Note sulla riservatezza dei dati
La protezione e la riservatezza dei dati costituiscono la nostra massima priorità, pertanto rispettiamo le disposizioni del regolamento europeo "sulla protezione delle persone fisiche in quanto al trattamento dei dati personali e al libero movimento di tali dati" (RGPD UE), nonché le pertinenti disposizioni nazionali in materia di protezione dei dati personali. Legga con attenzione queste informazioni sulla protezione dei dati prima di inviare una segnalazione.
Scopo del presente sistema di whistleblowing e fondamento giuridico
Il sistema di whistleblowing in materia di etica e compliance del gruppo, gestito mediante la piattaforma BKMS® System, è concepito per raccogliere, trattare e gestire in modo sicuro e riservato le segnalazioni correlate a violazioni dei codici di etica e compliance di EDF o delle sue sussidiarie (ad eccezione delle sussidiarie che si occupano di infrastrutture regolate) e le segnalazioni basate sugli ambiti di cui alla legge n. 2016-1691 del 9 dicembre 2016 sulla trasparenza, la lotta contro la corruzione e la modernizzazione economica (detta legge Sapin II) e alla legge n. 2017-399 del 27 marzo 2017 sull'obbligo di vigilanza delle case madre e delle aziende principali. Il trattamento dei dati personali nella piattaforma BKMS® System si basa sul legittimo interesse del gruppo EDF di individuare e impedire eventuali violazioni e quindi di proteggere il gruppo, i suoi dipendenti, i clienti e i fornitori.
Responsabilità per il sistema di whistleblowing
L'ufficio etica e compliance del gruppo EDF è responsabile del sistema di whistleblowing in materia di etica e compliance del gruppo (di seguito denominato "sistema di whistleblowing"). Costituisce anche il punto di contatto per le persone interessate dal sistema di whistleblowing, al seguente indirizzo:
EDF SA – Direction Ethique & Conformité Groupe
Strictement Confidentiel
Tour EDF – bureau 36P14
20, Place de la Défense
92050 Paris la Défense
La piattaforma BKMS® System è gestita in Germania da un'azienda specializzata, EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Municho, per conto di EDF.
I dati personali e le informazioni inseriti nella piattaforma BKMS® System sono memorizzati in una banca dati gestita da EQS Group GmbH, in un centro dati certificato ad alta sicurezza. Solo EDF ha accesso a questi dati. Né EQS Group GmbH né altre terze parti hanno accesso ai dati.
Tutti i dati sono cifrati e protetti con l'ausilio di vari livelli di protezione con password, per cui l'accesso è limitato a una cerchia molto ristretta di persone espressamente autorizzate da EDF.
Eventuali domande relative alla protezione dei dati nel sistema di whistleblowing e richieste di informazioni correlate all'esercizio dei diritti sui dati personali possono essere inviate all'ufficio etica e compliance del gruppo EDF SA attraverso il sistema di whistleblowing facendo clic su pulsante "Invia una segnalazione o richiedi consulenza/ esercita diritti relativi ai dati personali".
Tipo di dati personali raccolti
L'uso del sistema di whistleblowing è volontario. Quando invia una segnalazione tramite la piattaforma BKMS® System, raccogliamo i seguenti dati personali e informazioni:
- nome, se sceglie di rivelare la Sua identità;
- se è dipendente di EDF SA o dipendente della sussidiaria interessata, dipendente esterno, dipendente occasionale correlato a EDF SA o alla sussidiaria interessata;
- il Suo rapporto con la terza parte se lo rivela;
- i nomi e altri dati personali delle persone che menziona nella segnalazione.
Gestione riservata delle segnalazioni
Le segnalazioni sono ricevute da una piccola cerchia di impiegati espressamente autorizzati e appositamente qualificati dell'ufficio etica e compliance del gruppo EDF. Le segnalazione vengono trattate sempre con la massima riservatezza. I dipendenti dell'ufficio etica e compliance del gruppo EDF volgono un'analisi dell'ammissibilità delle segnalazioni, si mettono in contatto con il whistleblower e nominano un esaminatore responsabile all'interno del gruppo con l'assenso del whistleblower. L'esaminatore responsabile del trattamento della segnalazione svolgerà le azioni e le ricerche richieste dal caso specifico fino alla sua chiusura.
