データ保護に関する情報
このウェブベースの告発システム（以下 「BKMS® System」 という）によって、富士フイルムヨーロッパ 有限会社（以下 「FEG」 または 「当社」 という）は、ヨーロッパ、中東およびアフリカに位置する富士フイルムのすべての組織、支店および社員（以下 「EMEA内の富士フイルム」 という）に関する特定の法令遵守違反を報告するための手段を提供します。BKMS® System内の個人データは、当グループの不正行為を発見・防止し、ひいては富士フイルムという企業、その社員および顧客の名誉棄損を回避するために、EMEA内の富士フイルムの正当な利益に基づき処理されます。
当社はデータ保護および機密性保持を極めて真剣に受け止めており、EU一般データ保護規則（以下 「EU GDPR」 という）の条項および現在の国内のデータ保護規則を忠実に守っています。以下に、BKMS® System経由で送信されるメッセージに含まれる可能性がある個人データの取り扱いについて説明します。個人データとは、個人を特定するあらゆる情報、あるいはEメールアドレス、電話番号、職位、位置データといった、少なくとも個人を特定できるあらゆる情報を意味します。
責任ある当事者および技術的維持
BKMS® Systemの使用およびEMEA内の富士フイルムの報告処理に責任を負う当事者は、FUJIFILM Europe GmbH（FEG, Heesenstraße 31, 40549 Düsseldorf, Germany）です。
BKMS® Systemの技術運用およびその維持は、富士フイルムの代理として、第三者であるEQS Group AG（Bayreuther Straße 35, 10789 Berlin, Germany (以下「BKAG」という) ）によって行われます。BKMS® Systemに入力された個人データおよび情報は、高い安全性を誇るデータセンターにおいてBKAGが運用するデータベースに保管されます。すべてのデータは暗号化され、キーワード保護された上で、安全な場所に保管されます。BKAG自体は、BKMS® Systemを通じてあなたが送信する情報にアクセスすることは一切ありません。あなたが送信する情報にアクセスできるのは、富士フイルムのごく少人数の権限保持者に限られます。
メッセージの機密処理
あなたが送ったメッセージは、明示的に権限を付与され、かつ特殊なトレーニングを受けた FEGのコンプライアンス部門 のごく少人数の社員によって取り扱われます。送信されたメッセージの受信者は案件を評価し、詳細な内部調査を実施し、また要求される場合および必要に応じて報告内容をさらに検討するために、FEGのその他のコーポ部門（法務部門または人事部門）あるいは担当のデータ保護責任者を関与させます。
メッセージの処理中または内部調査中に、メッセージをEMEA内の富士フイルムの他の社員または社外の調査専門家と共有する必要が生じる場合があります。こういったすべての人々は職業上の守秘義務が課されるか、あるいはしかるべき契約の約定によって守秘義務を負います。
EU/EEA圏外の受信者との情報共有
内部調査を実施または完了するために、あなたがメッセージ内で提供した個人データは、欧州連合 (EU) 圏外または欧州経済地域 (EEA) 圏外に所在する富士フィルムの法人あるいは第三者に転送される場合があります。EU/EEA圏外の受信者による個人データの機密処理が、EU/EEA圏内の同程度の法律によって保証されていない場合においては、特にEU GDPRをはじめとするEU法および国内法の定めに従い、当社は、富士フイルムグループの会社または第三者による個人データ保護がEU/EEA圏内における個人データの保護と同程度の水準になるよう、適切な手段を用います。
政府機関のアクセス
FFGは、政府機関または裁判所に法令順守違反に関する情報を提供するよう法律で義務付けられている場合もあります。この場合、ならびに会社資産の損失あるいは押収が生じた場合、当社はあなたによって提供された情報の公表を拒否できない可能性があります。
収集される個人データの種類
BKMS® Systemの使用は、自らの意思によって行われます。あなたがBKMS® System経由でメッセージを送る場合、当社は以下の個人データおよび情報を収集します：
- 自分の身元を明らかにすることを選択した場合は、あなたの氏名、
- あなたが富士フイルムに雇用されているか否か、および
- あなたがメッセージ内で名指した人物の名前、およびその人物のその他個人データ。
有罪とみなされる人物に関する情報
