Déclaration de protection des données du processus d'alerte
(dernière mise à jour : 2 mai 2023)
- Responsable du traitement
- Amadeus IT Group S.A. (ci-après « Amadeus ») qui a mis en œuvre et/ou peuve utiliser le BKMS® System dans le cadre du processus d'alerte.
- Objectif du traitement des informations personnelles
- Pour découvrir toute irrégularité ou violation d'une loi ou d'un règlement applicable aux activités professionnelles ou à la conduite éthique, ou les sujets énoncés dans la politique d'alerte d'Amadeus.
- Fondements juridiques du traitement
- Obligation légale dans la mesure où Amadeus est soumis à l'obligation de déployer un dispositif d'alerte.
Intérêt légitime d'Amadeus lorsque l'obligation légale susmentionnée n'existe pas dans la juridiction applicable. - Qui va voir vos informations personnelles
- Les personnes qui gèrent et administrent le canal d'alerte et le BKMS® System, l'équipe de conformité de l'entreprise, l'équipe d'enquête, interne ou externe, et les personnes faisant partie du comité d'éthique, comme expliqué dans la politique d'alerte disponible sur https://amadeusworkplace.sharepoint.com/Sites/CorporatePolicies_official
Remarque : pour accéder au lien, veuillez le copier et le coller dans votre navigateur - Droits de la personne concernée
- Vous avez un droit d'accès, de rectification et de limitation du traitement des informations personnelles et le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de surveillance, mais tous les intérêts en jeu doivent être mis en balance dans une telle demande, y compris ceux du lanceur d'alerte et de la ou des personnes accusées.
Vous pouvez exercer vos droits par e-mail à ethics@amadeus.com ou en envoyant votre demande à notre siège social : Calle Salvador de Madariaga, 1, 28027 Madrid, Espagne
Introduction
Le processus d'alerte a pour but de recevoir, de traiter et de gérer de manière sécurisée et confidentielle les alertes concernant les violations des règles de conformité d'Amadeus. Le système permet à tout employé (ou contractuel) appartenant à une entité d'Amadeus d'alerter sur une quelconque violation des lois en vigueur, des politiques de conformité ou d'éthique commerciale du groupe Amadeus (le code d'éthique et de conduite des affaires, la politique anti-corruption, la politique anti-fraude, la politique d'alerte). Le système permet également à des tiers, comme des sous-traitants ou des distributeurs, de déposer des alertes de manière sécurisée et confidentielle.
Le système de recueil d'alerte est géré au sein du processus d'alerte par une entreprise spécialisée, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin en Allemagne, pour le compte d'Amadeus.
Amadeus s'engage à protéger la confidentialité des données à caractère personnel qu'elle collecte et traite. Amadeus agira en conformité avec la législation applicable en matière de protection des données. Nous souhaitons vous familiariser avec la manière dont nous collectons, utilisons et divulguons les informations qui vous identifient ou peuvent vous identifier en tant que personne (ci-après « données à caractère personnel »). Veuillez lire très attentivement ces informations au sujet de la confidentialité des données avant de soumettre une alerte.
Quelles informations personnelles recueillons-nous et quel est le fondement juridique du traitement des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel que nous traitons sont le nom de la personne qui soumet l'alerte (sauf si celle-ci a choisi de faire une alerte anonyme), si cette personne est employée chez Amadeus, le nom de la personne contre laquelle elle fait l'alerte, l'incident en lui-même et, selon la demande, l'allégation peut contenir d'autres données personnelles dans la mesure où d'autres personnes sont nommées dans l'alerte.
Ces informations seront incluses dans le BKMS® System (ci-après « l'outil d'alerte »).
Si une enquête est menée, nous traiterons les données à caractère personnel susmentionnées afin de mener les enquêtes découlant de l'alerte ; et nous conserverons ces données dans notre répertoire confidentiel qui ne fait pas partie de l'outil d'alerte, jusqu'à ce que cela soit nécessaire conformément aux lois applicables en matière de protection des données.
