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Südzucker AG
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Compliance geht uns alle an

Compliance, also die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und unternehmensinterner Richtlinien, hat für Südzucker höchste Priorität. Nur wenn Regeln eingehalten werden, können wir unser Unternehmen, unsere Mitarbeiter und Geschäftspartner vor Zuwiderhandlungen und unangemessenem Verhalten schützen. Es ist uns deshalb ein wichtiges Anliegen, möglichem Fehlverhalten gezielt und möglichst frühzeitig entgegenzusteuern. Hierzu benötigen wir auch Ihre Mithilfe. Sollten Sie Informationen zu Compliance-relevanten Sachverhalten wie beispielsweise wettbewerbswidrigem Verhalten, Korruption oder Verstößen gegen unseren Verhaltenskodex haben, bitten wir Sie, uns hierüber zu informieren. Hierfür haben wir die „Südzucker Compliance Line“ eingerichtet.

Die „Südzucker Compliance Line“ wird von einem externen Anbieter betrieben, der keinen Zugriff auf den Inhalt bzw. die Daten Ihrer Meldung oder Ihre persönlichen Daten erhält. Das System ist sowohl für Mitarbeiter der Südzucker Gruppe als auch für außenstehende Dritte, also z.B. Kunden oder Geschäftspartner, zugänglich. Mitarbeiter können sich darüber hinaus wie bisher an unseren Compliance Officer, einen Vorgesetzten oder an den örtlichen Betriebsrat wenden.

Die „Südzucker Compliance Line“ ermöglicht es, Vorfälle anonym zu berichten. Wir begrüßen es jedoch, wenn sich meldende Personen identifizieren, da sich viele Untersuchungen schneller und effektiver abwickeln lassen, wenn der Name des Hinweisgebers bekannt ist.

Unabhängig davon, ob Sie sich mit Informationen an die „Südzucker Compliance Line“ wenden oder direkt an den Compliance Officer, Ihren Vorgesetzten oder den Betriebsrat: Ihr Anliegen wird streng vertraulich behandelt. Sie werden als Hinweisgeber geschützt.

Bitte nutzen Sie die „Südzucker Compliance Line“ verantwortungsbewusst. Sie darf nicht dazu missbraucht werden, andere zu diffamieren oder falsche Behauptungen in die Welt zu setzen. Geben Sie uns deshalb nur solche Informationen weiter, von deren Richtigkeit Sie nach bestem Wissen und Gewissen überzeugt sind. Hinweisgeber, die in gutem Glauben einen Hinweis abgeben, werden in keiner Weise benachteiligt.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung!

Vorstand Südzucker AG

Wenn Sie Ihre erste Meldung senden möchten, klicken Sie hier:
Wenn Sie bereits einen Postkasten eingerichtet haben, können Sie sich hier einloggen:
  • Warum soll ich einen Hinweis abgeben?

    Die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und unternehmensinterner Richtlinien ist nicht nur ein wesentlicher Bestandteil für das Auftreten von Südzucker als vertrauenswürdiger und verlässlicher Partner. Sie ist auch Grundlage einer positiven und offenen Unternehmenskultur.

    Möglicherweise haben Sie Kenntnis von Verhaltensweisen, die unser Unternehmen schädigen. Ihr Hinweis kann dazu beitragen, Südzucker, ihre Mitarbeiter oder Geschäftspartner vor den negativen Folgen von Zuwiderhandlungen und unangemessenem Verhalten zu schützen. Sie leisten damit einen wichtigen Beitrag zum anhaltenden Erfolg des Unternehmens.

  • Zu welchen Arten von Vorfällen können Hinweise gegeben werden?

    Die „Südzucker Compliance Line“ wurde für Hinweise auf Compliance-relevante Sachverhalte eingerichtet. Diese reichen von wettbewerbswidrigem Verhalten über Korruption oder Betrug bis hin zu Verstößen gegen den Verhaltenskodex. Die Kategorien, zu denen Hinweise über die „Südzucker Compliance Line“ gegeben werden können, werden Ihnen erläutert, wenn Sie mit der Meldung fortfahren.

    Dieses System ist NICHT für Kundenanfragen oder Kundenbeschwerden zu Produkten oder Dienstleistungen eingerichtet worden. Nutzen Sie hierfür bitte die etablierten Kontakte.

    Bitte beachten Sie außerdem, dass es sich bei der „Südzucker Compliance Line“ nicht um ein Notrufsystem handelt. Für Notrufe, beispielsweise bei unmittelbar drohenden Personen- oder Sachschäden, kontaktieren Sie uns bitte umgehend und direkt.

  • Kann ich auch anonym informieren? Wie bekomme ich dennoch eine Rückmeldung?

    Ja, Sie können Ihren Hinweis anonym abgeben. Oberstes Prinzip der „Südzucker Compliance Line“ ist der Schutz des Hinweisgebers. Die Funktionalität der Anonymitätswahrung ist durch Verschlüsselungs- und Sicherheitsroutinen gewährleistet und wird von unabhängiger Stelle zertifiziert.

    Hinweise, die nicht anonym abgegeben werden, erleichtern es uns, Darstellungen nachzugehen. Auch hierbei garantieren wir strikte Vertraulichkeit!

