Zásady ochrany osobních údajů
Ochranu dat a jejich důvěrnost bereme velmi vážně a dodržujeme ustanovení obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (EU-GDPR), jakož i příslušných vnitrostátních předpisů o ochraně údajů. Před podáním hlášení si pečlivě přečtěte tyto informace o ochraně osobních údajů.
Účel systému whistleblowing a právní základ
Systém oznamování (BKMS
®System) slouží k bezpečnému a důvěrnému přijímání, zpracování a správě hlášení o porušení pravidel dodržování pravidel Groupe FSD. Zpracování osobních údajů v BKMS
®System je prováděno za účelem splnění zákonné povinnosti podle evropských zákonů na ochranu oznamovatelů. Článek 6(1)(c) GDPR ve spojení s evropskými zákony na ochranu oznamovatelů představuje právní základ pro toto zpracování údajů.
Zpracování osobních údajů za účelem prošetření oznámení, která nespadají do působnosti evropských zákonů na ochranu oznamovatelů, je založeno na oprávněných zájmech naší společnosti odhalovat a předcházet pochybení, a tak předejít škodám Groupe FSD, jejím zaměstnancům a zákazníkům. Čl. 6 odst. 1 písm. f) EU-GDPR slouží jako právní základ pro toto zpracování údajů.
Pokud ve své zprávě uvedete zvláštní kategorie osobních údajů, budou tyto zpracovány na základě čl. 6 odst. 1 písm. 1 lit. c) GDPR, čl. 9 odst. 1 písm. 2 lit. g) GDPR ve spojení s evropskými zákony na ochranu oznamovatelů.
Zodpovědné orgány
Toto jsou strany odpovědné za ochranu osobních údajů v systému nahlašování:
- FINANCIERE SNOP - DUNOIS S.A. a
- a její pobočky
jako strany se vzájemně nezávislou odpovědností (dále jen jako: „Groupe FSD“). Systém nahlašování je provozován specializovanou firmou EQS Group GmbH (dále jen: EQS Group), Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín v Německu, jménem firmy Groupe FSD.
Osobní údaje a informace zadané do systému nahlašování jsou uloženy v databázi provozované firmou EQS Group v datovém centru s vysokou úrovní zabezpečení. Přístup k datům má pouze tým pro dodržování předpisů firmy Groupe FSD. Ani firma EQS Group, ani jiné třetí strany nemají k údajům přístup. To je zajištěno pomocí rozsáhlých technických a organizačních opatření, která jsou součástí certifikované procedury.
Veškerá data jsou ukládána šifrovaně pod víceúrovňovou ochranou heslem, takže přístup je omezen na velmi malý okruh osob výslovně oprávněných ve firmě Groupe FSD.
Groupe FSD jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů. Dotazy k ochraně dat a soukromí lze zasílat na e-mailovou adresu personaldata@snop.eu.
Typ shromažďovaných osobních údajů
Systém nahlašování se používá dobrovolně. Podáte-li prostřednictvím systému nahlašování určité hlášení, shromažďujeme níže uvedené osobní údaje a informace:
- vaše jméno, odhalíte-li svou identitu;
- zda jste zaměstnáni ve firmě Groupe FSD;
- jména osob a další osobní údaje o osobách, které uvedete v příslušném hlášení.
Důvěrné zpracování zpráv
Příchozí zprávy přijímají vybraní výslovně oprávnění a speciálně vyškolení zaměstnanci z oddělení Compliance Groupe FSD a je s nimi vždy nakládáno důvěrně. Zaměstnanci oddělení Compliance Groupe FSD záležitost vyhodnotí a provedou případné další šetření, které si konkrétní případ vyžaduje. Během zpracování hlášení nebo provádění zvláštního šetření může být nutné sdílet hlášení s dalšími zaměstnanci Groupe FSD nebo zaměstnanci jiných společností ve skupině, např. pokud se zprávy týkají incidentů v dceřiných společnostech. Ten může mít sídlo v zemích mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor s odlišnými předpisy týkajícími se ochrany osobních údajů. Vždy dbáme na to, aby byly při sdílení zpráv dodržovány platné předpisy o ochraně osobních údajů a ustanovení o důvěrnosti evropských zákonů na ochranu oznamovatelů. Všechny osoby, které získají přístup k údajům, jsou povinny zachovávat mlčenlivost.
Informace o obviněné osobě
V zásadě jsme ze zákona povinni informovat obviněné osoby o tom, že jsme o nich obdrželi oznámení, pokud to neohrožuje další prošetřování oznámení nebo neohrožuje práva oznamovatele. Vaše totožnost jako oznamovatele přitom není odhalena, pokud je to právně možné.
Práva subjektů údajů
Podle právních předpisů EU o ochraně dat máte vy a osoby uvedené v hlášení s ohledem na vaše osobní údaje právo na dotaz, opravu, vymazání, omezení zpracování a námitku proti zpracování. Je-li uplatněno právo vznést námitku, neprodleně přezkoumáme, do jaké míry jsou uložená data stále nezbytná pro zpracování hlášení. Údaje, které již nejsou zapotřebí, budou okamžitě odstraněny. Kromě toho máte právo podat stížnost u dozorčího orgánu.
Doba uchování osobních údajů
Osobní údaje jsou uchovávány po dobu nezbytnou k objasnění dané situace a provedení vyhodnocení hlášení, nebo pokud existuje legitimní zájem firmy nebo je to vyžadováno zákonem. Po dokončení zpracování hlášení budou tyto údaje odstraněny v souladu se statutárními požadavky.
Používání portálu nahlašování
Komunikace mezi vaším počítačem a systémem hlášení je realizována pomocí šifrovaného připojení (SSL). Vaše IP adresa nebude během používání systému nahlašování uložena. Aby bylo zachováno připojení mezi počítačem a systémem BKMS
® System, je v počítači ukládán soubor cookie, v němž je uloženo pouze ID relace (tzv. relační cookie). Tento soubor cookie je platný pouze do konce dané relace a jeho platnost vyprší při zavření prohlížeče.
Je možné zřídit poštovní schránku v systému nahlašování, která bude zabezpečena individuálně zvoleným pseudonymem / uživatelským jménem a heslem. Můžete tak odeslat hlášení odpovědnému členovi týmu pro dodržování předpisů ve firmě Groupe FSD pod svým jménem, nebo anonymně a bezpečně. Tento systém ukládá údaje pouze v systému hlášení, takže je ukládání obzvláště bezpečné. Nejedná se o formu běžné e-mailové komunikace.
Poznámka k odesílání příloh
Při odesílání hlášení nebo doplňujících informací můžete zároveň odpovědnému zaměstnanci oddělení pro dodržování předpisů firmy Groupe FSD odeslat přílohy. Chcete-li podat anonymní hlášení, přečtěte si níže uvedené bezpečnostní upozornění: Soubory mohou obsahovat skryté osobní údaje, kvůli nimž by mohla být ohrožena vaše anonymita. Tyto údaje před odesláním odstraňte. Nemůžete-li tyto údaje odstranit nebo si nejste jisti, jak to provést, zkopírujte text přílohy do textu hlášení nebo odešlete vytištěný dokument anonymně na adresu uvedenou v zápatí, přičemž uveďte referenční číslo obdržené na konci procesu oznamování.
Verze: Květen 2024
