SPEAK UP. LE ESCUCHAMOS

¿Qué es Semperline?

Nuestro Código de conducta (https://www.semperitgroup.com/company/compliance-code-of-conduct) marca la pauta de cómo llevamos a cabo nuestros negocios en todo el mundo. En Semperit no toleramos ninguna infracción de la legislación, las normativas, nuestro Código de conducta u otros reglamentos internos. Esperamos y animamos a todos los empleados, proveedores, clientes y otras partes interesadas a notificar cualquier sospecha de infracción o cualquier infracción de la que hayan tenido conocimiento.

Como empleado debe notificar cualquier posible conducta ilegal, poco ética o inadecuada primeramente a su supervisor, a otro directivo o a la persona de contacto de Recursos Humanos (a nivel local). Si, como empleado, tiene la sensación de que no puede comunicar y resolver de manera interna sus preocupaciones relativas al cumplimiento, o si usted no es un empleado (cliente, proveedor o socio comercial), le ofrecemos la herramienta de envío de mensajes «SemperLine» para tal fin.

Esta línea es gratuita y cualquier parte interesada puede utilizarla en cualquier lugar del mundo las 24 horas del días y los 7 días de la semana. Le animamos a que se identifique para que podamos establecer los mejores parámetros posibles para una investigación efectiva pero, si lo desea, puede enviar su mensaje de manera anónima. Si decide permanecer en el anonimato, le ofrecemos la oportunidad de configurar un buzón protegido para comunicarse con nosotros. Esto también nos permitirá ponernos en contacto con usted en caso de que surjan preguntas adicionales. Le proporcionaremos feedback.

Todos los mensajes se reciben y se procesan de conformidad con un proceso estandarizado. Únicamente usted y el equipo de cumplimiento de Semperit competente podrán acceder a su mensaje. Toda la información facilitada y las investigaciones del caso, incluida la identidad del informante, se tratarán con discreción y de forma estrictamente confidencial. Aporte y envíe únicamente información que sea fidedigna y esté completa a su leal saber y entender.

¿Por qué debería enviar un mensaje?

En Semperit desarrollamos nuestra labor empresarial con integridad y de conformidad con nuestros valores corporativos.

Puede que le preocupe o tenga conocimiento de alguna conducta perjudicial que ponga en peligro a Semperit. Su mensaje nos permitirá detectar a tiempo cualquier problema de integridad y cumplimiento, y nos ayudará a abordar sus preocupaciones lo antes posible. Su mensaje nos permite proteger a Semperit de un amplio abanico de peligros y riesgos. De ese modo podremos seguir siendo eficientes y teniendo éxito en nuestras actividades comerciales a largo plazo.

¿Qué incidentes pueden denunciarse?

Puede notificar cualquier infracción de la legislación, de los reglamentos de nuestro Código de conducta o de la normativa interna. Durante el proceso de envío del mensaje, SemperLine le permite elegir de entre una lista de categorías de mensajes. Si el contenido de su mensaje no corresponde con ninguno de los temas principales propuestos, seleccione el tema principal «Otras infracciones y conductas indebidas».

Las preocupaciones relacionadas con el cumplimiento y la información sobre cualquier infracción deben describirse con el máximo grado de detalle. Sería de gran ayuda que su mensaje respondiera a las cinco preguntas siguientes: «¿Quién? ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Dónde?». También puede cargar documentos, imágenes o vídeos.

Aporte y envíe únicamente información que sea fidedigna y esté completa a su leal saber y entender. La información que nos proporcione puede llevarnos a tomar decisiones que tengan graves consecuencias para las personas implicadas. Está prohibido por ley proporcionar información falsa o engañosa a sabiendas. No comparta información en ninguna circunstancia si ello es ilegal en su país, incluidos los secretos de estado.

¿Cómo es el proceso de envío de un mensaje?

Para enviar un mensaje con su nombre o de manera anónima, haga clic primero en el botón «Enviar mensaje», situado en el lado superior izquierdo de nuestra página de inicio. Le animamos a que se identifique facilitando su nombre.

El proceso de envío del mensaje consta de cuatro pasos:

1. Se le pedirá que lea un texto informativo sobre la protección de su anonimato y que responda a una pregunta de seguridad.
2. En la página siguiente, deberá seleccionar el tema principal de su mensaje.
3. En la página del mensaje podrá proporcionar información detallada sobre los incidentes / infracciones, y responder a preguntas sobre ellos simplemente seleccionando las respuestas. El campo de texto libre le permite escribir hasta 5000 caracteres, lo que equivale a una página completa de tamaño A4. También puede enviar un archivo de hasta 5 MB. Recuerde que los documentos pueden contener información sobre el autor. Una vez haya enviado su mensaje, se le proporcionará un número de referencia para confirmar que su mensaje se ha enviado correctamente.
4. Tras ello se le pedirá que configure su propio buzón protegido. Este buzón nos permite ofrecerle feedback, responder a sus preguntas y notificarle el estado de su mensaje.

Una vez que haya configurado el buzón protegido, podrá acceder a él directamente mediante el botón «Log in». En primer lugar, tendrá que responder a una pregunta de seguridad.