Le fondement juridique du traitement des données à caractère personnel est le respect d'une obligation légale dans les juridictions où le déploiement d'un dispositif d'alerte est requis par les lois applicables.
Lorsque l'obligation légale susmentionnée n'existe pas dans la juridiction applicable, le fondement juridique du traitement des données à caractère personnel est l'intérêt légitime d'Amadeus.
Qui collecte et traite les données à caractère personnel et avec qui sont-elles partagées ?
En sa qualité de siège social, Amadeus IT Group, S.A. est le propriétaire du processus et, par conséquent, le contrôleur des données à caractère personnel incluses dans l'outil d'alerte et des données à caractère personnel découlant des enquêtes et processus suivants.
En tant qu'organisation internationale dotée de systèmes informatiques mondiaux, les données à caractère personnel peuvent être transférées, stockées et partagées au sein des entreprises du groupe Amadeus et de tiers.
Dans le cadre du processus d'alerte, les alertes entrantes sont reçues par une petite sélection d'employés d'Amadeus expressément autorisés et spécialement formés et sont toujours traitées de manière confidentielle en se fondant uniquement sur ce qu'il y a besoin de connaître. Les salariés responsables chez Amadeus vont évaluer le dossier et procéder aux enquêtes plus détaillées requises par le cas spécifique.
Les alertes seront traitées comme suit :
- L'équipe de Corporate Compliance. L'équipe de Corporate Compliance reçoit toutes les alertes déposées par le biais de l'outil d'alerte, effectue un examen préliminaire et décide des ressources les mieux placées pour enquêter. À moins que votre alerte ne concerne quelqu'un dans le département de conformité d'entreprise, auquel cas, l'alerte sera automatiquement redirigée vers le directeur de l'audit interne, l'équipe de Corporate Compliance examinera votre alerte.
- Le directeur de l'audit interne du groupe. Si vous ne souhaitez pas que l'équipe de conformité de l'entreprise reçoive et évalue votre alerte, soit parce que (i) l'alerte est dirigée contre quelqu'un de l'équipe de Corporate Compliance, soit parce que (ii) vous ne souhaitez pas que l'équipe de Corporate Compliance soit impliquée pour une autre raison importante, alors le directeur de l'audit interne du groupe peut examiner votre alerte. Cette option doit être sélectionnée spécifiquement lors du dépôt d'une alerte.
- L'équipe du département P&C. Si votre alerte concerne une problématique de P&C, comme des cas de discrimination ou de harcèlement, l'alerte sera recueillie directement par l'équipe du département P&C. À moins que votre alerte ne concerne une problématique de P&C à l'encontre d'une personne du département P&C, auquel cas, l'alerte sera automatiquement redirigée vers le département de conformité d'entreprise.
- L'équipe d'enquête. En fonction de la portée de l'alerte, du sujet et/ou de l'emplacement géographique de la plainte, l'équipe recevant l'alerte fera appel à une équipe interne ou externe pré-identifiée pour mener l'enquête sur les allégations contenues dans l'alerte. L'identité du lanceur d'alerte, si elle est divulguée au moment où la personne soumet l'alerte, ne sera partagée que si cela est strictement nécessaire pour mener l'enquête ou avec le consentement de cette personne.
Si votre alerte n'est pas soumise à la politique d'alerte, le service de conformité de l'entreprise vous demandera la permission de transmettre l'alerte à la division concernée.
Veuillez lire attentivement les règles et directives d'alerte pour comprendre l'ensemble du processus. Dans certaines circonstances, Amadeus pourrait signaler les allégations aux autorités, comme l'exige la loi, ou à un tiers si cela s'avère nécessaire pour aider à l'enquête.
Nous n'autoriserons les entreprises affiliées et les prestataires de services externes à utiliser les données à caractère personnel qu'à des fins spécifiques et conformément aux instructions d'Amadeus.
