Ota puheeksi!

Mikä on Intersnack-ilmoitusjärjestelmä?

Intersnack-ilmoitusjärjestelmä on EQS Group AG:n toimittama verkkopohjainen ilmoitusjärjestelmä. EQS Group AG on saksalainen yritys, jonka päätoimipaikka on Berliinissä. (www.eqs.bkms-system.com). Intersnack Group GmbH & Co. KG (Intersnack Group) antaa ilmoitusjärjestelmän sekä työntekijöittensä että asiakkaittensa ja liikekumppaniensa käyttöön, jos nämä ovat joskus havainneet lainsäädännön tai yrityksen sisäisten käytänteiden noudattamiseen liittyviä ongelmia eikä niistä ilmoittaminen henkilökohtaisesti vaikuta soveliaalta. Ilmoitukset voidaan lähettää nimellä varustettuina tai nimettöminä.

Miksi minun tulisi lähettää ilmoitus?

Lakien ja yrityksen sisäisten käytänteiden noudattaminen kuuluu positiiviseen ja avoimeen yrityskulttuuriin.

Saatat tietää haitallisesta käyttäytymisestä tai riskeistä, jotka voivat olla vaaraksi yritykselle. Ilmoituksen lähettäminen auttaa meitä paljastamaan rikkomukset varhaisessa vaiheessa ja estämään yritykseen kohdistuvat vahingot. Tämä puolestaan tukee yrityksen kestävää menestystä ja turvaa työpaikkojen jatkuvuuden.

Minkälainen ilmoitus on hyödyllinen?

Ilmoita oleellisten lakien, käytänteiden tai eettisen toimintaohjeen rikkomukset, kuten:

• rikokset ja rikkomukset, joihin sovelletaan hallinnollisia sakkoja, esim. korruptio, petos, luottamuksen rikkominen, varkaus ja kavallus, yrityssalaisuuksien paljastaminen
• kilpailu- ja kartellilainsäädännön rikkomukset
• ihmisoikeuksien rikkomukset
• eettisen toimintaohjeen tai yrityksen käytänteiden rikkomukset.

Muista, että kaikki lähettämäsi tiedot voivat johtaa päätöksiin, joilla on Intersnack Groupin työntekijöihin tai kolmansiin osapuoliin vaikuttavia seurauksia. Tästä syystä pyydämme sinua lähettämään ainoastaan oikeita ja täydellisiä tietoja parhaan tietämyksesi mukaisesti.

Ole hyvä, äläkä käytä tätä järjestelmää tuotteita tai palveluja koskeviin kyselyihin tai valituksiin. Ilmoitusjärjestelmä ei ole myöskään oikea väline yleisten ristiriitojen luomiseen esimiesten tai kollegojen kanssa eikä yleisesti herkkiin tilanteisiin.

Olen saanut tietooni mahdollisen säännösten rikkomuksen. Onko minulla velvollisuus ilmoittaa siitä Intersnack-ilmoitusjärjestelmän kautta?

Intersnack Groupin käytänteet eivät pakota ilmoittamaan säännösten rikkomuksesta. Haluamme kuitenkin painokkaasti kannustaa työntekijöitämme ja liikekumppaneitamme ilmoittamaan meille epäillyistä eettisten toimintaohjeittemme, yrityksemme käytänteiden ja/tai lainsäädännön rikkomuksista. Compliance department -osasto tutkii ilmoitukset aina huolellisesti ja oikeudenmukaisesti ja käsittelee kaikkia asioita luottamuksellisesti.

Onko parempi lähettää ilmoitus ilmoitusjärjestelmään ilmoittajan nimellä varustettuna vai nimettömänä?

Molemmat vaihtoehdot ovat mahdollisia. Voit luoda järjestelmään suojatun sähköpostilaatikon viestien lähettämistä ja vastaanottamista varten jopa nimettömän ilmoituksen tekemisen jälkeen. Kokemus on kuitenkin osoittanut, että tapausten tutkiminen on usein nopeampaa ja tehokkaampaa, kun ilmoittaja kertoo nimensä.

Onko Intersnack-ilmoitusjärjestelmä turvallinen?

Intersnack-ilmoitusjärjestelmä on sertifioitu ja standardoitu järjestelmä, jonka tieto- ja käyttöturvallisuus on paras mahdollinen. Yhteys on turvallinen ja sen sisältö salattu. Millään ulkoisilla osapuolilla, EQS Group AG mukaan luettuna, ei ole pääsyä järjestelmään. Järjestelmä ja korkean turvallisuustason tietokeskus on sertifioitu standardin ISO 27001 mukaisesti. Palvelua isännöi turvallisuusluokituksen 3+ saanut tietokeskus Saksassa. Ilmoituksia ei voi jäljittää niiden alkulähteeseen. Teoreettisesti yrityksen IT-henkilöstö voi kertoa, ovatko työntekijät käyttäneet ilmoitusjärjestelmän verkkosivua, mutta ei sitä, onko ilmoitusta lähetetty. Jos haluat ilmoittajana estää myös tämän mahdollisuuden, voit käyttää tietokonetta tai mobiililaitetta yritysverkon ulkopuolella.

