Declaración de privacidad del proceso de denuncia
(Última actualización: 4 de marzo de 2024)
- Responsable del tratamiento
- Amadeus IT Group S.A. (en adelante, «Amadeus»), que ha implementado o puede usar el sistema BKMS® System como parte del proceso de denuncia.
- Propósito del tratamiento de datos personales
- Detectar cualquier irregularidad o infracción contra cualquier ley o normativa aplicable relacionada con prácticas empresariales o conducta ética, o los temas establecidos en la política del Speak Up de Amadeus.
- Fundamentos jurídicos para el tratamiento
- La obligación jurídica, porque Amadeus tiene la obligación de implementar un sistema de denuncias.
El interés legítimo de Amadeus cuando la obligación legal mencionada anteriormente no exista en la jurisdicción competente. - ¿Quién verá sus datos personales?
- Las personas que gestionan y administran el canal de denuncias y el sistema BKMS® System, el equipo de Cumplimiento Corporativo, el Equipo de Investigación, ya sea interno o externo, según lo expuesto en la Política de Denuncia que está disponible en https://amadeusworkplace.sharepoint.com/Sites/CorporatePolicies_official
Nota:Para acceder al vínculo, copie y péguelo en el navegador. - Derechos de la persona interesada
- Tiene derecho a revisar y restringir el tratamiento de los datos personales, así como acceder a ellos, y derecho a presentar una queja ante una autoridad supervisora, pero en una solicitud de este tipo deberán valorarse todos los intereses implicados, incluidos los del alertador y las personas acusadas.
Puede ejercer sus derechos por correo electrónico: ethics@amadeus.com o enviando la solicitud a nuestro domicilio social: Calle Salvador de Madariaga, 1, 28027 Madrid, España
Introducción
El proceso de denuncia sirve para recibir, procesar y administrar de forma segura y confidencial las comunicaciones sobre infracciones de las reglas de cumplimiento de Amadeus. El sistema permite que cualquier empleado (o contratista) que pertenezca a una entidad de Amadeus informe acerca de cualquier infracción de la legislación en vigor, de las políticas de ética empresarial y de cumplimiento del Grupo Amadeus (el Código de Ética y Conducta Empresarial, la Política contra el Soborno y la Corrupción, la Política contra el Fraude y la Política del Speak Up). El sistema también permite que terceros (como los proveedores o los distribuidores) envíen comunicaciones de forma segura y confidencial.
El sistema de información utilizado en el marco del proceso Speak Up está gestionado por una empresa especializada, EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich en Alemania, en nombre de Amadeus.
Amadeus se compromete a proteger la privacidad de los datos personales que recoge y procesa . Amadeus actuará de conformidad con la legislación aplicable en materia de protección de datos. Queremos que conozca cómo recopilamos, utilizamos y divulgamos la información que le identifica o puede identificarle como individuo (en adelante, «Datos Personales»). Antes de enviar una comunicación, lea detenidamente esta información sobre la privacidad de los datos.
¿Qué Datos Personales recopilamos y cuál es la base jurídica para su tratamiento?
Los Datos Personales que procesamos son el nombre de la persona que envía la comunicación (a menos que elija permanecer en el anonimato), si dicha parte es empleado de Amadeus, el nombre de la persona contra la que envía la comunicación, el propio incidente y, en función de la solicitud, la alegación podría contener otros Datos Personales en la medida en que la comunicación mencione a otras terceras partes.
Estos datos se incluirán en el sistema BKMS® System (en adelante, la «Herramienta de Denuncia»).
En caso de que se lleve a cabo una investigación, procesaremos los Datos Personales mencionados con el fin de llevar a cabo las investigaciones derivadas del informe; y conservando estos datos en nuestro repositorio confidencial que no forma parte de la herramienta Speak Up, hasta que sea necesario de conformidad con las leyes de protección de datos aplicables.
La base jurídica para el tratamiento de los Datos Personales es el cumplimiento de una obligación jurídica en las jurisdicciones en las que la legislación en vigor requiere implementar un sistema de denuncias.
Cuando esta obligación jurídica no exista en la jurisdicción competente, la base jurídica para el tratamiento de los Datos Personales es el interés legítimo de Amadeus.
¿Quién recopila y procesa los Datos Personales y con quién se comparten?
Amadeus IT Group S.A., como sede central, es la propietaria del tratamiento y, por tanto, la responsable del tratamiento de los Datos Personales que se incluyan en la herramienta Speak Up y de los Datos Personales procedentes de las investigaciones y procesos consiguientes.
Como organización global con sistemas informáticos globales, los Datos Personales pueden transferirse a, almacenarse en, y compartirse con las empresas y los terceros del Grupo Amadeus.
Como parte del proceso de denuncia, las comunicaciones son recibidos por un pequeño grupo de responsables expresamente autorizados y con formación específica de Amadeus, y son tratados siempre de manera confidencial, compartiéndose solo en caso de necesidad. Estos empleados designados de Amadeus evaluarán el caso y realizarán las investigaciones necesarias para cada caso concreto.
Las comunicaciones se gestionarán de la siguiente manera:
- El equipo de Corporate Compliance. El equipo de Corporate Compliance recibe todas las comunicaciones enviadas a través de la herramienta del Speak Up, realiza una revisión preliminar y decide qué recursos son los idóneos para la investigación. Salvo que su comunicación se refiera a alguien del departamento de Corporate Compliance, en cuyo caso se redirigirá automáticamente al Director de Auditoría Interna, el equipo de Corporate Compliance será el encargado de revisar su comunicación.
