Information om dataskydd
Vi tar dataskydd och sekretess på största allvar och följer EU:s allmänna dataskyddsbestämmelser (EU-GDPR) och gällande nationella dataskyddsföreskrifter. Vi ber dig att noga läsa igenom dataskyddsinformationen innan du gör en anmälan.
Anmälningssystemets syfte och juridiska grund
Anmälningssystemets (BKMS® System) syfte är att ta emot, behandla och hantera anmälningar gällande brott mot Pfeiffer Vacuums bestämmelser för regelefterlevnad på ett säkert och konfidentiellt sätt. Personliga data behandlas inom gränserna för BKMS® System baserat på Pfeiffer Vacuums rättmätiga intresse att upptäcka och förebygga missbruk och därmed förhindra att företaget, dess anställda och kunder skadas. Rättslig grund för behandling av personliga data är Artikel 6(1)(f) i dataskyddsförordningen (GDPR).
Ansvarig part
Ansvarigt för anmälningssystemets dataskydd är
- Pfeiffer Vacuum Technology AG och
- dess dotterbolag
med ömsesidigt eget ansvar (hädanefter även: Pfeiffer Vacuum). Anmälningssystemet drivs av ett specialiserat företag, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin i Tyskland, för Pfeiffer Vacuums räkning.
Persondata och information som matas in i anmälningssystemet lagras i en databas som drivs av EQS Group AG på ett högsäkerhetsdatacenter. Endast Pfeiffer Vacuum kan se dessa data. EQS Group AG och andra utomstående parter kan inte komma åt uppgifterna. Det garanteras av en certifierad procedur med omfattande tekniska och organisatoriska åtgärder.
Alla data lagras med kryptering och flera lösenordskyddade nivåer för att garantera att åtkomsten begränsas till ett mycket litet antal uttryckligen auktoriserade personer på företaget Pfeiffer Vacuum.
Pfeiffer Vacuum har utsett en dataskyddsansvarig. Frågor om dataskydd hos Pfeiffer Vacuum kan skickas till gds - Gesellschaft für Datenschutz Mittelhessen mbH, datenschutz@gdsm.de.
Typ av personuppgifter som samlas in
Det är frivilligt att använda anmälningssystemet. Om du gör en anmälan via anmälningssystemet kommer vi att samla in följande persondata och information:
- ditt namn, om du vill tala om vad du heter,
- om du är anställd av Pfeiffer Vacuum och
- ev. namn och andra personuppgifter för personer som förekommer i din anmälan.
Konfidentiell hantering av anmälningar
Inkommande anmälningar tas emot av några få utvalda, uttryckligen auktoriserade och specialutbildade medarbetare på Pfeiffer Vacuums avdelning för regelefterlevnad och de hanteras alltid konfidentiellt. Dessa Pfeiffer Vacuum-medarbetare utvärderar ärendet och gör ytterligare utredningar som kan behövas i det enskilda fallet.
När en anmälan behandlas eller vid en specialutredning måste man ibland dela med sig av dess innehåll till andra anställda på Pfeiffer Vacuum eller personer som arbetar på andra företag inom gruppen, t ex om anmälan gäller händelser som inträffat på ett dotterbolag. I så fall kan dessa företag också vara verksamma utanför EU och det europeiska ekonomiska samarbetsområdet där andra regler gäller för dataskydd. Vi ser alltid till att följa alla tillämpliga dataskyddsbestämmelser när vi delar med oss av innehållet i en anmälan.
Alla personer som får tillgång till informationen är skyldiga att hantera den konfidentiellt.
Information om den anklagade
Vi är skyldiga enligt lag att informera anklagade personer om anmälningar som gjorts mot dem så snart det inte längre kan äventyra utredningen. Din identitet som anmälare kommer inte att avslöjas, såvida vi inte är skyldiga att göra det enligt lag.
Den dataregistrerades rättigheter
Enligt europeisk dataskyddslagstiftning har du och de personer som omnämns i din anmälan åtkomsträtt samt rätt att korrigera, radera och begränsa behandling av persondata eller att helt motsätta sig all behandling av persondata. Om rätten att vägra behandling av persondata utnyttjas kommer nödvändigheten att undersöka de data som sparats för utredningen omedelbart att utvärderas. Data som inte längre behövs tas bort med omedelbar verkan. Du har också rätt att klaga hos tillsynsmyndigheten.
Lagringstid för personliga data
Personliga data sparas så länge det behövs för att klargöra och utvärdera situationen eller så länge företaget har ett berättigat intresse av det eller är skyldigt till det enligt lag. Så snart en anmälan är färdigbehandlad kommer alla data i den att tas bort enligt lagstadgade bestämmelser.
Använda anmälningsportalen
Din dator kommunicerar med anmälningssystemet genom en krypterad anslutning (SSL). Din IP-adress sparas inte när du använder anmälningssystemet. För att förbindelsen mellan din dator och BKMS® System ska finnas kvar sparas en cookie som bara innehåller sessionens ID (en så kallad sessionscookie) på datorn. Cookien är bara giltig tills sessionen avslutas och upphör att gälla när du stänger webbläsaren.
I anmälningssystemet kan du skapa en skyddad brevlåda med en pseudonym/ett användarnamn och ett lösenord som du väljer själv. Då kan du skicka anmälningar till respektive ansvarig Pfeiffer Vacuum-medarbetare på ett säkert sätt, i ditt namn eller anonymt. Systemet sparar bara data inom anmälningssystemet, vilket gör det extra säkert. Det kan inte jämföras med vanlig e-postkommunikation.
Information om bilagor
När du gör en anmälan eller skickar kompletterande information kan du också bifoga bilagor till en behörig medarbetare på Pfeiffer Vacuum. Observera följande säkerhetsanvisning om du vill göra en anonym anmälan: filer kan innehålla dolda persondata som kan avslöja din identitet. Ta bort dessa uppgifter innan du skickar filen. Om du inte kan ta bort den här informationen eller inte vet hur det går till ska du kopiera texten från bilaga till anmälningstexten eller skicka en utskrift av den anonymt med det referensnummer du får i slutet av anmälningsprocessen till den adress som anges i sidfoten.
Version: Juli 2019