Durante il trattamento di una segnalazione o durante un'indagine, può rendersi necessario consentire l'accesso a tutti i dati della piattaforma BKMS® System o ad una parte di essi ad altri dipendenti del gruppo EDF specificamente autorizzati dal GECD, se necessario al di fuori dell'Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo e dunque nel rispetto di regole sulla protezione dei dati personali diverse. L'osservanza delle disposizioni in materia di protezione dei dati applicabili al momento della trasmissione di questi dati è sempre garantita.
Tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l'obbligo di mantenerne la massima riservatezza.
Informazioni relative alla persona o alle persone interessate dalla segnalazione
La persona citata nella segnalazione verrà informata dei dati personali che la riguardano e che sono contenuti nella piattaforma BKMS® System. Tuttavia non verrà informata dell'identità del whistleblower né riceverà alcuna informazione che la aiuti ad identificarlo. Laddove si rendano necessarie misure di protezione, in particolare per prevenire la distruzione di prove o a scopo d'indagine, questa persona potrà essere avvisata dopo l'adozione di tali misure, in conformità con le disposizioni di legge pertinenti.
Diritti degli interessati
Secondo le pertinenti disposizioni in materia di protezione dei dati, il whistleblower e la persona o le persone interessate dalla segnalazione hanno il diritto di informazione, accesso, rettifica, cancellazione e obiezione al trattamento dei dati personali che li riguardano. Se ci si appella al diritto di cancellazione, EDF esaminerà il più presto possibile in che misura i dati memorizzati siano ancora necessari per dare seguito alla segnalazione. I dati non più necessari verranno cancellati. Se ci si appella al diritto di obiezione, EDF esaminerà senza indugio fino a che punto il trattamento non si basi più su motivi legittimi e cogenti che prevalgono sugli interessi e sui diritti e le libertà degli interessati o fino a che punto esistano motivi per stabilire, esercitare o difendere diritti legali. Inoltre, il whistleblower e la persona o le persone citate nella segnalazione hanno diritto di presentare un reclamo presso un'autorità di controllo.
Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali vengono conservati finché ciò sia necessario per verificare ed esaminare la segnalazione o finché sia stabilito dalle leggi pertinenti. Dopo avere elaborato la segnalazione, i dati personali in questione saranno resi anonimi o cancellati entro due mesi dalla chiusura della segnalazione, salvo che siano necessarie azioni di follow-up per la segnalazione (procedimento disciplinare, contenzioso, modifica del regolamento o dell’organizzazione interna) o se il titolare del trattamento ha l’obbligo legale di conservazione (ad esempio per adempiere a obblighi contabili, sociali o fiscali). In ogni caso, tale periodo di conservazione deve essere strettamente limitato alla finalità prevista, determinato in anticipo e portato a conoscenza degli interessati.
Uso del sistema di whistleblowing
La comunicazione tra il Suo computer e il sistema di whistleblowing gestito all'interno della piattaforma BKMS® System avviene tramite una connessione crittografata (SSL). Il sistema di whistleblowing non consente di tracciare gli indirizzi IP. Per mantenere la connessione tra il Suo computer e la piattaforma BKMS® System, nel Suo computer viene memorizzato un cookie che contiene semplicemente l'ID di sessione (un cosiddetto "cookie di sessione"). Questo cookie è valido solo fino al termine della sessione e scade quando chiude il browser o spegne il computer.
All'interno del sistema di whistleblowing può creare una casella di posta protetta da un nome utente/ pseudonimo e da una password di Sua scelta. Può inviare le segnalazioni in forma anonima o nominativa. La comunicazione tra le persone addette all'analisi dell'ammissibilità e al trattamento della segnalazione e il whistleblower viene registrata solo all'interno della piattaforma BKMS® System, il che ne assicura in modo particolare la protezione. Non si tratta di una comunicazione tradizionale tramite e-mail.
Nota sull'invio di allegati
Quando invia una segnalazione o un'aggiunta ad una segnalazione esistente, può anche inviare allegati. Se desidera inviare una segnalazione in forma anonima, la preghiamo di tenere conto della seguente nota sulla sicurezza: i file possono contenere dati personali diversi dal Suo nome che potrebbero compromettere il Suo anonimato. Elimini questi dati dai file prima di inviarli. Se non è in grado di eliminare questi dati o se non è sicuro di come farlo, invii una copia anonimizzata del documento all'indirizzo indicato nel piè di pagina, citando il numero di riferimento ricevuto al termine della procedura di segnalazione.