- El Director de Auditoría Interna del Grupo. Si no desea que el equipo de Corporate Compliance reciba y evalúe su comunicación, ya sea porque (i) la comunicación trata sobre un miembro del equipo de Corporate Compliance o porque, (ii) desea que el equipo de Corporate Compliance no se involucre por otra razón de peso, el Director de Auditoría Interna del Grupo puede revisar su comunicación. Debe seleccionar esta opción específicamente al enviar el mensaje.
- Si su comunicación se refiere a un tema relacionado con la discriminación y/o el acoso (moral o sexual), el equipo de PNC y Corporate Compliance recibirá la comunicación y la investigará conjuntamente con Corporate Compliance. Si la comunicación se refiere a un miembro de PNC, se enviará automáticamente a Corporate Compliance. Salvo que su comunicación se refiera a un asunto de PNC, contra alguien del departamento de PNC, en cuyo caso la comunicación se redirigirá automáticamente a Corporate Compliance.
- El equipo de investigación. Dependiendo del alcance de la comunicación, el asunto y/o la ubicación geográfica de la reclamación, el equipo que reciba la comunicación se basará en un equipo interno o externo previamente identificado para llevar a cabo la investigación sobre las alegaciones de la comunicación. La identidad de la persona que presenta la comunicación, si se revela en el momento de hacerla, sólo se compartirá si es estrictamente necesario para llevar a cabo la investigación o con el consentimiento de esa persona.
Si su comunicación no está sujeto a la Política del Speak Up, el Departamento de Corporate Compliance le pedirá permiso para reenviar la comunicación al departamento correspondiente.
Lea detenidamente las reglas y las directrices de denuncia para comprender todo el proceso. En determinadas circunstancias, Amadeus podría informar de las alegaciones a las autoridades según lo exigido por la legislación o a un tercero si fuera necesario para asistir en la investigación.
Únicamente autorizaremos a las empresas afiliadas y a los proveedores de servicios de terceros utilizar los Datos Personales con los fines especificados y de conformidad con las instrucciones de Amadeus.
Amadeus también puede revelar datos personales cuando lo exija la legislación, una citación o la normativa; cuando lo soliciten las autoridades gubernamentales o policiales o según lo exija o permita la legislación.
Transferencia internacional de los datos personales
Cuando Amadeus comparta Datos Personales con sus afiliados y con los proveedores de servicios de terceros que tratan los datos personales en nombre de Amadeus, los datos personales podrían transferirse fuera del Espacio Económico Europeo (EEE). Cuando los datos personales se transfieran a otro país, seguirán recibiendo la protección adecuada a través de acuerdos contractuales o de otro tipo establecidos con las filiales y terceros proveedores de servicios de Amadeus. Para estas transferencias, se aplicará al menos una de las siguientes salvaguardas adecuadas:
- Los datos personales se transferirán a países en los que la Comisión Europea haya considerado que existe el nivel de protección necesario para los datos personales;
- Cláusulas contractuales estándar aprobadas por la Comisión Europea que, junto con medidas complementarias, garantizarán que los datos personales que se transfieran mantengan la misma protección que en el EEE;
Para solicitar más información acerca de las medidas de protección empleadas para transferir los datos personales fuera del EEE, utilice los detalles de contacto que aparecen en la sección de derechos legales. Al solicitar esta información, mencione la transferencia de datos personales fuera del EEE.
¿Con qué finalidad se usan sus Datos Personales?
Los Datos Personales se usarán para investigar las alegaciones y descubrir cualquier posible infracción de la legislación o la normativa en vigor relativas al cumplimiento del Grupo Amadeus o a las políticas de ética empresarial. Para llevar a cabo una investigación, es necesario conocer la identidad de la persona contra la que se presentan las alegaciones.
Los Datos Personales que proporcione a través de la Herramienta de Denuncia y que se recopilen durante el proceso de investigación se usarán con los siguientes fines:
- Llevar a cabo las investigaciones necesarias.
- Conservarlas en un repositorio confidencial.
- Tomar medidas correctivas para solucionar cualquier posible infracción.
Seguridad e integridad de los datos personales
Amadeus ha adoptado las medidas técnicas y organizativas pertinentes para garantizar la confidencialidad, la disponibilidad y la integridad de los Datos Personales.
Retención de los Datos Personales
Toda investigación que no tenga como resultado una acción o que se desestime, será conservada durante tres meses, transcurrido dicho periodo, la información, incluidos los datos personales, se archivará y almacenará debidamente bloqueada, tal como exige la legislación aplicable.
En el caso de las demás investigaciones, conservaremos los Datos Personales en los expedientes internos de Amadeus durante el periodo de investigación y durante dos años más por si fuera necesario para gestionar alguna reclamación. Finalizado este periodo, la información, incluidos los datos personales, se archivará y se almacenará con la protección debida.
Para contactar con nosotros
Si tiene alguna duda acerca de esta declaración de privacidad, contacte con nosotros enviando un correo electrónico a ethics@amadeus.com. Indique el asunto «Solicitud confidencial de tratamiento de datos relacionados con el Speak Up» en el correo electrónico.
Sus derechos
Para ejercer sus derechos de acceso, revisión y restricción del tratamiento de los Datos Personales, envíe una solicitud por correo electrónico a: ethics@amadeus.com o envíe la solicitud a nuestro domicilio social correspondiente. En dicha solicitud deberán sopesarse todos los intereses implicados, incluidos los del denunciante y los de la(s) persona(s) acusada(s).
A pesar de que Amadeus tiene la intención de tratar cuidadosamente cualquier solicitud y/o reclamación por su parte, así como de procesar cuidadosamente sus Datos Personales, usted tiene derecho a presentar cualquier reclamación o queja ante las autoridades competentes en materia de protección de datos.