Hinweise zum Datenschutz
Die Unternehmen der Webasto-Gruppe, d.h. die Webasto SE und die mit ihr gem. §§ 15 ff. Aktiengesetz (AktG) verbundenen Unternehmen / Tochtergesellschaften (zusammen „Webasto“) nehmen das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit sehr ernst und folgen den anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), des deutschen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie den geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich die nachstehenden datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem dient dazu, Hinweise auf Verstöße gegen anwendbare Gesetze und externe Vorschriften sowie interne Richtlinien und Regelungen auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems ist gestützt auf das berechtigte Interesse von Webasto an der Aufdeckung und Prävention von Fehlverhalten und Missständen und damit an der Abwendung von Schaden für Webasto, seine Mitarbeiter*innen, Kund*innen und Geschäftspartner*innen. Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 f EU-DS-GVO.
Verantwortliche Stelle
Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist
- die Webasto SE und
- die mit ihr gem. §§ 15 ff. AktG verbundenen Unternehmen
als beidseits autonom verantwortliche Stellen (Webasto, siehe oben). Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Namen der Webasto SE betrieben.
Personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten sind Informationen, die Ihre Person betreffen oder durch die Ihre Person identifiziert werden kann. Darunter fallen insbesondere Angaben wie Ihr Name, Adresse, Postanschrift, Telefonnummer, Ihre IP-Adresse, der Browsertyp und das Betriebssystem Ihres PCs, die Website, von der aus Sie uns besuchen sowie Datum, Uhrzeit und die von Ihnen besuchten Websites.
Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch das Hinweisgebersystem
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group AG betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur einem engen Kreis von durch Webasto autorisierten Mitarbeiter*innen möglich. Die EQS Group AG und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert und unterliegen einem Berechtigungskonzept, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen bei Webasto beschränkt ist. Webasto hat einen Konzerndatenschutzbeauftragten für den Datenschutz bestellt.
Anfragen zum Datenschutz und die Geltendmachung ihrer Rechte können bei dem/der Konzerndatenschutzbeauftragten an folgende E-Mail Adresse gesendet werden: dataprotection@webasto.com
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- ob Sie bei Webasto beschäftigt sind und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter*innen der Rechts-/ Compliance Organisation von Webasto entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter*innen der Rechts-/ Compliance Organisation von Webasto prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeiter*innen von Webasto weiterzugeben, z.B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften beziehen. Letztere können Ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Information der beschuldigten Person
Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber*in wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
Betroffenenrechte
Nach den Bestimmungen der DS-GVO haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht mit Wirkung für die Zukunft gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Eine zuvor durchgeführte Verarbeitung bleibt von einem Widerruf unberührt. Einen entsprechenden Widerruf der Einwilligung können Sie jederzeit ohne Begründung an den Konzerndatenschutzbeauftragen der Webasto Gruppe (dataprotection@webasto.com) senden Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse von Webasto besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes oder behördlicher oder gerichtlicher Verfahren erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den lokalen gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym / Benutzername und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem/der zuständigen Mitarbeiter*in von Webasto namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem/der zuständigen Mitarbeiter*in von Webasto Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.
Stand: Juni 2021
