Information om databeskyttelse
Med dette webbaserede whistleblowing-system (herefter „BKMS® System”) tilbyder FUJIFILM Europe GmbH („FEG” eller „vi”) et system til rapportering af specifikke overtrædelser vedrørende alle FUJIFILM-afdelinger, filialer og medarbejdere i Europa, Mellemøsten og Afrika („FUJIFILM i EMEA”). Behandlingen af persondata ved hjælp af BKMS® System er baseret på FUJIFILMs berettigede interesse i at opdage og undgå forseelser og derved undgå skader for FUJIFILM-koncernen, medarbejdere og kunderne.
Vi tager databeskyttelse og -diskretion meget alvorligt og overholder de gældende databeskyttelseslove (EU's generelle forordning om databeskyttelse) samt nationale databeskyttelseslove. Følgende forklarer håndteringen af persondata, der kan være inkluderet i rapporter, der er indgivet af dig via BKMS® System. Persondata betyder enhver information, der identificerer en person eller i det mindste gør en person identificerbar, såsom e-mailadresse, telefonnummer, stillingsbetegnelse, sted osv.
Ansvarlig part og teknisk vedligeholdelse
Den part, der er ansvarlig for brugen af BKMS® System og for behandling af rapporterne inden for FUJIFILM i EMEA, er FUJIFILM Europe GmbH, Heesenstrasse 31, 40549 Düsseldorf, Tyskland.
Teknisk drift og vedligeholdelse af BKMS® System udføres af en tredjepart, EQS Group AG, Bayreuther Straße 35, 10789 Berlin, Tyskland („BK GmbH”) på vegne af FUJIFLM. Persondata og -informationer, der indtastes i BKMS® System, gemmes i databasen, der drives af EQS Group AG, i et datacenter med høj sikkerhed. Alle data er krypteret, adgangskodebeskyttet og gemt på et sikkert sted. Bemærk, at BK GmbH i sig selv ikke har nogen adgang til de oplysninger, du indgiver via BKMS® System. Adgang til det indhold du indgiver, er begrænset til en lille kreds af autoriserede personer hos FUJIFILM.
Fortrolig håndtering af rapporter
Indgivne rapporter modtages af en lille gruppe specielt autoriserede og uddannede medarbejdere i compliance-afdelingen hos FEG og bliver altid behandlet fortroligt. Modtagerne af de indgivne rapporter evaluerer sagen, udfører yderligere interne undersøgelser, hvis det er nødvendigt, og involverer om nødvendigt andre forretningsafdelinger i FEG (såsom den europæiske juridiske afdeling eller den europæiske HR-afdeling) og / eller den ansvarlige databeskyttelsesmedarbejder for yderligere behandling af rapporten.
Ved behandlingen af en rapport eller udførelsen af specielle undersøgelser, kan det være nødvendigt at dele rapporterne med andre medarbejdere hos FUJIFILM i EMEA eller med eksterne specialister. Alle sådanne personer er enten underlagt tavshedspligt eller bundet til fortrolighed af passende kontraktlige ordninger.
Deling af oplysninger med modtagere uden for EU / EØS
For at gennemføre eller udføre interne undersøgelser kan persondata, som du har angivet i din rapport, overføres til FUJIFILM-afdelinger eller tredjeparter uden for Den Europæiske Union (EU) eller Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS). I tilfælde hvor fortrolig behandling af persondata af en modtager uden for EU/EØS ikke kan garanteres ved lov i samme omfang som i EU/EØS, benytter vi lignende foranstaltninger for at sikre, at FUJIFILM-afdelinger eller tredjepart giver de nødvendige garantier for den samme beskyttelse af persondata, som kræves iht. de gældende europæiske love.
Adgang for offentlige myndigheder
FEG kan også være pålagt ved lov at give offentlige myndigheder eller domstole oplysninger om overtrædelser. Hvis vi er forpligtede til at videregive oplysninger samt ved beslaglæggelse af aktiver, er vi i visse tilfælde ikke i stand til at tilbageholde oplysninger som du har indgivet.
Type af de indsamlede persondata
Brugen af BKMS® System foregår på frivillig basis. Hvis du indgiver en rapport via BKMS® System, samler vi følgende persondata og -oplysninger:
- dit navn, hvis du vælger at afsløre din identitet,
- om du er medarbejder hos FUJIFILM og
- navnene på personerne og andre persondata for personer, du angiver i din rapport.
