Thông tin về bảo vệ dữ liệu
Chúng tôi đặc biệt coi trọng việc bảo vệ và bảo mật dữ liệu và tuân thủ tuyệt đối các quy định của Quy định Bảo vệ Dữ liệu Chung EU (EU-GDPR) cũng như các quy định hiện hành trong nước về bảo vệ dữ liệu. Vui lòng đọc kỹ thông tin về bảo vệ dữ liệu này trước khi gửi báo cáo.
Mục đích và cơ sở pháp lý của hệ thống tiết lộ thông tin
Hệ thống tố cáo (BKMS® System) nhằm mục đích ghi nhận, xử lý và quản lý các thông tin được báo cáo một cách an toàn và bảo mật liên quan đến hành vi vi phạm đối với các quy tắc tuân thủ của Pfeiffer Vacuum. Việc xử lý dữ liệu cá nhân trong khuôn khổ của BKMS® System dựa trên mối quan tâm chính đáng của doanh nghiệp trong việc phát hiện và ngăn chặn hành vi lạm dụng và từ đó tránh xảy ra thiệt hại cho Pfeiffer Vacuum, cho nhân viên và khách hàng của Pfeiffer Vacuum. Căn cứ pháp lý áp dụng cho việc xử lý dữ liệu cá nhân là Điều 6(1)(f) của GDPR (Quy định Bảo vệ Dữ liệu Chung).
Bên chịu trách nhiệm
Các bên chịu trách nhiệm bảo vệ dữ liệu trong hệ thống báo cáo gồm
- Pfeiffer Vacuum Technology AG và
- các chi nhánh của doanh nghiệp này
với tư cách là các bên có trách nhiệm độc lập nhau (gọi chung là: “Pfeiffer Vacuum”). Hệ thống báo cáo được vận hành bởi một doanh nghiệp chuyên biệt, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin tại Đức, thay mặt cho Pfeiffer Vacuum.
Dữ liệu và thông tin cá nhân nhập vào hệ thống tố cáo được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của trung tâm dữ liệu bảo mật cao được vận hành bởi EQS Group AG. Chỉ có Pfeiffer Vacuum mới thấy dữ liệu này. EQS Group AG và các bên thứ ba khác không có quyền truy nhập vào dữ liệu. Điều này được đảm bảo trong quy trình được chứng nhận thông qua các biện pháp kỹ thuật và tổ chức rộng rãi.
Mọi dữ liệu lưu trữ được mã hóa với nhiều cấp độ bảo vệ bằng mật khẩu để quyền truy cập bị hạn chế trong một lựa chọn rất nhỏ của những người được ủy quyền rõ ràng tại Pfeiffer Vacuum.
Pfeiffer Vacuum đã chỉ định một cán bộ bảo vệ dữ liệu. Các câu hỏi liên quan đến bảo vệ dữ liệu tại Pfeiffer Vacuum có thể được gửi tới gds – Gesellschaft für Datenschutz Mittelhessen mbH, datenschutz@gdsm.de.
Loại dữ liệu cá nhân được thu thập
Việc sử dụng hệ thống tố cáo diễn ra trên cơ sở tự nguyện. Nếu bạn gửi thông báo thông qua hệ thống tố cáo, chúng tôi thu thập dữ liệu và thông tin cá nhân sau đây:
- họ tên của bạn, nếu bạn lựa chọn tiết lộ danh tính của bạn,
- dù là bạn có được tuyển dụng tại Pfeiffer Vacuum hay không, và
- có thể là họ tên và dữ liệu cá nhân khác của những người mà bạn đề cập trong thông báo của mình.
Xử lý bảo mật các báo cáo
Các báo cáo gửi đến được tiếp nhận bởi một nhóm nhỏ gồm các nhân viên được chọn lọc và ủy quyền rõ ràng và được đào tạo đặc biệt của tổ chức tuân thủ Pfeiffer Vacuum và luôn được xử lý một cách bảo mật. Các nhân viên của tổ chức tuân thủ Pfeiffer Vacuum thẩm định vấn đề và thực hiện bất kỳ điều tra bổ sung nào tùy theo yêu cầu của trường hợp cụ thể.
