Polityka prywatności
Przywiązujemy najwyższą wagę do ochrony danych osobowych i poufności oraz przestrzegamy przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) oraz obowiązujących krajowych przepisów dotyczących ochrony danych. Przed przesłaniem zgłoszenia za pośrednictwem naszego Portalu Sygnalistów Tell us! (dalej zwanego „Portalem Sygnalistów”) prosimy o uważne zapoznanie się z niniejszą Polityką prywatności.
Portal Sygnalistów umożliwia zgłaszanie konkretnych przesłanek naruszeń przepisów prawa oraz/lub Kodeksu Postępowania Grupy Lorenz. Portal Sygnalistów pełni również funkcję wewnętrznego kanału zgłoszeń w rozumieniu niemieckiej ustawy o ochronie sygnalistów (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG) oraz punktu przyjmowania skarg w rozumieniu niemieckiej ustawy o należytej staranności w łańcuchu dostaw (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – LkSG) (dalej łącznie jako „Jednostka Przyjmująca Zgłoszenia”).
1. Administrator
Administratorem danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem Portalu Sygnalistów jest Lorenz Holding GmbH, Lister Damm 2, D-30163 Hanower, Niemcy (dalej „Lorenz”), która jako niezależna i poufna Jednostka Przyjmująca Zgłoszenia przyjmuje i przetwarza zgłoszenia dotyczące spółek należących do Grupy Lorenz.
Dla zachowania przejrzystości wskazuje się, że podstawowa odpowiedzialność za usunięcie stwierdzonych naruszeń oraz podjęcie działań następczych zawsze spoczywa na odpowiedniej spółce należącej do Grupy.
2. Dane kontaktowe organizacji odpowiedzialnej za ochronę danych
Dane kontaktowe organizacji odpowiedzialnej za ochronę danych w Lorenz:
datenschutz@lbsnacks.de
3. Cele przetwarzania danych
Portal Sygnalistów służy do bezpiecznego i poufnego przyjmowania, przetwarzania oraz zarządzania zgłoszeniami dotyczącymi naruszeń przepisów prawa oraz/lub Kodeksu Postępowania Grupy Lorenz.
Obsługa techniczna Portalu Sygnalistów jest zapewniana przez wyspecjalizowaną spółkę EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Monachium, Niemcy. Spółka ta działa jako podmiot przetwarzający („processor”) i może wykorzystywać dane osobowe wyłącznie w celu wykonania powierzonych jej zadań. Jest ona zobowiązana do przestrzegania obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
Dane wprowadzone do Portalu Sygnalistów są przechowywane w bazie danych prowadzonej przez EQS Group GmbH w centrum danych o wysokim poziomie bezpieczeństwa znajdującym się na terenie Unii Europejskiej. Wszystkie dane zapisane w bazie są szyfrowane z wykorzystaniem najnowocześniejszych technologii. Dostęp do danych mają wyłącznie upoważnione osoby w Lorenz. EQS Group GmbH ani żadne inne osoby trzecie nie mają dostępu do danych przechowywanych w Portalu Sygnalistów. Zapewnia to certyfikowana procedura obejmująca kompleksowe środki techniczne i organizacyjne.
Wszystkie dane są szyfrowane i przechowywane z zastosowaniem wielopoziomowej ochrony hasłami, dzięki czemu dostęp do nich ma wyłącznie bardzo ograniczona grupa wyraźnie upoważnionych osób w Lorenz.
4. Podstawa prawna przetwarzania danych
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest co do zasady art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z § 10 i § 12 niemieckiej ustawy o ochronie sygnalistów (HinSchG) oraz § 8 niemieckiej ustawy o należytej staranności w łańcuchu dostaw (LkSG).
W przypadku spółek należących do Grupy Lorenz, które nie są objęte ustawowym obowiązkiem ustanowienia jednostki przyjmującej zgłoszenia, podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes). Nasz prawnie uzasadniony interes polega na wykrywaniu, powstrzymywaniu i zapobieganiu działaniom niezgodnym z prawem oraz innym nieprawidłowościom w spółkach Grupy Lorenz lub skierowanym przeciwko nim, a także na zapobieganiu szkodom dla naszej spółki, naszych pracowników, konsumentów, klientów, usługodawców i dostawców.
Jeżeli w indywidualnych przypadkach podczas przetwarzania zgłoszeń konieczne będzie uzyskanie Państwa wyraźnej zgody (np. zgodnie z § 9 ust. 3 HinSchG), podstawę prawną stanowią art. 6 ust. 1 lit. a) RODO oraz § 26 ust. 2 niemieckiej Federalnej Ustawy o Ochronie Danych (Bundesdatenschutzgesetz – BDSG).
