Datenschutzhinweis
Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf Verstöße gegen das Compliance-Gebot von der Otto (GmbH & Co KG) und den der Otto Group zugehörigen Gesellschaften auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des BKMS® Systems ist auf das berechtigte Interesse unserer Unternehmen an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schaden für die Otto (GmbH & Co KG) und die der Otto Group zugehörigen Gesellschaften sowie deren Mitarbeiter*innen und Kunden*innen gestützt (Art. 6 Abs. 1 HS. 1 lit. f EU-DSGVO i.V.m. §§ 30, 130 OwiG). Darüber hinaus ist die Verarbeitung zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 HS. 1 lit. c EU-DSGVO i.V.m. Art. 8 Whistleblower-RL bzw. Art. 6 Abs. 1 HS. 1 lit. c EU-DSGVO i.V.m. dem jeweiligen Umsetzungsgesetz, z.B. § 10 HinSchG).
Bitte beachten Sie, dass es Ihnen als Hinweisgeber*in möglich ist, Meldung ohne Preisgabe Ihrer Identität zu machen.
Verantwortliche Stelle
Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist die
Otto (GmbH & Co KG), Werner-Otto-Straße 1-7, 22179 Hamburg.
Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group AG, Karlstraße 47, D-80333 München in Deutschland, im Namen der Otto (GmbH & Co KG) betrieben.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group AG betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur berechtigten Mitarbeiter*innen der Otto (GmbH & Co KG) und der Otto Group zugehörigen Gesellschaften möglich. Die EQS Group AG und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen bei der Otto (GmbH & Co KG) und der Otto Group zugehörigen Gesellschaften beschränkt ist.
Die Otto (GmbH & Co KG) hat einen Beauftragten für den Datenschutz bestellt. Anfragen zum Datenschutz können an die Otto (GmbH & Co KG), E-Mail-Adresse: datenschutzbeauftragter@ottogroup.com gesendet werden.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- Ihre Kontaktdaten, sofern Sie diese preisgeben,
- ob Sie bei der Otto (GmbH & Co KG) oder einer der Otto Group zugehörigen Gesellschaft beschäftigt sind und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von einem kleinen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen der Compliance Organisation der Otto (GmbH & Co KG) und den der Otto Group zugehörigen Gesellschaften entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter*innen der Compliance Organisation der Otto (GmbH & Co KG) und/oder der Compliance Organisation der betroffenen Gesellschaften der Otto Group prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeiter*innen der Otto (GmbH & Co KG) oder Mitarbeiter*innen von anderen Konzerngesellschaften weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften beziehen. Diese Konzerngesellschaften können ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Information der beschuldigten Person
Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber*in wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
Betroffenenrechte
Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Recht auf Datenübertragbarkeit sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht.
Die zuvor genannten, Ihnen uns gegenüber zustehenden Rechte, können Sie bei der Otto (GmbH & Co KG), E-Mail-Adresse: datenschutzbeauftragter@ottogroup.com geltend machen.
Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den jeweils einschlägigen gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym / Benutzernamen und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem/der zuständigen Mitarbeiter*in von der Otto (GmbH & Co KG) und/oder einer der Otto Group zugehörigen Gesellschaften namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem/der zuständigen Mitarbeiter*in von Otto (GmbH & Co KG) und/oder einer der Otto Group zugehörigen Gesellschaften Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.
Stand: 25.10.2023
"Ein fairer, respektvoller und verantwortungsbewusster Umgang ist die Basis unseres täglichen Miteinanders. Dazu gehört, sich an geltende Gesetze und Vorschriften zu halten, ethische Grundwerte zu respektieren und nachhaltige Entwicklungen voranzutreiben. Sollte der Eindruck entstehen, dass der rechtliche oder moralische Kompass an der einen oder anderen Stelle in die falsche Richtung zeigt, sind wir über jeden Hinweis dankbar. Über unser Hinweisgebersystem kann sich jede*r vertrauensvoll und bei Wunsch anonym an unser Compliance-Team wenden."