Trong quá trình xử lý báo cáo hoặc tiến hành một cuộc điều tra đặc biệt, có thể cần phải chuyển tiếp báo cáo cho nhân viên bổ sung của Pfeiffer Vacuum hoặc nhân viên của các nhóm doanh nghiệp khác, chẳng hạn trong trường hợp báo cáo đề cập đến hoạt động trong các chi nhánh. Trường hợp sau có thể căn cứ vào các quốc gia ở bên ngoài Cộng đồng Châu Âu hoặc Khu vực Kinh tế Châu Âu với các quy định khác nhau về việc bảo vệ dữ liệu cá nhân. Chúng tôi sẽ luôn đảm bảo rằng các quy định bảo vệ dữ liệu hiện hành được tuân thủ khi chia sẻ báo cáo.
Tất cả những người nhận được quyền truy cập vào dữ liệu có nghĩa vụ phải duy trì bảo mật.
Thông tin về người bị cáo buộc
Chúng tôi có nghĩa vụ pháp lý phải thông tin cho các bên bị cáo buộc về bất kỳ báo cáo nào nhận được có liên quan đến họ ngay khi việc tiết lộ thông tin này không còn gây hại cho cuộc điều tra. Danh tính của bạn với tư cách là một người tố cáo sẽ không được tiết lộ ngoại trừ khi chúng tôi bị ràng buộc về mặt pháp lý phải làm như vậy.
Quyền của đối tượng dữ liệu
Theo luật bảo vệ dữ liệu của Châu Âu, bạn và những người có họ tên trong báo cáo có quyền truy cập, cải chính, xóa, hạn chế việc xử lý và phản đối việc xử lý dữ liệu cá nhân của bạn. Nếu quyền phản đối việc xử lý dữ liệu cá nhân được yêu cầu, sự cần thiết của dữ liệu được lưu trữ để kiểm tra thông báo sẽ được đánh giá ngay lập tức. Dữ liệu không còn cần thiết sẽ bị xóa ngay lập tức. Bạn cũng có quyền kháng cáo với cơ quan giám sát.
Thời hạn lưu lại dữ liệu cá nhân
Dữ liệu cá nhân được lưu lại chừng nào còn cần thiết để làm rõ tình huống và thực hiện việc đánh giá cuối cùng hoặc chừng nào lợi ích chính đáng hiện hữu từ phía doanh nghiệp hoặc do pháp luật yêu cầu phải duy trì. Sau khi kết thúc xử lý báo cáo, dữ liệu sẽ được xóa theo các yêu cầu của luật định.
Sử dụng cổng thông tin tố cáo
Giao tiếp giữa máy tính của bạn và hệ thống tố cáo diễn ra qua một chế độ kết nối được mã hóa (SSL). Địa chỉ IP của bạn sẽ không được lưu trữ trong quá trình bạn sử dụng hệ thống tố cáo. Để duy trì kết nối giữa máy tính của bạn và BKMS® System, cookie được lưu trữ trên máy tính của bạn chỉ chứa ID của phiên làm việc (còn được gọi là cookie phiên làm việc). Cookie này chỉ có hiệu lực cho đến khi kết thúc phiên làm việc của bạn và hết hạn khi bạn đóng trình duyệt.
Có thể thiết lập một hộp thư trong hệ thống tố cáo được bảo mật bằng bí danh/tên truy cập và mật khẩu được chọn riêng. Điều này cho phép bạn gửi đi báo cáo cho nhân viên có trách nhiệm tương ứng tại Pfeiffer Vacuum theo họ tên hoặc theo cách an toàn, ẩn danh. Hệ thống này chỉ lưu trữ dữ liệu bên trong hệ thống tố cáo, khiến cho hệ thống đặc biệt an toàn. Đây không phải là một hình thức giao tiếp e-mail thông thường.
Lưu ý về việc gửi tài liệu đính kèm
Khi gửi báo cáo hoặc bổ sung, bạn có thể đồng thời gửi tài liệu đính kèm cho nhân viên Pfeiffer Vacuum có trách nhiệm. Nếu bạn muốn gửi một báo cáo ẩn danh, vui lòng lưu ý chỉ dẫn bảo mật sau: các tệp có thể chứa dữ liệu cá nhân ẩn có thể gây nguy hiểm cho sự ẩn danh của bạn. Xóa dữ liệu này trước khi gửi đi. Nếu bạn không thể xóa dữ liệu này hoặc không chắc chắn về cách thực hiện, hãy sao chép nội dung tài liệu đính kèm của bạn vào nội dung báo cáo hoặc gửi kèm tài liệu in ẩn danh đến địa chỉ được liệt kê ở cuối trang, trích dẫn mã số xác minh nhận khi kết thúc quy trình báo cáo.
Phiên bản: Tháng 7/2019