Veri koruma hakkında bilgiler
Veri koruma ve gizliliği çok ciddiye alıyoruz ve AB Ulusal Veri Koruma Yönetmeliği'nin (“AB GDPR”) hükümlerine ve yürürlükteki ulusal veri koruma düzenlemelerine uyuyoruz. Lütfen bir bildirim göndermeden önce bu veri koruma bilgilerini dikkatlice okuyunuz.
İhbar sisteminin amacı ve yasal temeli
İhbar sistemi (BKMS® System) Veritas Group uygunluk kurallarının ihlaline ilişkin bildirimleri güvenli ve gizli bir şekilde alma, işleme ve yönetme görevi görür. BKMS® System çerçevesinde kişisel verilerin işlenmesi, kötüye kullanımların tespiti ve önlenmesi ve böylece Veritas Group, çalışanları ve müşterilerine zarar verilmesini önlemek amacıyla şirketler grubumuzun haklı çıkarına dayanmaktadır. Kişisel verilerin işlenmesinin yasal dayanağı, AB-GDPR'nin (Genel Verilerin Korunması Yönetmeliği) 6. maddesinin 1f fıkrasıdır.
Sorumlu yetkili
İhbar sisteminde veri korumasından sorumlu taraf; Stettiner Straße 1-9, 63571 Gelnhausen, Almanya merkezli Veritas AG şirketidir (bundan sonra "Veritas AG" olarak anılacaktır). İhbar sistemi Veritas AG ve bağlı şirketleri adına Karlstraße 47, 80333 Munich, Almanya merkezli uzman bir şirket olan EQS Group GmbH tarafından işletilmektedir.
İhbar sistemine girilen kişisel veriler ve bilgiler, EQS Group GmbH tarafından işletilen yüksek güvenlikli bir veri merkezinin veri tabanında saklanır. Sadece Veritas AG'nin denetçileri bu verilere erişebilir. EQS Group GmbH ve diğer üçüncü taraflar verilere erişim hakkına sahip değildir. Bu, onaylı prosedür dahilinde, kapsamlı teknik ve organizasyonel önlemler aracılığıyla sağlanır.
Erişimin Veritas AG içinde özellikle yetki verilmiş çok küçük bir grupla kısıtlanması için tüm veriler birden çok şifre koruma seviyesi ile şifrelenir ve saklanır.
Veritas AG bir veri koruma görevlisi atamıştır. Veri koruma hakkında talepler e-posta ile datenschutz.extern@veritas-ag.de adresine gönderilebilir.
Toplanan kişisel verilerin türü
İhbar sisteminin kullanımı gönüllülük esasına göre gerçekleşir. İhbar sistemi üzerinden bir bildirim gönderirseniz aşağıdaki kişisel verileri ve bilgileri toplayacağız:
- kimliğinizi açıklamanız durumunda isminiz,
- bir Veritas Group şirketinde çalışıp çalışmadığınız ve
- eğer varsa bildiriminizde sözünü ettiğiniz kişilerin isimleri ve diğer kişisel verileri.
Bildirimlerin gizlilikle ele alınması
Gelen bildirimler Veritas AG şirketinin Grup Uygunluk ve İç Denetim Organizasyonu'nun özellikle yetkilendirilmiş ve özel olarak eğitilmiş çalışanlarından oluşan küçük bir gruba ulaşır ve her zaman gizlilik içinde ele alınır. Uygunluk Organizasyonu çalışanları konuyu değerlendirecek ve özel vaka için gerekli başka soruşturmaları gerçekleştirecektir.
Bir bildirimin işlenmesi veya özel bir soruşturma sırasında, ör. kardeş şirket Poppe GmbH veya Veritas AG'nin iştiraklerinde gerçekleşen olaylarla ilgili bildirimlerin Veritas Group grup şirketlerinin başka çalışanlarıyla paylaşılması gerekebilir. Bazı iştiraklerin merkezi, Avrupa Birliği ve Avrupa Ekonomik Alanı dışındaki ülkelerde bulunur ve kişisel verilerin korunması hakkındaki düzenlemeleri farklıdır. Bildirimleri paylaşırken geçerli veri koruma yönetmeliklerine uyulmasını her zaman sağlayacağız.