当社は、基本方針として、有罪とみなされる人物に、当該人物に関してメッセージを受け取ったことを通知することが法律で義務付けられています。このような通知は、申し立て内容を効果的に調査する能力を潜在的に脅かす可能性があるため、有罪とみなされる人物にその旨を通知する時期は、そのようなリスクが存在する限り遅れる場合があります。
データ主体の権利
欧州データ保護法および国内データ保護法に従って、あなたおよびメッセージ内で名指した人物は、処理のアクセス権、修正権、消去権、制約権を有し、また当該個人データの処理に関する異議申し立て権を有します。ただし、これらの権利の行使は、告発者を保護するために制限される場合があります。たとえ告発者が自分の身元を明かした場合であっても、告発者のメッセージ内で告発された人は、いかなる状況においても、告発された人のアクセス権に基づき告発者の身元に関する情報を当社から得ることはできません。ただし、告発者が告発された人物に関して悪意をもって虚偽の陳述をした場合は、除外されます。その他すべての事例において、当社は、法的に可能な最大限の範囲で告発者の機密性保持を保証します。
個人データの保存期間
当社は、申し立てられたあらゆる不正行為の調査を迅速に行うよう常に努め、合理的に可能な範囲内でできる限り速やかに、かかる調査を完了します。個人データは、富士フイルムの正当な利益が存在する場合、または法律で義務付けられている場合、状況を明らかにし、かつメッセージの内容を評価するために必要な場合に限り保持されます。メッセージの処理が完了した後、このデータは法律の定めに従って削除されます。
報告ポータルの利用
お使いのコンピュータとBKMS® System間の通信は、暗号化されたインターネット接続 (SSL) を介して行われます。報告システムを利用している間、あなたのIPアドレスは保存されません。コンピュータとBKMS® System間の接続を維持するために、セッションID（いわゆる空Cookie）を含むCookieがお使いのコンピュータに保存されます。この空Cookieはセッション終了時点までに限り有効であり、ブラウザを閉じたり、デバイスの電源を切ると失効します。
あなたとFEGコンプライアンス部門間で通信を行うために、BKMS® Systemでは、あなたが個人的に選んだ仮名/ユーザネームおよびキーワードで、セキュリティ保護された郵便箱をセットアップすることができます。これによって、あなたの好みと任意選択に応じて、匿名あるいは非匿名でFEGコンプライアンス部門と通信することができます。BKMS® Systemはシステム内部のみにデータを保管し、個人データへの不正アクセスに対して特に安全に保護します。したがって、FEGコンプライアンス部門との通信に関しては、通常のセキュリティの低いEメール通信に依存することはなくなります。
添付ファイルを送る際の注意点
メッセージやメッセージの補足情報を送る際に、電子ファイルを添付することができます。匿名性を維持したい場合、このようなファイルには匿名性を漏洩する可能性がある隠れた個人データが含まれていることがあるため、注意してください。関連テキストを塗りつぶすなどして、送信前に個人データを削除してください。個人データの削除ができない、または削除方法が分からない場合は、添付ファイルのテキストをメッセージのテキストにコピーするか、または印刷した文書をフッターに記載されている住所宛てに匿名で送ってください。印刷した文書を送信する場合は、メッセージ送信処理の完了時に受け取った整理番号を記載してください。
同意と自由意思
このBKMS® Systemを使用することで、あなたの個人データが、あなたが提供した範囲において、上述のように収集、処理、使用されることに同意したとみなされます。富士フイルムが、上述のように個人データを収集、処理、使用することをあなたが望まない場合は、匿名でメッセージを送ることができます。BKMS® Systemの使用と同様に、個人データの開示は自由意思によるものです。
しかしながら、告発者の氏名が分かれば多くの内部調査が迅速に処理できるため、あなたの氏名と詳しい連絡先を提示していただければ助かります。
データ保護責任者
FEGは、データ保護責任者を任命しています。データ保護に関する質問についても、以下のEメールアドレス宛てにデータ保護責任者に直接送信することができます: privacyoffice_eu@fujifilm.comこのEメールアドレスの使用によって、BKMS® Systemの使用時と同じレベルの匿名性は保証されないため、注意してください。
