Datenschutzhinweis
Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Verantwortliche Stelle
Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist:
Ministerium für Umwelt, Naturschutz und Verkehr des Landes Nordrhein-Westfalen
Emilie Preyer-Platz 1
40479 Düsseldorf
www.umwelt.nrw.de
Unsere Organisation hat einen Datenschutzbeauftragten (Artikel 37 DS-GVO) bestellt. Sie erreichen ihn per Mail unter datenschutz(at)munv.nrw.de oder über die Adresse:
Ministerium für Umwelt, Naturschutz und Verkehr des Landes Nordrhein-Westfalen
Behördlicher Datenschutzbeauftragter
Emilie-Preyer-Platz 1
40479 Düsseldorf
Telefon +49 (0) 211-4566-0
Telefax +49 (0) 211-4566-388
Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 München in Deutschland, in unserem Namen betrieben.
Personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group GmbH betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur unserer Organisation möglich. Die EQS Group GmbH und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert und unterliegen einem Berechtigungskonzept, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen beschränkt ist.
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf Compliance- und Rechtsverstöße auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 10 HinSchG, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen nach § 12 HinSchG notwendig ist. Darunter fallen insbesondere Meldungen von Sachverhalten, die in den Anwendungsbereich des § 2 HinSchG fallen.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter der Internen Meldestelle entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter der Internen Meldestelle prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung kann es notwendig sein, Hinweise und die Daten der betroffenen Person intern weiterzugeben zwecks weiterer Ermittlungen.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet und wird bei Weitergabe ausdrücklich daran erinnert.
Betroffenenrechte
Nach Maßgabe des europäischen Datenschutzrechts in Verbindung mit den Vorgaben des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.
Regionale Aufsichtsbehörde ist
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben nach drei Jahren gelöscht.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Session-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/ Benutzername und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem zuständigen Mitarbeiter namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem zuständigen Mitarbeiter Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. In der Regel können Sie die Metadaten, die ggf. Informationen zu Ihrer Person beinhalten, entfernen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei, z. B. ein Foto oder ein Textdokument, klicken und anschließend die Eigenschaften öffnen. Gehen Sie nun zum Tab "Details", um die Metadaten einzusehen. Über "Eigenschaften und persönliche Informationen entfernen" können Sie die Metadaten für diese Datei löschen. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.
Stand: Januar 2024