Siempre y cuando no introduzca ningún dato sobre usted que permita deducir o revelar su identidad, el sistema certificado BKMS^® System protegerá su anonimato a través de medidas técnicas.

Le aseguramos que nuestro interés se centra exclusivamente en el asunto que está denunciando. Las prácticas poco éticas deben ser identificadas y cualquier daño (adicional) debe evitarse.

¿Cómo se garantiza mi anonimato? ¿Cómo puedo recibir feedback?

El sistema SemperLine protege a aquellas personas que envían un mensaje y no desean revelar su identidad. La función de protección del anonimato que posee el sistema ha sido certificada por un organismo independiente.

Al configurar el buzón protegido, deberá seleccionar su propio seudónimo / nombre de usuario y contraseña. El anonimato de su mensaje se salvaguardará por medio del cifrado y de otras medidas de seguridad especiales. No se le pedirá información personal en ningún momento durante el proceso de envío del mensaje. No envíe ninguna información que permita deducir su identidad. Para evitar que su identidad pueda deducirse y sacarse del sistema Semperline, no envíe el mensaje desde un ordenador que le haya sido facilitado por la empresa. En particular, el uso de una conexión a una red interna (intranet) de Semperit puede comprometer su anonimato.

El equipo de cumplimiento de Semperit se pondrá en contacto con usted a través del buzón protegido y le ofrecerá feedback sobre la tramitación de su información, o le preguntará acerca de aquellos detalles de su mensaje que requieran aclaración. Durante el diálogo, usted también podrá permanecer en el anonimato.

Le animamos a que se identifique para que podamos establecer los mejores parámetros posibles con el fin de analizar e investigar su mensaje de manera efectiva. Si la persona que envía el mensaje facilita su nombre, entonces el examinador podrá ponerse en contacto con ella directamente. Si no desea que sus datos se compartan con partes ajenas al equipo de cumplimiento de Semperit, indíquelo así en su mensaje. Aquí puede encontrar información sobre el tratamiento de los datos personales que nos facilita. Tenga en cuenta que nuestro interés se centra únicamente en la información proporcionada en el mensaje para evitar daños, y no en usted como alertador.

Protección de datos

Los datos personales son tratados exclusivamente por Semperit conforme a la normativa aplicable en materia de protección de datos con la finalidad de operar un sistema de denuncia e investigar los mensajes enviados a través de este sistema.

El sistema de denuncia SemperLine permite transmitir, recopilar y procesar de manera segura y confidencial mensajes relativos a infracciones de la legislación que se apliquen a Semperit. El acceso a los datos únicamente se otorga a un número reducido de consultores legales y empleados de Semperit expresamente autorizados que están sujetos a estrictas obligaciones de confidencialidad. Ni EQS Group AG ni ningún otro tercero tiene acceso a los datos.

Los empleados de Semperit encontrarán información adicional sobre el envío de mensajes relativos a prácticas poco éticas y el proceso para ello en las directrices internas sobre denuncias. Aquí encontrará información detallada sobre la protección y el tratamiento de los datos.

¿Cómo evalúa Semperit mi mensaje?

Todos los mensajes se reciben y se procesan exclusivamente en Semperit de conformidad con nuestro proceso estandarizado. Toda la información facilitada se tratará con discreción y de forma estrictamente confidencial. La información solo se compartirá con las personas responsables de analizar e investigar el caso más a fondo.

El equipo de cumplimiento de Semperit procesa y revisa su mensaje, y decide si es necesaria una investigación exhaustiva interna o externa. Si es necesario analizar su mensaje más a fondo, puede que lo reenviemos a los departamentos responsables del tratamiento del caso que se detalla en el mensaje. Durante este proceso, a las personas implicadas en el caso se les ofrece la oportunidad de dar su versión del caso que usted nos ha notificado. Si ha revelado su nombre en el mensaje pero no desea que compartamos esta información con las personas implicadas en el caso durante nuestra investigación, le rogamos que nos lo indique en el mensaje. La información que contiene el mensaje puede asimismo ser revelada a las autoridades estatales si ello es necesario y la ley así lo exige.

Utilizaremos el buzón protegido que ha configurado en el sistema para informarle del resultado de su mensaje, pero no facilitaremos detalles sobre los resultados de la investigación y las medidas que se han tomado, ya que puede que se aplique la normativa en materia de protección de datos y, en función del caso, otra normativa legal.

¿Qué puedo hacer si soy objeto de represalias?

Comprendemos que notificar que algo no está bien pueda hacerle sentir incomodidad o miedo. Por eso prohibimos las represalias. Hemos establecido unos procesos destinados a proteger de cualquier forma de represalias a cualquiera que exprese su preocupación de buena fe o colabore en una investigación. Si cree que ha sido objeto de represalias, puede notificarlo directamente al equipo de cumplimiento (compliance@semperitgroup.com) o puede utilizar SemperLine seleccionando el tema principal «Otras infracciones y conductas indebidas». Es ilegal proporcionar información falsa o engañosa a sabiendas.