funcionários encarregados pela implementação do procedimento de denúncias estão vinculados ao princípio de confidencialidade, são imparciais e não estão sujeitos a instruções. Além disso, eles são obrigados a cumprir os regulamentos da lei geral de proteção de dados pessoais e a garantir a transparência, bem como os direitos de todas as pessoas envolvidas. Isto inclui a proteção do denunciante.
Se, após o esclarecimento dos fatos, discussão e investigação, o funcionário encarregado pela implementação do procedimento de denúncias estiver convencido que não existam riscos aos direitos humanos e ambientais, violações das obrigações relacionadas aos direitos humanos ou ambientais na área de negócios própria e nos fornecedores, a pessoa que fez a denúncia será informada por escrito ou por e-mail. Neste caso, o procedimento será descontinuado.
Se a investigação confirmar riscos aos direitos humanos e ambientais ou violações dos direitos humanos ou obrigações ambientais na própria unidade de negócios e nos fornecedores, serão iniciadas medidas de acompanhamento adequadas (medidas preventivas e corretivas) pela unidade responsável na empresa. Isto também pode incluir medidas disciplinares adequadas em casos individuais.
Uma proposta de ação corretiva pode ser desenvolvida em consulta com a pessoa que fez a denúncia.
O tempo de processamento depende do caso e pode levar de alguns dias a vários meses, dependendo da complexidade do caso. No entanto, a empresa se esforça para concluir o processamento o mais rapidamente o possível.
O denunciante será informado sobre a conclusão do processo de denúncia, se possível.
6 Procedimentos opcionais para a resolução consensual de disputas
A empresa é livre para oferecer também um procedimento consensual de resolução de disputas, em particular arbitragem ou mediação, em qualquer etapa do procedimento de denúncias. O denunciante é livre para participar deste procedimento consensual de resolução de disputas. Os detalhes do procedimento para a resolução consensual de disputas serão discutidos em conjunto pelas partes envolvidas e regulamentados em um acordo a ser concluído separadamente.
7 Qual direito eu tenho de apresentar preocupações de compliance?
A empresa assegura que os funcionários, que denunciem, de boa-fé, suspeitas de má conduta ou má conduta real relevantes à Lei de Due Diligence da Cadeia de Fornecimento alemã, sejam protegidos de qualquer intimidação ou represália, mesmo que a suspeita relatada não tenha sido confirmada. “De boa-fé” significa que a pessoa está certa de que o exposto é verdadeiro, quer uma investigação posterior confirme ou não isso. Fazer uma denúncia falsa de uma violação da Lei de Due Diligence da Cadeia de Fornecimento alemã conscientemente com o objetivo de acusar outra pessoa de modo deliberado e inverídico constitui uma violação de compliance e será punido com medidas apropriadas.
Não serão toleradas intimidações e represálias contra funcionários que denunciem, de boa-fé, má conduta real ou suspeita de má conduta.
Se você sentir que está sofrendo intimidação ou represália como resultado de sua denúncia de preocupações com a Lei de Due Diligence da Cadeia de Fornecimento alemã, entre em contato com a Global Support Function Compliance.
As preocupações de compliance envolvendo a intimidação ou retaliação por relato de uma preocupação da Lei de Due Diligence da Cadeia de Fornecimento alemã também serão investigadas de acordo com os princípios delineados acima.
No caso de denunciantes que sejam funcionários de um fornecedor direto, a empresa procurará fazer os arranjos contratuais apropriados com o fornecedor.
8 Qual é o departamento da empresa responsável pelos procedimentos de denúncias?
O Global Support Function Compliance é o responsável pelos procedimentos de denúncias.