    Unabhängig davon, ob Sie Ihren Namen bekannt geben oder anonym bleiben, können Sie sich einen geschützten Postkasten einrichten. Bei der Einrichtung dieses Postkastens wählen Sie „Pseudonym/Benutzername“ und „Kennwort“ selbst. Sofern Sie anonym bleiben wollen, werden Sie zu keinem Zeitpunkt im Meldeprozess nach persönlichen Angaben gefragt. Bitte geben Sie in diesem Falle auch keine Daten ein, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen. Die in das System eingegebenen Informationen können nicht von Dritten eingesehen werden.

    Über den geschützten Postkasten wird Ihnen der Compliance Officer der Südzucker AG Rückmeldung geben, was mit Ihrem Hinweis geschieht, oder Fragen stellen, falls Einzelheiten noch unklar sein sollten. Sofern Sie es wünschen, bleiben Sie auch während dieses Dialogs anonym. Um eine Kommunikation mit Ihnen zu ermöglichen, sind wir auf Ihre Bereitschaft angewiesen, sich einen geschützten Postkasten einzurichten. Bitte unterstützen Sie unsere Untersuchungen, indem Sie Ihren Postkasten regelmäßig öffnen und prüfen, ob Fragen/Informationen von unserer Seite vorliegen.

  • Wie kann ich einen Hinweis abgeben, wie richte ich einen Postkasten ein?

    Wenn Sie einen Hinweis senden möchten, klicken Sie links oben auf unserer Einführungsseite den Button „Meldung abgeben“.

    Der Meldeprozess umfasst 4 einfache Schritte:

    1. Zunächst werden Sie gebeten, einen Informationstext zum Schutz Ihrer Anonymität zu lesen sowie eine Sicherheitsabfrage zu beantworten.
    2. Auf der folgenden Seite werden Sie nach dem Schwerpunkt Ihres Hinweises gefragt.
    3. Auf der Meldeseite formulieren Sie Ihren Hinweis bzw. Ihre Frage in eigenen Worten. Nach Absenden Ihres Hinweises erhalten Sie eine Referenznummer als Beleg, dass Sie diesen Hinweis gesendet haben.
    4. Im Anschluss richten Sie sich bitte Ihren eigenen, geschützten Postkasten ein. Nur über diesen erhalten Sie vom Compliance Officer Rückmeldungen sowie ggf. Informationen über den Fortgang der Hinweisbearbeitung. Die Einrichtung des Postkastens geschieht auf freiwilliger Basis.

    Falls Sie bereits einen geschützten Postkasten haben, gelangen Sie direkt über den Button „Login“ zu diesem Postkasten. Auch hier müssen Sie zunächst die Sicherheitsabfrage bestätigen.

  • Wie werden meine persönlichen Daten geschützt? (Datenschutzerklärung)

    Ihre Meldungen werden über eine verschlüsselte Verbindung (https) abgegeben und auf einem gesicherten Server abgelegt. Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert.

    Auf die Meldungen haben ausschließlich der Compliance Officer der Südzucker AG und ein Mitglied des Compliance Committee Zugriff. Jede Meldung wird sorgfältig unter Beachtung aller datenschutzrechtlichen Anforderungen geprüft. Bitte lesen Sie hierzu die unten stehende Datenschutzerklärung.

    Sobald die Aufklärung des Sachverhalts nicht mehr gefährdet ist, wird der/die vom Vorwurf Betroffene grundsätzlich über den Inhalt des Vorwurfs unterrichtet, unabhängig davon, ob sich der Compliance-Verstoß bestätigt hat oder nicht.


    Datenschutzerklärung:

    Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den geltenden anwendbaren Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.

    Zweck des Hinweisgebersystems

    Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf Compliance-Verstöße auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten.

    Verantwortliche Stelle und Datensicherheit

    Der für den Datenschutz Verantwortliche des Hinweisgebersystems ist die Südzucker AG, Maximilianstraße 10, 68165 Mannheim. Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der Business Keeper AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Namen der Südzucker AG (im Folgenden auch: „Südzucker“) betrieben.

    Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der Business Keeper AG betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur durch Südzucker möglich. Die Business Keeper AG und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.

    Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf einen sehr engen Kreis zweier ausdrücklich autorisierter Personen (Compliance Officer der Südzucker AG und ein Mitglied aus dem Compliance Committee) beschränkt ist.

    Art der erhobenen personenbezogenen Daten

    Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:

    • Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
    • ob Sie bei Südzucker beschäftigt sind und
    • gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.

    Vertrauliche Behandlung von Hinweisen

    Eingehende Hinweise werden vom Compliance Officer der Südzucker entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Der Compliance Officer prüft den Sachverhalt und führt gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.

    Im Rahmen der Bearbeitung eines Hinweises oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern der Südzucker oder Mitarbeitern von anderen Konzerngesellschaften der Südzucker-Gruppe weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften beziehen. Letztere können ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.

    Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

    Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten

    Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.

    Nutzung des Hinweisgeberportals

    Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.

    Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/Benutzernamen und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem Compliance Officer der Südzucker namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine E-Mail-Kommunikation.

    Stand: Februar 2018