5. Rodzaje gromadzonych danych osobowych
Korzystanie z Portalu Sygnalistów jest dobrowolne.
Jeżeli prześlą Państwo zgłoszenie za pośrednictwem Portalu Sygnalistów, będziemy przetwarzać przekazane przez Państwa dane osobowe. Obejmują one w szczególności:
Państwa imię i nazwisko, jeżeli zdecydują się Państwo ujawnić swoją tożsamość;
informację, czy są Państwo pracownikiem spółki należącej do Grupy Lorenz;
w stosownych przypadkach – imiona i nazwiska innych osób oraz inne dane osobowe dotyczące osób wskazanych w zgłoszeniu.
6. Przetwarzanie zgłoszeń i poufne postępowanie
Wpływające zgłoszenia są odbierane przez niewielką grupę wyraźnie upoważnionych i specjalnie przeszkolonych przedstawicieli Tell us! w Lorenz i są zawsze traktowane jako poufne.
Po otrzymaniu zgłoszenia przedstawiciele Tell us! w Lorenz w pierwszej kolejności oceniają, czy konieczne jest przeprowadzenie szczegółowego postępowania wyjaśniającego. W razie potrzeby prowadzone jest dalsze dochodzenie związane z daną sprawą.
7. Kategorie odbiorców
Przedstawiciele Tell us! w Lorenz mogą również zaangażować do prowadzenia postępowania zewnętrznych specjalistów, takich jak radcowie prawni, adwokaci, biegli rewidenci lub eksperci z zakresu informatyki śledczej, którzy są zobowiązani wobec Lorenz do zachowania poufności na podstawie przepisów prawa lub umów.
W zależności od wyników rozpatrywania zgłoszenia, w razie potrzeby oraz w przypadku istnienia odpowiedniego obowiązku prawnego lub uzasadnionego interesu Lorenz, dane mogą zostać przekazane następującym odbiorcom:
innym spółkom należącym do Grupy Lorenz;
organom ścigania.
Jeżeli zgłoszenie dotyczy spółki należącej do Grupy Lorenz z siedzibą poza Unią Europejską (UE) lub Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), zawsze zapewniamy przestrzeganie odpowiednich przepisów RODO przy przekazywaniu danych osobowych. Co do zasady zgłoszenia zawierające dane osobowe są przekazywane spółkom Grupy z siedzibą poza UE/EOG wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych (art. 49 ust. 1 lit. e RODO) albo gdy uzyskaliśmy Państwa wyraźną zgodę (art. 49 ust. 1 lit. a RODO).
8. Informowanie osoby, której dotyczy zgłoszenie
Zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych jesteśmy co do zasady zobowiązani do poinformowania osoby, której dotyczy zgłoszenie, o otrzymaniu zgłoszenia, gdy tylko przekazanie takiej informacji nie będzie zagrażało dalszemu prowadzeniu postępowania wyjaśniającego.
Jednocześnie zapewniamy, że Państwa tożsamość jako sygnalisty zostanie ujawniona wyłącznie w przypadkach, w których jesteśmy do tego prawnie uprawnieni lub zobowiązani (np. zgodnie z § 9 HinSchG).
9. Okres przechowywania danych osobowych
Dane osobowe przetwarzane za pośrednictwem Portalu Sygnalistów są zasadniczo usuwane w ciągu dwóch miesięcy od zakończenia postępowania dotyczącego danego zgłoszenia, chyba że ich dalsze przetwarzanie jest wymagane do innych celów, w szczególności:
w celu wypełnienia ustawowych obowiązków dotyczących przechowywania dokumentacji (np. § 11 ust. 5 HinSchG), lub
w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.
10. Prawa osób, których dane dotyczą
Jeżeli przetwarzamy Państwa dane osobowe, są Państwo osobą, której dane dotyczą w rozumieniu RODO i przysługują Państwu wobec administratora następujące prawa:
Prawo dostępu do informacji: Mają Państwo prawo uzyskać informację, czy przetwarzane są dotyczące Państwa dane osobowe. Jeżeli ma to miejsce, przysługuje Państwu prawo do uzyskania informacji o tych danych osobowych oraz informacji szczegółowo określonych w art. 15 RODO.
Prawo do sprostowania danych: Mają Państwo prawo żądać niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych danych osobowych dotyczących Państwa oraz – w stosownych przypadkach – uzupełnienia niekompletnych danych osobowych (art. 16 RODO).