Bu bilgilere erişim hakkı verilen herkes, gizliliği muhafaza etmekle yükümlüdür.
Suçlanan kişi hakkında bilgiler
Bu bilginin ifşası soruşturmayı tehlikeye atmadığı sürece suçlanan tarafları, aleyhlerindeki bildirimler hakkında bilgilendirmekle yasal olarak yükümlüyüz. Yasal olarak bağlı olmadıkça ihbar edici olarak kimliğiniz açıklanmayacaktır.
Veri sahibinin hakları
Avrupa veri koruma mevzuatına göre siz ve bildirimde ismi geçen kişilerin; kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin bilgi, düzeltme, silme, işleme kısıtlaması ve itiraz hakkına sahiptir. İşleme herhangi bir itirazda bulunulmazsa, bu bilgileri, ihbar sisteminin yukarıda belirtilen amaçlarına göre yasal hakların iddiası ve savunması için ve kullanılabilirliğini, veri güvenliğini ve veri koruma izlemesini sağlamak amacıyla işliyoruz. Kişisel verilerin işlenmesine itirazda bulunulması durumunda bir bildirimin incelenmesi için saklanan verilerin gerekliliği derhal değerlendirilir. Artık gerekli olmayan bilgiler derhal silinir veya anonimleştirilir. Ayrıca denetleyici merciye itiraz etme hakkına da sahipsiniz.
Kişisel verileri saklama süresi
Kişisel veriler, durumun açıklığa kavuşturulması ve nihai bir değerlendirme yapılabilmesi için veya Veritas Group'nin meşru bir menfaati olduğu veya yasal olarak gerekli olduğu sürece saklanır. Bildirim işlendikten sonra bu veriler yasal gereksinimlere uygun şekilde silinecek veya anonimleştirilecektir.
İhbar edici portalinin kullanımı
BKMS® System'e erişim için kullandığınız bilgisayar ile ihbar sistemi arasındaki iletişim şifreli bir bağlantı (SSL) üzerinden gerçekleşir. İhbar sisteminin kullanımı sırasında IP adresiniz kaydedilmeyecektir. Bilgisayarınız ve BKMS® System arasındaki bağlantıyı korumak için bilgisayarınızda yalnızca oturum kimliğini içeren (oturum çerezi olarak adlandırılan) bir çerez saklanır. Bu çerez yalnızca oturumunuz sonlanana kadar geçerlidir ve tarayıcınızı kapattığınızda sona erer.
İhbar sistemi içinde kişisel olarak seçilen bir takma ad / kullanıcı adı ve şifre ile bir güvenli posta kutusu oluşturulabilir. Bu sayede isminizi belirterek veya anonim olarak, güvenli bir şekilde Veritas AG Grubu'nun Uygunluk ve İç Denetim bölümlerinin sorumlu çalışanına bildirim göndermenize olanak sağlar. Bu sistem verileri yalnızca ihbar sistemi içinde saklar; bu da onu bilhassa güvenli hale getirmektedir. Bu sıradan bir e-posta iletişim biçimi değildir.
Ekli dosya gönderilmesi ile ilgili notlar
Bir bildirim veya ek bilgi gönderirken ekleri aynı anda Veritas AG'nin Uygunluk ve İç Denetim departmanlarındaki sorumlu çalışanlarına da gönderebilirsiniz. İsimsiz bir bildirim göndermek isterseniz lütfen aşağıdaki güvenlik uyarısına dikkat edin: Dosyalarda anonimliğinizi tehlikeye atabilecek gizli kişisel veriler bulunabilir. Göndermeden önce bu verileri kaldırın. Bu verileri kaldıramıyorsanız veya bunu nasıl yapacağınızdan emin değilseniz ek dosyanızın içindeki metni bildirim metninize kopyalayın veya yazdırılmış belgeyi isimsiz bir şekilde bildirim sürecinin sonunda alacağınız referans numarasını belirterek sayfa alt bilgisinde listelenen adrese gönderin.
Sürüm: 06-Haz-2018