Notas sobre la protección de datos
Nos tomamos muy en serio la confidencialidad y la protección de datos y cumplimos las disposiciones del Reglamento general de protección de datos europeo (RGPD), así como los reglamentos nacionales vigentes de protección de datos. Por favor, antes de enviar un mensaje, lea detenidamente esta información sobre protección de datos.
Propósito y base legal del sistema de denuncias
El sistema de denuncias (BKMS® System) sirve para recibir, procesar y administrar de forma segura y confidencial los mensajes sobre violaciones de las reglas de cumplimiento del GRUPO TROX. El tratamiento de los datos personales dentro del marco de trabajo del BKMS® System se basa en el interés legítimo de nuestra empresa en descubrir y prevenir las conductas indebidas para evitar así los daños al GRUPO TROX, sus empleados y sus clientes. La base legal del tratamiento de los datos personales es el artículo 6, párrafo 1f del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
Partes responsables
Las partes responsables de la protección de datos en el sistema de denuncias son
- TROX GmbH, Heinrich-Trox-Platz, 47504 Neukirchen-Vluyn, Alemania, www.trox.de y
- sus filiales
como partes con responsabilidad autónoma mutua (en lo sucesivo, también: «TROX»). El sistema de denuncias está operado por una empresa especializada, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789, Berlín, Alemania, en nombre de TROX GmbH.
Los datos personales y la información que se introducen en el sistema de denuncias se almacenan en una base de datos gestionada por EQS Group AG en un centro de datos de alta seguridad. Solo los empleados de TROX pueden ver los datos. EQS Group AG y otras terceras partes no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza en el procedimiento certificado a través de medidas técnicas y organizativas exhaustivas.
Todos los datos se almacenan encriptados con varios niveles de protección por contraseña según un sistema de permisos, de manera que el acceso está restringido a un grupo muy pequeño de personas de TROX GmbH expresamente autorizadas.
TROX GmbH ha designado a un responsable de protección de datos. Las consultas relacionadas con la protección de datos en TROX pueden enviarse a privacy-de@troxgroup.com.
Tipo de datos personales recogidos
El uso del sistema de denuncias es voluntario. Si envía un mensaje por medio del sistema de denuncias, recogeremos la siguiente información personal:
- Su nombre, si ha decidido revelar su identidad
- Si es usted empleado de TROX
- Si procede, los nombres y otros datos personales de los individuos que usted mencione en su mensaje.
Tratamiento confidencial de los mensajes
Los mensajes son recibidos por un pequeño grupo de empleados expresamente autorizados y con formación específica de la Organización de Cumplimiento de TROX GmbH, y son tratados siempre de manera confidencial. Los empleados designados de la Organización de Cumplimiento de TROX GmbH evalúan el caso y realizan las investigaciones necesarias para cada caso concreto.
Al procesar un mensaje o realizar una investigación especial, puede ser necesario compartir los mensajes con otros empleados de TROX GmbH o con empleados de otras empresas del Grupo, p. ej., si los mensajes se refieren a incidentes ocurridos en filiales. Estos últimos pueden estar ubicados en países que no pertenezcan a la Unión Europea o al Espacio Económico Europeo, y que tengan normativas diferentes sobre la protección de datos personales. Al compartir mensajes, siempre garantizamos que se cumplan las normativas aplicables de protección de datos.
Todas aquellas personas que reciban acceso a los datos estarán obligadas a mantener la confidencialidad.
Información sobre la parte acusada
Estamos obligados por ley a informar a las partes acusadas de cualquier mensaje recibido contra ellas en cuanto la divulgación de esta información ya no pueda comprometer la investigación. Su identidad como alertador no se divulgará, salvo que estemos obligados legalmente a ello.
Derechos de los interesados
De acuerdo con la legislación europea en materia de protección de datos, usted y las personas mencionadas en el mensaje tienen los derechos de acceso, rectificación, supresión y limitación del tratamiento, así como el derecho de oposición al tratamiento de sus datos personales. Si se ejerce el derecho de oposición al tratamiento de los datos personales, se evaluará inmediatamente si los datos almacenados son necesarios para el análisis de un mensaje. Los datos que ya no sean necesarios se eliminarán de inmediato. Usted también tiene el derecho de presentar una queja ante la autoridad supervisora.
Periodo de conservación de los datos personales
Los datos personales se conservarán el tiempo que sea necesario para esclarecer la situación y realizar una evaluación concluyente, o mientras sea obligatorio por ley o exista un interés legítimo por parte de la empresa. Una vez haya concluido el procesamiento del mensaje, los datos se borrarán de conformidad con los requisitos legales.
Uso del sistema de denuncias
La comunicación entre su ordenador y el sistema de denuncias se realiza por medio de una conexión cifrada (SSL). Su dirección IP no se guardará cuando utilice el sistema de denuncias. Para mantener la conexión entre su ordenador y el BKMS® System, en su ordenador se guardará una cookie que solamente contiene el identificador de la sesión (cookie de sesión). Esta cookie solamente será válida hasta que usted finalice la sesión, y expirará cuando cierre el navegador.
El sistema de denuncias le ofrece la posibilidad de configurar un buzón protegido mediante un nombre de usuario/seudónimo y una contraseña elegidos libremente. Esto le permite enviar mensajes al responsable correspondiente de TROX GmbH, ya sea indicando su nombre o de forma anónima y segura. Este sistema solo almacena datos dentro del sistema de denuncia, por lo que es especialmente seguro. No se trata de una forma de comunicación normal por correo electrónico.
Nota sobre el envío de anexos
Cuando envíe un mensaje o información adicional, puede enviar al mismo tiempo anexos al empleado responsable de TROX GmbH. Si desea enviar un mensaje anónimo, tenga en cuenta la siguiente advertencia de seguridad: Los archivos pueden contener datos personales ocultos que pongan en peligro su anonimato. Borre esos datos antes de enviar los archivos. Si no es capaz de eliminarlos o no sabe cómo hacerlo, copie el texto de su anexo en el texto del mensaje o envíe de manera anónima el documento impreso a la dirección indicada en el pie de página, especificando el número de referencia que recibirá al final del proceso de envío del mensaje.
Versión: 9 de noviembre de 2021