Millainen ilmoituksen lähettämisprosessi on? Kuinka luon sähköpostilaatikon?

Jos haluat lähettää ilmoituksen (nimellä varustettuna tai nimettömänä), napsauta ”Lähetä ilmoitus” -painiketta esittelysivun yläreunassa.

Ilmoitusprosessi koostuu neljästä vaiheesta:

1. Ensiksi sinua pyydetään lukemaan tiedot nimettömyytesi suojaamisesta sekä vastaamaan visuaaliseen varmennukseen.
2. Seuraavalla sivulla sinulta kysytään ilmoituksen painopistettä.
3. Ilmoitussivulla voit tarkentaa ilmoitustasi omin sanoin ja vastata tapausta koskeviin kysymyksiin valmiiden vastausvaihtoehtojen avulla. Voit kirjoittaa vapaaseen tekstikenttään yhteensä 5 000 merkkiä, mikä vastaa yhtä täyttä sivua. Voit myös lähettää ilmoituksesi tueksi korkeintaan 5 MB:n kokoisen tiedoston. Ilmoituksesi lähettämisen jälkeen saat viitenumeron vahvistukseksi siitä, että ilmoituksesi on lähetetty.
4. Lopuksi sinua pyydetään luomaan oma suojattu sähköpostilaatikko. Lähetämme sinulle tämän sähköpostilaatikon kautta palautetta, muun muassa vastauksia kysymyksiisi ja tietoa ilmoituksesi käsittelyn etenemisestä.

Jos sinulla on jo suojattu sähköpostilaatikko, pääset siihen suoraan ”Kirjaudu sisään” -painikkeella. Kun kirjaudut aikaisemmin luotuun sähköpostilaatikkoon, sinun on myös vastattava ensin visuaaliseen varmennukseen.

Intersnack-ilmoitusjärjestelmän tekniikka suojaa nimettömyyttäsi, paitsi jos itse syötät tietoja, jotka saattavat mahdollistaa henkilöllisyytesi paljastamisen.

Kuinka voin saada palautetta mutta pysyä silti nimettömänä?

Tässä käytössä olevassa Intersnack-ilmoitusjärjestelmän prosessissa ilmoittajan suojaaminen on erittäin tärkeää. Järjestelmän käyttämällä nimettömyydensuojaustoiminnolla on riippumattoman tahon sertifiointi.

Valitse suojattua sähköpostilaatikkoa luodessasi oma pseudonyymisi/käyttäjänimesi ja salasanasi. Nämä tiedot ovat näkyvissä vain sinulle. Jos kadotat kirjautumistietosi, lähetä uusi ilmoitus ja luo uusi sähköpostilaatikko. Jos mahdollista, ilmoita edellisen ilmoituksesi viitenumero. Uusi sähköpostilaatikko ei sisällä mitään edelliseen ilmoitukseesi liittyvää sisältöä.

Ilmoituksesi pidetään nimettömänä salauksen ja erityisten turvatoimenpiteiden avulla. Sinulta ei koskaan kysytä henkilökohtaisia tietoja, jos lähetät ilmoituksen nimettömänä. Älä lähetä mitään sellaisia tietoja, joiden perusteella sinut voidaan jäljittää. Jos haluat varmistaa nimettömänä pysymisen, älä käytä ilmoituksesi lähettämiseen mitään työnantajasi käyttöösi antamaa laitetta, kuten tietokonetta tai älypuhelinta.

Suojatun sähköpostilaatikon kautta tapauksen tarkastaja antaa sinulle palautetta ilmoituksesi jatkokäsittelystä tai esittää sinulle kysymyksiä mahdollisesti epäselvistä yksityiskohdista. Sinä pysyt nimettömänä koko vuoropuhelun ajan.

Mitä tapahtuu, kun olen lähettänyt ilmoituksen järjestelmässä?

Kun olet lähettänyt ilmoituksen, Intersnack Group GmbH & co. KG saa ilmoituksen uudesta ilmoituksesta. Ilmoittajana sinulle ilmoitetaan, että ilmoituksesi on vastaanotettu. Sitten ilmoitus tutkitaan huolellisesti. Tapauksen luonteesta riippuen saattavat muut yrityksen osastot, esim. sisäinen tilintarkastus, osallistua tutkintaan. Tapauksen olosuhteista riippuen käytämme tutkimuksessamme ulkopuolisia resursseja, kuten erikoistuneiden palveluntarjoajien tai lakimiesten apua. Ilmoitus käsitellään aina mahdollisimman luottamuksellisesti. Vilpittömästi toimivat ilmoittajat ovat suojassa kaikenlaiselta syrjimiseltä. Samaan aikaan suojaamme myös työntekijöitä ja yrityskumppaneita perusteettomilta syytöksiltä. Tiedotamme ilmoittajalle tutkimuksen tilasta, vaikka emme voikaan aina paljastaa kaikkia yksityiskohtia.