Notas sobre proteção de dados
Levamos a proteção de dados e a confidencialidade muito a sério, e cumprimos as disposições do Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) da Europa, bem como os atuais regulamentos nacionais de proteção de dados. Leia esta informação de proteção de dados cuidadosamente antes de enviar um comunicado.
Finalidade e fundamento legal do sistema de denúncia
O sistema de denúncia de irregularidades (BKMS® System) serve para receber, processar e gerenciar de forma segura e confidencial denúncias de violações das regras de compliance do TROX GROUP. O processamento de dados pessoais no âmbito da BKMS® System é baseado no interesse legítimo de nossa empresa em descobrir e prevenir abusos e, assim, evitar danos para o GRUPO TROX, seus funcionários e clientes. A base jurídica para o tratamento de dados pessoais é o artigo 6º, n.º 1, alínea f), do LGPD (Lei Geral sobre a Proteção de Dados) da Europa.
Partes responsáveis
As partes responsáveis pela proteção de dados no sistema de denúncia são
- TROX GmbH, Heinrich-TROX-Platz, 47504 Neukirchen-Vluyn, www.trox.de e
- suas subsidiárias
como partes com responsabilidade mutuamente autônoma (doravante também: “TROX”). O sistema de denúncias é operado por uma empresa especializada, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlim na Alemanha, em nome da TROX GmbH.
As informações e dados pessoais inseridos no sistema de denúncia são armazenados em um banco de dados operado pela EQS Group AG em um data center de alta segurança. Apenas os funcionários da TROX podem ver os dados. Nem a EQS Group AG nem terceiros têm acesso aos dados. Isso é assegurado no procedimento certificado por meio de extensivas medidas técnicas e organizacionais.
Todos os dados são armazenados criptografados com vários níveis de proteção por senha de acordo com um sistema de permissões para que o acesso seja restrito a uma seleção muito pequena de pessoas expressamente autorizadas na TROX GmbH.
A TROX GmbH nomeou um oficial responsável pela proteção de dados. Perguntas sobre proteção de dados na TROX podem ser enviadas para privacy-de@troxgroup.com.
Tipo de dados pessoais coletados
O uso do sistema de denúncia ocorre de forma voluntária. Se você enviar um comunicado através do sistema de denúncia, coletamos os seguintes dados e informações pessoais:
- Seu nome, se você optar por revelar sua identidade
- Se você é um funcionário da TROX
- Os nomes e outros dados pessoais das pessoas que você relacionar em seu comunicado, se aplicável.
Tratamento confidencial de comunicado
Os comunicados são recebidos por uma pequena seleção de funcionários expressamente autorizados e especialmente treinados da área de compliance da TROX GmbH e são sempre tratados de forma confidencial. Os funcionários da área de compliance da TROX GmbH avaliam o assunto e realizam qualquer investigação adicional exigida pelo caso específico.
Ao processar um comunicado ou conduzir uma investigação especial, pode ser necessário compartilhar comunicados com funcionários adicionais da TROX GmbH ou funcionários de outras empresas do grupo, por exemplo, se os comunicados referem-se a incidentes em subsidiárias. Este último caso pode ocorrer em países fora da União Europeia ou do Espaço Econômico Europeu, com diferentes normas sobre a proteção de dados pessoais. Nós sempre garantiremos que os regulamentos de proteção de dados aplicáveis sejam cumpridos ao compartilhar os comunicados.
Todas as pessoas que recebem acesso aos dados são obrigadas a manter a confidencialidade.
Informação sobre o acusado
Somos legalmente obrigados a informar os acusados de quaisquer comunicados recebidos contra eles, assim que a divulgação dessa informação já não comprometa mais a investigação. Sua identidade como denunciador não será divulgada, exceto se formos legalmente obrigados a fazê-lo.
Direitos dos titulares dos dados
De acordo com a legislação europeia de proteção de dados, você e as pessoas mencionadas no comunicado têm direito a acesso, retificação, eliminação, restrição de processamento e objeção ao processamento de seus dados pessoais. Se o direito de objeção ao processamento dos dados pessoais for exercido, a necessidade dos dados armazenados para o exame de um comunicado será avaliada imediatamente. Os dados que não são mais necessários serão logo excluídos. Você também tem o direito de apresentar uma reclamação junto à autoridade supervisora.
Período de armazenagem de dados pessoais
Os dados pessoais são armazenados pelo tempo necessário para esclarecer a situação e realizar uma avaliação final, ou enquanto existir um interesse legítimo por parte da empresa ou armazenagem exigida por lei. Depois que o processamento do comunicado for concluído, os dados serão excluídos de acordo com os requisitos legais.
Uso do sistema de denúncia
A comunicação entre o seu computador e o sistema de denúncia ocorre através de uma conexão criptografada (SSL). Seu endereço IP não será armazenado ou registrado enquanto você usar o sistema de denúncia. Para manter a conexão entre o seu computador e a BKMS® System, um cookie é armazenado no seu computador que contém apenas o ID da sessão (cookie da sessão). Este cookie só é válido até o final da sua sessão e expira quando você fecha o navegador.
É possível configurar uma caixa de correio protegida no sistema de denúncia com um pseudônimo/nome de usuário e senha escolhidos individualmente. Isso permite que você envie comunicados aos respectivos funcionários responsáveis da TROX GmbH, seja utilizando seu nome ou de forma anônima e segura. Este sistema armazena apenas dados dentro do sistema de denúncia, o que o torna particularmente seguro. Não é uma forma de comunicação regular por e-mail.
Nota sobre o envio de anexos
Ao enviar um comunicado ou uma informação adicional, você pode enviar simultaneamente anexos ao funcionário responsável da TROX GmbH. Se você deseja enviar um comunicado anônimo, preste atenção ao seguinte aviso de segurança: Os arquivos podem conter dados pessoais ocultos que poderiam comprometer seu anonimato. Remova todas as informações desse tipo antes de enviar um arquivo. Se você não conseguir remover esses dados ou não tiver certeza sobre como fazê-lo, copie o texto do anexo para o texto do comunicado ou envie o documento impresso anonimamente para o endereço listado no rodapé, citando o número de referência recebido ao final do processo de comunicação.
Versão: 9 de novembro de 2021
