Whistleblowing-system – databeskyttelsesmeddelelse for Frankrig
ALDI Nord-firmaer tager databeskyttelse og fortrolighed meget alvorligt og overholder den gældende databeskyttelseslovgivning i EU (GDPR) samt national databeskyttelseslovgivning. Du bedes læse disse informationer om databeskyttelse omhyggeligt igennem, før du indgiver en rapport.
Ansvarlig part og databeskyttelsesansvarlig:
Den ansvarlige part for databehandlingen er:
ALDI Services Sarl
13, rue Clément Ader, Parc d'activité de la Goële
77230 Dammartin-en-Goële
Den databeskyttelsesansvarlige kan kontaktes pr. e-mail på: contact.dpd@aldi.fr eller ved at skrive til ALDI Services Sarl, att. Data protection officer, 13, rue Clément Ader, Parc d'activité de la Goële 77230 Dammartin-en-Goële.
Formålet med whistleblowing-systemet, juridisk grundlag og udbyder
Whistleblowing-systemet (BKMS® System) anvendes til at modtage, behandle og håndtere rapporter om overtrædelser af compliance-regler.
Whistleblowing-systemet drives af det specialiserede firma EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Tyskland, på vegne af ALDI Services.
Det juridiske grundlag for behandling af personoplysninger er artikel 6, stykke 1, litra c i GDPR. Whistleblowing-systemet implementerer meddelelsesretten som fastsat ved Sapin-II-lovgivningen. Formålet med det er at opdage og forebygge misbrug for at beskytte firmaet, dens ansatte og dens kunder mod skade.
Behandling af personoplysninger
Personoplysninger og -informationer, der indtastes i whistleblowing-systemet, gemmes i databasen i et datacenter med høj sikkerhed, der drives af EQS Group AG. Kun kompetente og autoriserede medarbejdere hos ALDI Services har adgang til dataene. EQS Group AG og andre parter har ikke adgang til dataene. Dette sikres med en certificeret procedure med udvidede tekniske og organisatoriske forholdsregler.
Alle data gemmes med kryptering og med adgangskodebeskyttelse på flere niveauer, hvilket sikrer, at adgangen begrænses til et meget lille udvalg af specielt kompetente og autoriserede personer hos ALDI Services.
Typen af indsamlede personoplysninger
Brug af whistleblowing-systemet foregår på frivillig basis. Hvis du indgiver en rapport via whistleblowing-systemet, kan følgende personoplysninger og -information blive indsamlet:
- whistleblowerens identitet, rolle og kontaktoplysninger,
- identitet, rolle og kontaktoplysninger for personerne, der nævnes i rapporten,
- identitet, rolle og kontaktoplysninger for personerne, der behandler rapporten,
- den beskrevne situation,
- beviset, der indsamles i forbindelse med undersøgelsens omfang,
- undersøgelsesrapporten,
- rapportens konsekvenser.
Fortrolig håndtering af rapporter
Indgående rapporter modtages af en lille gruppe specielt kompetente og autoriserede medarbejdere i ALDI Services. De behandles altid strengt fortroligt. Medarbejderne i compliance-afdelingen hos ALDI Services vurderer sagen og udfører uddybende undersøgelser, som kræves i det enkelte tilfælde.
Ved behandling af en rapport eller udførelse af specielle undersøgelser kan det være nødvendigt at videresende rapporter til andre parter. Vi sørger altid for, at gældende forordninger vedrørende databeskyttelse opfyldes, når rapporterne deles. Eventuelle tredjeparter, der er involveret i undersøgelsen, er kontraktmæssigt forpligtet til at tilintetgøre overførte data, når undersøgelsen er afsluttet, eller returnere dem til ALDI Services.
Alle personer, som får adgang til dataene, er kontraktmæssigt forpligtet til at behandle dem fortroligt.
Oplysninger om personerne, der nævnes i rapporten
Vi er lovmæssigt forpligtet til at informere beskyldte parter om rapporter, som omhandler dem, og deres rettigheder, så snart offentliggørelsen af denne information ikke længere bringer undersøgelsen i fare.
Din identitet som whistleblower bliver ikke afsløret, medmindre du udtrykkeligt giver samtykke til dette.
Dine rettigheder
I overensstemmelse med den europæiske databeskyttelseslovgivning har du og personerne, som nævnes i rapporten, ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning af behandlingen samt ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine/deres personoplysninger. Hvis der gøres indsigelse mod behandlingen af personoplysninger, bliver det straks undersøgt, om de gemte data er nødvendige i forhold til undersøgelsen af rapporten. Data, som ikke længere behøves, slettes øjeblikkeligt. Du har også ret til at sende en klage til CNIL.
Du kan kontakte den databeskyttelsesansvarlige på: contact.dpd@aldi.fr i tilfælde af spørgsmål eller for at udøve dine rettigheder.
Tilbageholdelsesperiode for personoplysninger
Personoplysninger gemmes, så længe det er nødvendigt for at afklare situationen og foretage en afsluttende vurdering.
Hvis en rapport ikke kan godtages, bliver alle overførte data øjeblikkeligt anonymiseret og arkiveret eller, hvis ikke dette er muligt, tilintetgjort.
Personoplysninger i rapporter, der godtages men ikke fører til disciplinære procedurer eller en juridisk proces, anonymiseres og arkiveres eller, hvis ikke dette er muligt, tilintetgøres inden for to måneder efter undersøgelsens afslutning.
Hvis der indledes en disciplinær eller juridisk proces mod en person, som rapporten omhandler, eller en whistleblower handler i ond tro, tilbageholdes dataene, indtil proceduren er afsluttet.
Brug af whistleblowing-portalen
Kommunikationen mellem din computer og whistleblowing-systemet foregår via en krypteret forbindelse (SSL). Din IP-adresse gemmes ikke, mens du bruger whistleblowing-systemet. For at opretholde forbindelsen mellem din computer og BKMS® System gemmes en cookie på din computer, som kun indeholder session-ID (en såkaldt sessionscookie). Denne cookie gælder kun indtil sessionens afslutning og udløber, når du lukker din browser.
Du kan oprette en postkasse i whistleblowing-systemet, som er sikret med et individuelt valgt pseudonym/brugernavn og en adgangskode. Det giver dig mulighed for at indsende rapporter sikkert med angivelse af dit navn eller, i undtagelsestilfælde, anonymt. Systemet gemmer kun data i whistleblowing-systemet, hvilket gør det ekstremt sikkert. Det kan ikke sammenlignes med almindelig e-mail-kommunikation.
Information om databeskyttelse for webstedet
Vær også opmærksom på oplysningerne om databeskyttelse på vores websted:
https://www.aldi.fr/protection_des_donnees.html