Prawo do ograniczenia przetwarzania: Mają Państwo prawo żądać ograniczenia przetwarzania danych, jeżeli spełniona jest jedna z przesłanek określonych w art. 18 RODO, na przykład gdy wnieśli Państwo sprzeciw wobec przetwarzania – na okres niezbędny do ustalenia, czy sprzeciw jest zasadny.
Prawo do usunięcia danych: Mają Państwo prawo żądać niezwłocznego usunięcia dotyczących Państwa danych osobowych, jeżeli zachodzi jedna z przesłanek określonych w art. 17 RODO, na przykład gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, a obowiązujące przepisy dotyczące przechowywania danych nie stoją na przeszkodzie ich usunięciu.
Prawo do przenoszenia danych: Zgodnie z art. 20 RODO mają Państwo prawo otrzymać przekazane nam dane osobowe dotyczące Państwa w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie, aby móc przekazać je samodzielnie lub – jeżeli jest to technicznie możliwe – za naszym pośrednictwem innemu administratorowi.
Prawo do wniesienia sprzeciwu: Mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących Państwa danych osobowych z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, z zastrzeżeniem warunków określonych w art. 21 RODO.
Prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych: Mają Państwo prawo w dowolnym momencie wycofać udzieloną nam zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Prawa w przypadku zautomatyzowanego podejmowania decyzji: Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji w indywidualnych przypadkach ani profilowania. Gdyby jednak miało to miejsce, jesteśmy zobowiązani przepisami prawa do zapewnienia odpowiednich środków umożliwiających Państwu wpływ na podjętą decyzję (art. 22 RODO).
Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego: Bez uszczerbku dla innych środków ochrony prawnej o charakterze administracyjnym lub sądowym mają Państwo prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego, w szczególności w państwie członkowskim swojego zwykłego miejsca pobytu, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie dotyczących Państwa danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych.
Należy pamiętać, że wskazane powyżej prawa osób, których dane dotyczą, mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z prawa Unii Europejskiej lub obowiązujących przepisów krajowych.
W celu skorzystania z powyższych praw prosimy o kontakt z naszą organizacją odpowiedzialną za ochronę danych pod adresem: datenschutz@lbsnacks.de.
11. Korzystanie z Portalu Sygnalistów
Komunikacja pomiędzy Państwa urządzeniem a Portalem Sygnalistów odbywa się za pośrednictwem szyfrowanego połączenia (SSL). Podczas korzystania z Portalu Sygnalistów Państwa adres IP nie jest zapisywany. W celu utrzymania połączenia pomiędzy Państwa urządzeniem a systemem EQS Incident Reporting na urządzeniu zapisywany jest plik cookie zawierający wyłącznie identyfikator sesji (tzw. „zero cookie”). Plik cookie jest ważny wyłącznie do zakończenia sesji i staje się nieważny po zamknięciu przeglądarki.
Mają Państwo możliwość utworzenia bezpiecznej skrzynki pocztowej w Portalu Sygnalistów przy użyciu wybranego przez siebie pseudonimu (nazwy użytkownika) oraz hasła. Umożliwia to przesyłanie zgłoszeń do odpowiedzialnego przedstawiciela Tell us! w Lorenz zarówno anonimowo, jak i z ujawnieniem swojej tożsamości. W tym systemie dane są przechowywane wyłącznie w Portalu Sygnalistów, co zapewnia szczególnie wysoki poziom bezpieczeństwa; nie jest to standardowa komunikacja za pośrednictwem poczty elektronicznej.
12. Informacje dotyczące przesyłania załączników
Podczas składania zgłoszenia lub przekazywania jego uzupełnienia mają Państwo możliwość przesłania załączników do odpowiedzialnego przedstawiciela Tell us! w Lorenz. Jeżeli chcą Państwo złożyć zgłoszenie anonimowo, prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami dotyczącymi bezpieczeństwa.
Pliki mogą zawierać ukryte dane osobowe, które mogą zagrozić zachowaniu Państwa anonimowości. Przed przesłaniem załączników należy usunąć takie dane. Jeżeli nie są Państwo w stanie ich usunąć lub nie mają Państwo pewności, czy plik zawiera takie informacje, prosimy o skopiowanie treści załącznika do zgłoszenia albo o anonimowe przesłanie wydrukowanego dokumentu na poniższy adres, z podaniem numeru referencyjnego otrzymanego po zakończeniu procesu zgłoszenia:
Lorenz Holding GmbH
Tell us! representative
Lister Damm 2
D-30163 Hanower
Stan na: listopad 2025 r.