Information om den beskyldte person
Rent principielt er vi forpligtet af loven til at informere den beskyldte person om, at vi har modtaget en rapport om ham/hende. Da sådanne oplysninger potentielt kan bringe vores mulighed for at undersøge påstanden i fare, kan oplysningerne om den beskyldte person holdes tilbage, så længe en sådan risiko eksisterer.
De registreredes rettigheder
Ifølge EU’s databeskyttelseslovgivning har du og de personer, der er nævnt i rapporten, ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning af behandlingen og ret til indsigelse mod behandlingen af persondata. Udøvelsen af disse rettigheder kan dog være begrænset for at sikre beskyttelsen af whistlebloweren. Selv hvis whistlebloweren afslører sin identitet, kan den beskyldte person i en rapport under ingen omstændigheder få oplysninger fra os om whistleblowerens identitet på baggrund af den beskyldte persons ret til adgang. Dette er kun muligt i tilfælde af, at whistlebloweren har afgivet en falsk erklæring vedrørende den beskyldte person. I alle andre tilfælde garanterer vi whistleblowerens fortrolighed i videst muligt og juridisk muligt omfang.
Tilbageholdelsesperiode for persondata
Vi stræber til enhver tid efter at fremskynde vores undersøgelse af enhver påstået forseelse og afslutte sådanne undersøgelser så hurtigt som muligt. Persondata gemmes, så længe det er nødvendigt for at afklare situationen og for at foretage en evaluering af rapporten, eller så længe som FUJIFILMs lovmæssige interesse eksisterer, eller så længe det kræves i henhold til lovgivningen. Når rapporten er blevet behandlet, slettes disse oplysninger i overensstemmelse med de gældende lovkrav.
Brug af rapporteringsportalen
Kommunikationen mellem din computer og BKMS® System foregår via en krypteret forbindelse (SSL). Din IP-adresse gemmes ikke, mens du bruger systemet. For at opretholde forbindelsen mellem din computer og BKMS® System, gemmes en cookie på din computer, som kun indeholder en session-ID (en såkaldt null-cookie). Denne null-cookie gælder kun indtil sessionens afslutning og udløber, når du lukker din browser eller slukker for enheden.
Til kommunikationen mellem dig og compliance-afdelingen hos FEG giver BKMS® System dig mulighed for at oprette en postkasse, der er sikret med dit individuelle pseudonym / brugernavn og adgangskode. Dette giver dig mulighed for at kommunikere med compliance-afdelingen hos FEG enten på en anonym eller en ikke-anonym måde, afhængigt af dine præferencer og dit foretrukne valg. BKMS® System gemmer kun data inde i systemet, hvilket gør det ekstremt sikkert ift. uautoriseret adgang. Derfor er du ikke afhængig af almindelig og mindre sikker e-mailkommunikation med compliance-afdelingen hos FEG.
Bemærkning vedrørende afsendelse af bilag
Hvis du indgiver en rapport eller en tilføjelse, kan du også samtidig sende elektroniske bilag. Hvis du ønsker at være anonym, skal du være opmærksom på, at sådanne filer kan indeholde skjulte persondata, der kan kompromittere din anonymitet. Fjern disse data før afsendelse, f.eks. ved at strege den pågældende tekst over. Hvis du ikke kan fjerne disse data eller er usikker på, hvordan du skal gøre det, skal du kopiere bilagets tekst ind i rapporten eller sende det udskrevne dokument anonymt til adressen i fodnoten med angivelse af referencenummereret, du modtog ved afslutningen på rapporteringsforløbet.
Samtykke og frivillighed
Ved at bruge BKMS® System accepterer du, at dine angivne persondata indsamles, behandles og anvendes som beskrevet ovenfor. Hvis du ikke ønsker, at FUJIFILM indsamler, bearbejder og bruger dine persondata, kan du indgive din rapport anonymt. Videregivelse af dine persondata er frivillig, og det samme er brugen af BKMS® System.
Vi sætter dog pris på, at du angiver dit fulde navn og dine kontaktoplysninger, da mange interne undersøgelser kan gøres lettere, hvis navnet på whistlebloweren er kendt.
Databeskyttelsesansvarlig
FEG har udnævnt en ansvarlig medarbejder for databeskyttelsen. Spørgsmål om databeskyttelse kan også sendes direkte til den ansvarlige medarbejder via følgende e-mailadresse: privacyoffice_eu@fujifilm.com. Bemærk, at brugen af denne e-mailadresse ikke garanterer det samme niveau af anonymitet, som det er tilfældet med BKMS® System.