Informations sur la mise en œuvre d’un traitement de données à caractère personnel
Cadre du traitement
Les données personnelles collectées par la Direction Ethique Groupe (DEG) SNCF dans le cadre de la gestion de la ligne éthique, font l’objet d’un traitement automatisé mis en œuvre sous sa responsabilité.
Ce traitement a pour finalité l’enregistrement et l’instruction des alertes éthiques émises par les salariés, mandataires sociaux, collaborateurs extérieurs et occasionnels du groupe SNCF et tiers.
Il répond, en particulier, aux obligations prescrites par les articles 8 III et 17 II 2° de la loi du 9 décembre 2016. Sa base juridique est le consentement des lanceurs d’alertes (salariés, mandataires sociaux, collaborateurs extérieurs et occasionnels du groupe SNCF et tiers).
Ils sont informés de la possibilité de retirer leur consentement à tout moment, étant précisé que le retrait du consentement n’a pas d’effet rétroactif sur le traitement déjà effectué.
Les catégories de données traitées sont : l’état civil, les coordonnées de domicile, les coordonnées professionnelles, les éléments de l’enquête, les informations liées au signalement. Elles sont issues des alertes émises par les lanceurs d’alertes et des enquêtes internes menées par des personnes habilitées par le Groupe.
Des données à caractère personnel collectées par la DEG peuvent selon les cas être communiquées aux personnes habilitées à traiter le signalement et pour information aux personnes en charge de la mise en œuvre des suites données au signalement.
Toute personne concernée par un traitement de données à caractère personnel dispose, dans les conditions et limites prévues par la règlementation, du droit de demander l'accès à ses données à caractère personnel, la rectification ou l'effacement de celles-ci, la limitation du traitement la concernant, ainsi que du droit de définir des directives sur le sort de ses données après sa mort. La personne souhaitant exercer tout ou partie de ces droits est invitée, sur justification de son identité par tout moyen vérifiable, à adresser un courriel à : alerteethique@sncf.fr.
SNCF a aussi désigné un délégué à la protection des données dont les coordonnées sont : dpo-sncf@sncf.fr.
Si une personne devait considérer que le traitement qui la concerne constitue une violation de la règlementation, elle dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Liberté (CNIL) ou de l’autorité de contrôle de l’Etat où se trouve sa résidence habituelle, son lieu de travail, ou le lieu où la violation prétendue aurait été commise.
Conservation des données
Les données à caractère personnel collectées lors du traitement d’une alerte sont conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités du traitement.
Si le signalement est jugé irrecevable ou hors champ, les données à caractère personnel collectées sont détruites dans un délai maximum d’un mois à compter de la signification de la décision à l’auteur du signalement, sans qu’aucun élément ne soit archivé.
De la même manière si une alerte est jugée recevable mais s’avère infondée, et ce même si elle implique la prise de mesures de la part de la hiérarchie du lanceur d’alerte, les données à caractère personnel collectées sont détruites dans un délai maximum d’un mois à compter de la signification de la décision à l’auteur du signalement, sans qu’aucun élément ne soit archivé.
Les données collectées lors du traitement d’une alerte recevable et fondée, et notamment le rapport d’enquête et ses annexes, sont conservées pendant une durée de deux mois courants :
- soit à compter de la date figurant sur la lettre d’envoi du rapport à l’autorité compétente concernée lorsque l’alerte a donné lieu à une enquête conduite par la DEG ;
- soit, dans tous les autres cas, à compter de la date de la réponse donnée au lanceur d’alerte.
Le délai de conservation de deux mois peut être prorogé si la DEG est, dans ce délai, informée :
- d’une procédure disciplinaire ;
- d’une procédure administrative, judiciaire ou arbitrale ;
- d’une saisine de l’inspection du travail, d’une autorité indépendante ou du Défenseur des Droits.
Dans le cas d’une enquête ou d’une enquête déléguée, les documents et informations sont archivés sur des supports dématérialisés lesquels sont conservés en un lieu sécurisé dans la limite d’une durée de six ans à compter de la clôture de l’enquête.