Informatie over gegevensbescherming
We nemen gegevensbescherming en vertrouwelijkheid heel serieus en houden ons aan de bepalingen van de Europese Algemene Verordening voor gegevensbescherming (EU-AVG) en de geldende nationale voorschriften voor gegevensbescherming. Lees deze informatie over gegevensbescherming zorgvuldig door voordat u een melding afgeeft.
Doeleinde en wettelijke grondslag voor het klokkenluiderssysteem
Het klokkenluiderssysteem (BKMS® System) dient voor het veilig en vertrouwelijk ontvangen, verwerken en beheren van meldingen betreffende overtredingen van de compliance-regels van Pfeiffer Vacuum. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van het BKMS® System is gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van ons bedrijf in het opspeuren en voorkomen van misbruiken en het voorkomen van schade aan Pfeiffer Vacuum en aan haar werknemers en klanten. De wettelijke grondslag voor onze verwerking van persoonsgegevens is artikel 6 (1) (f) van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Verwerkingsverantwoordelijke
De partijen die verantwoordelijk zijn voor gegevensbescherming in het klokkenluiderssysteem zijn
- Pfeiffer Vacuum Technology AG en
- haar dochterondernemingen
als partijen met wederzijds autonome verantwoordelijkheid (hierna ook naar gerefereerd als: “Pfeiffer Vacuum”). Het klokkenluiderssysteem wordt geëxploiteerd door een gespecialiseerd bedrijf, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlijn in Duitsland, namens Pfeiffer Vacuum.
Persoonsgegevens en informatie ingevoerd in klokkenluiderssysteem zijn opgeslagen in een gegevensbank van een hoogbeveiligd gegevenscentrum dat geëxploiteerd wordt door EQS Group AG. Enkel Pfeiffer Vacuum kan de gegevens zien. EQS Group AG en andere derde partijen hebben geen toegang tot de gegevens. Dit wordt in een gecertificeerde procedure gewaarborgd door middel van uitgebreide technische en organisatorische maatregelen.
Alle gegevens worden versleuteld opgeslagen met meerdere niveaus van wachtwoordgebaseerde beveiliging, zodat toegang beperkt is tot een zeer kleine groep van specifiek daartoe bevoegde personen bij Pfeiffer Vacuum.
Pfeiffer Vacuum heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Vragen over gegevensbescherming bij Pfeiffer Vacuum kunnen worden gemaild naar gds – Gesellschaft für Datenschutz Mittelhessen mbH, datenschutz@gdsm.de.
Type van verzamelde persoonsgegevens
Het gebruik van het klokkenluiderssysteem gebeurt op vrijwillige basis. Als u een melding via het klokkenluiderssysteem doet, verzamelen wij de volgende persoons- en andere gegevens:
- uw naam, als u ervoor kiest om uw identiteit bekend te maken;
- of u werkzaam bent bij Pfeiffer Vacuum en
- eventueel de namen en andere persoonsgegevens van personen die u vermeldt in uw melding.
Vertrouwelijke behandeling van meldingen
Binnenkomende meldingen worden ontvangen door een kleine selectie van uitdrukkelijk bevoegde en speciaal getrainde medewerkers van de compliance-organisatie van Pfeiffer Vacuum en worden altijd vertrouwelijk behandeld. De werknemers van de compliance-organisatie van Pfeiffer Vacuum evalueren de kwestie en voeren indien nodig verder onderzoek uit.
Tijdens het behandelen van een melding of het uitvoeren van een speciaal onderzoek, kan het nodig zijn om meldingen bekend te maken aan andere werknemers van Pfeiffer Vacuum of aan werknemers van andere bedrijven van de groep, bv. als de melding verwijst naar activiteiten in dochterondernemingen. Deze laatste kan gevestigd zijn in een land buiten de Europese Unie of buiten de Europese Economische Ruimte, met een andere wet- en regelgeving wat betreft de bescherming van persoonsgegevens. Wanneer we meldingen met anderen delen, zorgen we er altijd voor dat de toepasselijke voorschriften inzake gegevensbescherming worden gevolgd.
Alle personen die toegang krijgen tot de gegevens zijn verplicht om de vertrouwelijkheid in acht te nemen.
Informatie over de beschuldigde
We zijn wettelijk verplicht om elke persoon die in een melding wordt beschuldigd, daarvan op de hoogte te brengen zodra het bekendmaken van deze informatie het onderzoek niet meer in gevaar brengt. Uw identiteit als klokkenluider wordt niet bekend gemaakt, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn.
Rechten van de betrokkene
Volgens de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming hebben u en ook de personen die in de melding worden genoemd recht op toegang tot, rectificatie, verwijdering en beperking van verwerking van uw persoonsgegevens alsook het recht om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u uw recht om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van persoonsgegevens uitoefent, zullen we onmiddellijk analyseren of de opgeslagen gegevens nodig zijn voor het onderzoek. Gegevens die niet langer vereist zijn, worden onmiddellijk verwijderd. U hebt ook het recht om in beroep te gaan bij de toezichthoudende autoriteit.
Bewaartermijn van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden behouden zolang nodig om de situatie te verduidelijken en een afsluitende evaluatie uit te voeren of zolang een legitiem belang bestaat voor het bedrijf of indien behoud wettelijk vereist is. Nadat de verwerking van de melding is afgerond, worden deze gegevens verwijderd volgens de statutaire bepalingen.
Gebruik van de klokkenluidersportaalsite
Communicatie tussen uw computer en het klokkenluiderssysteem gebeurt via een versleutelde verbinding (SSL). Uw IP-adres zal niet opgeslagen worden tijdens uw gebruik van het klokkenluiderssysteem. Om de verbinding te behouden tussen uw computer en het BKMS ® System wordt een cookie opgeslagen op uw computer dat enkel de sessie-ID bevat (een zogenaamde sessiecookie). Deze cookie is uitsluitend geldig tot het einde van uw sessie en vervalt wanneer u uw browser sluit.
Het is mogelijk om een postbus aan te maken binnen het klokkenluiderssysteem dat beveiligd is met een persoonlijk gekozen pseudoniem/gebruikersnaam en wachtwoord. Op die manier kunt u meldingen naar de respectieve bevoegde werknemer van Pfeiffer Vacuum zenden in uw eigen naam of op anonieme, veilige manier. Dit systeem slaat enkel gegevens op binnen het klokkenluiderssysteem, wat het bijzonder veilig maakt. Het is geen vorm van gewone e-mailcommunicatie.
Opmerking over het verzenden van bijlagen
Wanneer u een melding of een toevoeging afgeeft, kunt u gelijktijdig bijlage verzenden naar de verantwoordelijke medewerker van Pfeiffer Vacuum. Als u een anonieme melding wilt doen, neem dan de volgende beveiliging van gegevens in acht: bestanden kunnen verborgen persoonsgegevens bevatten die uw anonimiteit in het gedrang brengen. Verwijder deze gegevens voordat u het bestand verzendt. Indien u niet in staat bent deze gegevens te verwijderen of u aarzelt over hoe u dit moet doen, kopieer dan de tekst van uw bijlage in uw meldingstekst of zend het afgedrukte document anoniem naar het adres opgegeven in de voetnoot, waarbij u het referentienummer vermeldt op het einde van het meldingsproces.
Versie: Juli 2019