Niterra EMEA GmbH, LLC NGK Spark Plug (EURASIA), Niterra France SAS, Niterra Middle East FZE et Niterra UK Ltd., ci-après dénommées NITERRA, font la déclaration suivante.
Politique de confidentialité des données
Nous prenons la protection des données et la confidentialité très au sérieux et adhérons aux dispositions du Règlement général sur la protection des données de l'UE (« RGPD ») ainsi qu'aux règlementations nationales actuelles sur la confidentialité des données. Veuillez lire très attentivement les informations au sujet de la confidentialité des données avant de soumettre une alerte.
Objet du présent système de recueil d'alerte et cadre légal
Le système de recueil d'alerte (BKMS® System) est destiné, en toute sécurité et confidentialité, à recueillir, traiter et gérer les alertes, concernant les infractions aux règles de conformité de NITERRA. Le traitement des données à caractère personnel dans le BKMS® System repose sur l'intérêt légitime que notre entreprise porte à la détection et à la prévention de toute conduite inappropriée, évitant ainsi que NITERRA, ses salariés et ses clients n'aient à subir des préjudices. La base légale de ce traitement de données est l'art. 6 al. 1f) du règlement général sur la protection des données.
Autorité responsable
La partie responsable de la confidentialité des données au sein du système de recueil d'alerte est
- NITERRA
- ses filiales éventuellement
en tant que parties dotées d'une responsabilité autonome mutuelle (ci-après également : « NITERRA »). Le système de recueil d'alerte est opéré par une entreprise spécialisée, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin en Allemagne, pour le compte de NITERRA.
Les données à caractère personnel et informations saisies dans le système de recueil d'alerte sont conservées dans une base de données gérée par EQS Group AG, dans un centre de données à haute sécurité. Seul NITERRA a accès à ces données. EQS Group AG et d'autres tiers n'ont pas accès aux données. Ceci est garanti dans la procédure certifiée par le biais de nombreuses mesures techniques et organisationnelles.
Toutes les données sont encryptées et sauvegardées à l'aide de multiples niveaux de protection du mot de passe de sorte que l'accès est restreint à un nombre très limité de personnes dotées d'une autorisation expresse chez NITERRA .
NITERRA a nommé un responsable de la protection des données. Les questions sur la confidentialité et la protection des données peuvent être envoyées à l'adresse r_nolle@ngkntk.de.
Type de données à caractère personnel recueillies
L'usage du système de recueil d'alerte a lieu sur une base volontaire. Si vous soumettez une alerte par le biais du système de recueil d'alerte, nous recueillons les données et informations à caractère personnel suivantes :
- votre nom si vous décidez de révéler votre identité,
- le fait que vous soyez salarié chez NITERRA , si c'est le cas, et
- les noms des personnes et d'autres données à caractère personnel des personnes que vous citez dans votre alerte.
Traitement confidentiel des alertes
Les alertes entrantes sont reçues par une petite sélection de salariés dotés d'autorisations expresses et spécialement formés du service de conformité de NITERRA et sont toujours traitées dans la plus stricte confidentialité. Les salariés du service de conformité de NITERRA évaluent les questions et procèdent aux enquêtes plus détaillées requises par le cas spécifique.
Au cours du traitement d'une alerte ou de la conduite d'une enquête spéciale, il pourra s'avérer nécessaire de transmettre les alertes à d'autres salariés de NITERRA ou à des salariés d'autres entreprises du groupe, par exemple si l'alerte porte sur des incidents survenus dans des filiales. Ces dernières peuvent être basées dans des pays hors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen, assujettis à des règlements différents sur la confidentialité des données à caractère personnel. Nous garantissons toujours la conformité aux règlementations sur la confidentialité des données applicables au moment de la diffusion des alertes.
Toute personne obtenant l'accès aux données est tenue de veiller à la confidentialité.
Information de la personne accusée
Nous sommes contraints par la loi d'informer la(les) personne(s) accusée(s) que nous avons reçu une alerte la/les concernant, à moins que cela ne mette en danger des investigations plus poussées. En procédant de la sorte, votre identité de lanceur d'alerte ne sera pas divulguée dans l'étendue des limites légales.
Droits des personnes concernées
En vertu de la loi européenne sur la protection des données, vous et les personnes citées dans l'alerte bénéficient d'un droit d'enquête, de rectification, d'effacement, de restriction de traitement et d'objection au traitement des données à caractère personnel qui les concerne. Si le droit d'objection est invoqué, nous allons immédiatement examiner dans quelle mesure les données sauvegardées sont encore nécessaires pour le traitement d'une alerte. Les données qui ne sont plus requises sont immédiatement supprimées. En outre, vous avez le droit de porter plainte auprès d'une autorité de surveillance.
Durée de conservation des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour les motifs suivants : clarifier la situation, procéder à une évaluation de l'alerte, existence d'un intérêt légitime de l'entreprise, présence d'une contrainte légale. A la fin du traitement de l'alerte, ces données sont supprimées en conformité avec les exigences règlementaires.
Utilisation du portail d'alerte
La communication entre votre ordinateur et le système de recueil d'alerte s'effectue par le biais d'une connexion cryptée (SSL). Votre adresse IP ne sera pas sauvegardée pendant que vous utilisez le système de recueil d'alerte. Pour maintenir la connexion entre votre ordinateur et le BKMS® System, un cookie est enregistré sur votre ordinateur qui ne contient que l'ID de la session (encore appelé « cookie zéro »). Ce cookie est valide uniquement jusqu'à la fin de votre session et expire lorsque vous fermez votre navigateur.
Vous pouvez installer une boîte de dialogue au sein du système de recueil d'alerte qui est protégée à l'aide d'un nom d'utilisateur/pseudonyme et d'un mot de passe choisis individuellement. Ceci vous permet d'envoyer des alertes au salarié responsable chez NITERRA soit nominativement, soit de manière sécurisée et anonyme. Ce système enregistre uniquement des données à l'intérieur du système de recueil d'alerte, ce qui le rend particulièrement sûr. Il ne s'agit pas d'une forme de communication par e-mail traditionnelle.
Note sur l'envoi d'annexes
Lorsque vous soumettez une alerte ou un complément d'information, vous pouvez en même temps envoyer des pièces jointes au salarié responsable de NITERRA . Si vous souhaitez soumettre une alerte anonyme, veuillez tenir compte de la consigne de sécurité suivante : les fichiers peuvent contenir des données à caractère personnel masquées susceptibles de mettre en péril votre anonymat. Retirez ces données avant de les envoyer. Si vous ne parvenez pas à retirer ces données, ou si vous n'êtes pas sûr de la manière de procéder, veuillez copier le texte de votre annexe dans le texte de votre message d'alerte ou envoyer une copie imprimée du document anonymement à l'adresse figurant dans la note de bas de page, en spécifiant le numéro de référence reçu à la fin du processus d'alerte.
Version : 01/04/2020
