Declaración de privacidad del proceso de denuncia
(Última actualización: 2 de mayo de 2023)
- Responsable del tratamiento
- Amadeus IT Group S.A. (en adelante, «Amadeus»), que ha implementado o puede usar el sistema BKMS® System como parte del proceso de denuncia.
- Propósito del tratamiento de datos personales
- Para descubrir cualquier irregularidad o infracción de la legislación o la normativa en vigor relativas a las actividades empresariales o a la conducta ética, o de los temas establecidos en la Política de Denuncias de Amadeus.
- Fundamentos jurídicos para el tratamiento
- La obligación jurídica, porque Amadeus tiene la obligación de implementar un sistema de denuncias.
El interés legítimo de Amadeus cuando la obligación legal mencionada anteriormente no exista en la jurisdicción competente. - ¿Quién verá sus datos personales?
- Las personas que gestionan y administran el canal de denuncias y el sistema BKMS® System, el equipo de Cumplimiento Corporativo, el Equipo de Investigación, ya sea interno o externo, y las personas que forman parte del Comité de Ética, según lo expuesto en la Política de Denuncia que está disponible en https://amadeusworkplace.sharepoint.com/Sites/CorporatePolicies_official
Nota: Para acceder al vínculo, copie y péguelo en el navegador - Derechos de la persona interesada
- Tiene derecho a revisar y restringir el tratamiento de los datos personales, así como acceder a ellos, y derecho a presentar una queja ante una autoridad supervisora, pero en una solicitud de este tipo deberán valorarse todos los intereses implicados, incluidos los del alertador y las personas acusadas.
Puede ejercer sus derechos por correo electrónico: ethics@amadeus.com o enviando la solicitud a nuestro domicilio social: Calle Salvador de Madariaga, 1, 28027 Madrid, España
Introducción
El proceso de denuncia sirve para recibir, procesar y administrar de forma segura y confidencial los mensajes sobre infracciones de las reglas de cumplimiento de Amadeus. El sistema permite que cualquier empleado (o contratista) que pertenezca a una entidad de Amadeus informe acerca de cualquier infracción de la legislación en vigor, de las políticas de ética empresarial y de cumplimiento del Grupo Amadeus (el Código de Ética y Conducta Empresarial, la Política contra el Soborno y la Corrupción, la Política contra el Fraude y la Política de Denuncias). El sistema también permite que terceros (como los proveedores o los distribuidores) envíen mensajes de forma protegida y confidencial.
El sistema de denuncias que se usa a lo largo del proceso de denuncias está gestionado por una empresa especializada, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín en Alemania, en nombre de Amadeus.
Amadeus está comprometida con la protección de la privacidad de los datos personales que recopila y trata. Amadeus procederá en cumplimiento de la legislación en vigor sobre protección de datos. Queremos que se familiarice con nuestra manera de recopilar usar y revelar la información que le identifica o que le podría identificar a usted como persona (en adelante, «Datos Personales»). Antes de enviar un mensaje, lea detenidamente esta información sobre la privacidad de los datos.
¿Qué Datos Personales recopilamos y cuál es la base jurídica para su tratamiento?
Los Datos Personales que procesamos son el nombre de la parte que envía el mensaje (a menos que elija permanecer en el anonimato), si dicha parte es empleado de Amadeus, el nombre de la persona contra la que envía el mensaje, el propio incidente y, en función de la solicitud, la alegación podría contener otros Datos Personales en la medida en que el mensaje mencione a otras terceras partes.
Estos datos se incluirán en el sistema BKMS® System (en adelante, la «Herramienta de Denuncia»).
En el caso de que se lleve a cabo una investigación, trataremos los Datos Personales mencionados anteriormente para realizar las investigaciones resultantes del mensaje, y mantendremos dichos datos en nuestro repositorio confidencial que no forma parte de la Herramienta de Denuncia hasta que sea necesario de conformidad con la legislación en vigor sobre protección de datos.
La base jurídica para el tratamiento de los Datos Personales es el cumplimiento de una obligación jurídica en las jurisdicciones en las que la legislación en vigor requiere implementar un sistema de denuncias.
Cuando esta obligación jurídica no exista en la jurisdicción competente, la base jurídica para el tratamiento de los Datos Personales es el interés legítimo de Amadeus.
¿Quién recopila y procesa los Datos Personales y con quién se comparten?
Amadeus IT Group S.A., como sede central, es la propietaria del tratamiento y, por tanto, la responsable del tratamiento de los Datos Personales que se incluyan en la Herramienta de Denuncia y de los Datos Personales procedentes de las investigaciones y procesos consiguientes.
Como organización global con sistemas informáticos globales, los Datos Personales pueden transferirse a, almacenarse en, y compartirse con las empresas y los terceros del Grupo Amadeus.
Como parte del proceso de denuncia, los mensajes son recibidos por un pequeño grupo de responsables expresamente autorizados y con formación específica de Amadeus, y son tratados siempre de manera confidencial, compartiéndose solo en caso de necesidad. Estos empleados designados de Amadeus evaluarán el caso y realizarán las investigaciones necesarias para cada caso concreto.
Los mensajes se gestionarán de la siguiente manera:
- El equipo de Cumplimiento Corporativo. El equipo de Cumplimiento Corporativo recibe todos los mensajes enviados a través de la Herramienta de Denuncia, realiza una revisión preliminar y decide qué recursos son los idóneos para la investigación. Salvo que su mensaje se refiera a alguien en el departamento de Cumplimiento Corporativo, en cuyo caso el mensaje se redirigirá automáticamente al director de Auditorías Internas, el equipo de Cumplimiento Corporativo será el encargado de revisar su mensaje.