Amadeus peut également divulguer des données à caractère personnel si la loi, une citation à comparaître ou un règlement l'exigent, si le gouvernement ou les autorités chargées de l'application de la loi le demandent ou si la loi l'exige ou le permet.
Transfert de données à caractère personnel à l'étranger
Lorsqu'Amadeus partage des données à caractère personnel avec ses sociétés affiliées et des prestataires de services externes qui traitent des données à caractère personnel pour le compte d'Amadeus, cela peut impliquer le transfert de données à caractère personnel en dehors de l'Espace économique européen (« EEE »). Lorsque les données à caractère personnel sont transférées vers un pays tiers, elles continueront à bénéficier d'une protection adéquate par le biais d'accords contractuels ou autres mis en place avec les filiales d'Amadeus et les prestataires de services externes. Pour ces transferts, au moins une des mesures de protection appropriées suivantes sera mise en œuvre :
- Les données à caractère personnel seront transférées vers des pays qui ont été considérés comme offrant un niveau adéquat de protection par la Commission européenne ;
- Clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne qui, avec des mesures supplémentaires, garantiront que les données à caractère personnel transférées conserveront la même protection que celle dont elles bénéficient dans l'EEE ;
De plus amples informations sur les mesures de protection appropriées utilisées lors du transfert de données à caractère personnel en dehors de l'EEE peuvent être demandées aux coordonnées indiquées ci-dessous dans le chapitre « Droits légaux ». Lorsque vous demandez ces informations, veuillez faire référence au transfert de données à caractère personnel en dehors de l'EEE.
À quelles fins vos données à caractère personnel sont-elles utilisées ?
Les données à caractère personnel seront utilisées pour enquêter sur les allégations afin de découvrir toute violation potentielle des lois ou règlements applicables liés aux politiques de conformité ou d'éthique commerciale du groupe Amadeus. Pour pouvoir mener une enquête, il est nécessaire de connaître l'identité de la personne contre laquelle les allégations sont faites.
Les données à caractère personnel que vous fournissez par l'intermédiaire de l'outil d'alerte et qui sont recueillies au cours du processus d'enquête seront utilisées pour :
- Mener les enquêtes nécessaires
- Les conserver dans un dépôt confidentiel
- Prendre toute mesure corrective pour remédier à une infraction potentielle.
Sécurité et intégrité des données à caractère personnel
Amadeus a pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la confidentialité, la disponibilité et l'intégrité des données à caractère personnel.
Conservation des données à caractère personnel
Toute enquête qui ne donne lieu à aucune action ou qui est classée sans suite sera maintenue pendant trois mois, après quoi les informations, y compris les données à caractère personnel, seront archivées et stockées dûment bloquées comme l'exige le droit applicable.
Pour toutes les autres enquêtes, nous conserverons les données à caractère personnel pendant la durée de l'enquête et deux années supplémentaires dans les fichiers internes d'Amadeus au cas où il serait nécessaire de traiter des plaintes éventuelles. Après cette période, les informations, y compris les données à caractère personnel, seront archivées et stockées de manière dûment bloquée.
Pour nous contacter
Si vous avez des questions concernant cette déclaration de protection des données, veuillez nous contacter par e-mail à l'adresse ethics@amadeus.com. Veuillez indiquer « Demande de traitement de données confidentielles liées à la soumission d'alertes » dans la ligne d'objet de votre e-mail.
Vos droits
Vous pouvez exercer vos droits d'accès, de rectification et de restriction du traitement des données à caractère personnel en envoyant une demande par courrier électronique à : ethics@amadeus.com ou en envoyant votre demande à l'organisme concerné. Tous les intérêts en jeu doivent être pris en compte dans cette demande, y compris ceux du lanceur d'alerte et de la ou des personnes accusées.
Bien qu'Amadeus ait l'intention de traiter avec soin toute demande et/ou réclamation de votre part, ainsi que de traiter avec soin vos données à caractère personnel, vous avez le droit de déposer une réclamation ou plainte auprès des autorités compétentes en matière de protection des données.