- El Director de Auditoría Interna del Grupo. Si no desea que el equipo de Cumplimiento Corporativo reciba y evalúe su mensaje, ya sea porque (i) el mensaje trata sobre un miembro del equipo de Cumplimiento Corporativo o porque (ii) desea que el equipo de Cumplimiento Corporativo no se involucre por otra razón de peso, el Director de Auditoría Interna del Grupo puede revisar su mensaje. Debe seleccionar esta opción específicamente al enviar el mensaje.
- El equipo de P&C. Si su mensaje se refiere a un asunto de P&C, como discriminación o acoso, el equipo de P&C será quien lo reciba directamente. Salvo que su mensaje se refiera a un asunto de P&C relacionado con alguien en el departamento de P&C, en cuyo caso el mensaje se redirigirá automáticamente al departamento de Cumplimiento Corporativo.
- El equipo de investigación. En función del ámbito del mensaje, el asunto o la ubicación geográfica de sus declaraciones, el equipo que reciba el mensaje contará con un equipo interno o externo definido previamente para que realice la investigación de las alegaciones del mensaje. Si la identidad de la persona que envía el mensaje se revela en el momento de redactarlo, solo se compartirá si es estrictamente necesario para llevar a cabo la investigación o si se cuenta con el consentimiento de dicha persona.
Si su mensaje no está sujeto a la Política de Denuncias, el Departamento de Cumplimiento Corporativo le pedirá permiso para reenviar el mensaje al departamento correspondiente.
Lea detenidamente las reglas y las directrices de denuncia para comprender todo el proceso. En determinadas circunstancias, Amadeus podría informar de las alegaciones a las autoridades según lo exigido por la legislación o a un tercero si fuera necesario para asistir en la investigación.
Únicamente autorizaremos a las empresas afiliadas y a los proveedores de servicios de terceros utilizar los Datos Personales con los fines especificados y de conformidad con las instrucciones de Amadeus.
Amadeus también puede revelar datos personales cuando lo exija la legislación, una citación o la normativa; cuando lo soliciten las autoridades gubernamentales o policiales o según lo exija o permita la legislación.
Transferencia internacional de los datos personales
Cuando Amadeus comparta Datos Personales con sus afiliados y con los proveedores de servicios de terceros que tratan los datos personales en nombre de Amadeus, los datos personales podrían transferirse fuera del Espacio Económico Europeo (EEE). Cuando los datos personales se transfieran a otro país, seguirán gozando de la protección necesaria por medio de acuerdos contractuales u otros que se establezcan con los afiliados de Amadeus y con los proveedores de servicios de terceros. Para estas transferencias, como mínimo se implementará una de las siguientes medidas de protección pertinentes:
- Los datos personales se transferirán a países en los que la Comisión Europea haya considerado que existe el nivel de protección necesario para los datos personales;
- cláusulas contractuales estándar aprobadas por la Comisión Europea que, junto con medidas complementarias, garantizarán que los datos personales que se transfieran mantengan la misma protección que en el EEE;
Para solicitar más información acerca de las medidas de protección empleadas para transferir los datos personales fuera del EEE, utilice los detalles de contacto que aparecen en la sección de derechos legales. Al solicitar esta información, mencione la transferencia de datos personales fuera del EEE.
¿Con qué finalidad se usan sus Datos Personales?
Los Datos Personales se usarán para investigar las alegaciones y descubrir cualquier posible infracción de la legislación o la normativa en vigor relativas al cumplimiento del Grupo Amadeus o a las políticas de ética empresarial. Para llevar a cabo una investigación, es necesario conocer la identidad de la persona contra la que se presentan las alegaciones.
Los Datos Personales que proporcione a través de la Herramienta de Denuncia y que se recopilen durante el proceso de investigación se usarán con los siguientes fines:
- Llevar a cabo las investigaciones necesarias
- Conservarlas en un repositorio confidencial
- Tomar medidas correctivas para solucionar cualquier posible infracción.
Seguridad e integridad de los datos personales
Amadeus ha adoptado las medidas técnicas y organizativas pertinentes para garantizar la confidencialidad, la disponibilidad y la integridad de los Datos Personales.
Retención de los Datos Personales
Toda investigación que no tenga como resultado una acción o que se desestime será conservada durante tres meses, tras los que la información, incluidos los datos personales, se archivará y se almacenará con la protección debida según lo exigido por la legislación.
En el caso de las demás investigaciones, conservaremos los Datos Personales en los expedientes internos de Amadeus durante el periodo de investigación y durante dos años más por si fuera necesario para gestionar alguna reclamación. Finalizado este periodo, la información, incluidos los datos personales, se archivará y se almacenará con la protección debida.
Para contactar con nosotros
Si tiene alguna duda acerca de esta declaración de privacidad, contacte con nosotros enviando un correo electrónico a ethics@amadeus.com. Indique el asunto «Consulta sobre el procesamiento de datos confidencial relativo al proceso de denuncia» en el correo electrónico.
Sus derechos
Para ejercer sus derechos de acceso, revisión y restricción del tratamiento de los Datos Personales, envíe una solicitud por correo electrónico a: ethics@amadeus.com o envíe la solicitud a nuestro domicilio social correspondiente. En una solicitud de este tipo deberán valorarse todos los intereses implicados, incluidos los del alertador y las personas acusadas.
A pesar de que Amadeus pretende gestionar las solicitudes o reclamaciones que usted envíe detenidamente, así como tratar sus Datos Personales con cuidado, tiene derecho a presentar una reclamación o queja ante las autoridades de protección de datos competentes.
