Datenschutzerklärung
Nachfolgende Datenschutzinformationen geben Ihnen Auskunft über die im Hinweisgebersystem verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 1 DSGVO) sowie die Zwecke und Rechtsgrundlagen auf denen sich diese Verarbeitung (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) vollzieht. Mit diesen Informationen wird zugleich den datenschutzrechtlichen Informationspflichten nachgekommen, die den Verantwortlichen gem. Art. 12, 13 DSGVO bei Datenerhebungen beim Betroffenen (in diesem Fall dem Nutzer des Hinweisgebersystems) obliegen.
Information nach Art. 13 DSGVO
Identität des Verantwortlichen gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO
Den Datenschutz des Hinweisgebersystems nimmt die
Lowell Financial Services GmbH, Am EUROPA-CENTER 1b, 45145 Essen,
in gemeinsamer Verantwortung mit folgenden Gesellschaften wahr:
- Deutsche Multiauskunftei GmbH, Am EUROPA-CENTER 1b, 45145 Essen
- GFKL Collections GmbH, Berliner Str. 93, 40880 Ratingen
- GFKL PayProtect GmbH, Am EUROPA-CENTER 1b, 45145 Essen
- INKASSO BECKER Wuppertal GmbH & Co. KG, Friedrich-Engels-Allee 32, 42103 Wuppertal
- Lowell Digital Hub GmbH, Hardenbergstraße 32, 10623 Berlin
- Lowell Group Management GmbH, Hörlgasse 12/15, A-1090 Wien
- Lowell Holding GmbH, Am EUROPA-CENTER 1b, 45145 Essen
- Lowell Inkaso Servis d.o.o., Zupanijska 21, HR-31000 Osijek
- Lowell Inkasso Service GmbH, Regensburger Straße 3, A-4020 Linz
- Lowell Inkasso Service GmbH, Bahnhofstraße 14, CH-9424 Rheineck
- Lowell Service Center GmbH, Scheuten-Solar-Straße 1, 45881 Gelsenkirchen
- Proceed Collection Services GmbH, Am EUROPA-CENTER 1b, 45145 Essen
- Sirius Inkasso GmbH, Berliner Str. 93, 40880 Ratingen
- Tesch Inkasso Finance GmbH, Berliner Str. 93, 40880 Ratingen
- Tesch Inkasso Forderungsmanagement GmbH, Ahlefelder Str. 51, 51645 Gummersbach
- Tesch Service GmbH, Ahlefelder Str. 53, 51645 Gummersbach
- Zyklop Inkasso Deutschland GmbH, Berliner Str. 93, 40880 Ratingen
Gegenüber Ihnen als Nutzer des Portals übernehmen wir, die Lowell Financial Services GmbH, im Innenverhältnis der gemeinsamen Verantwortung auch für die oben genannten Unternehmen die Erfüllung von Betroffenenrechten, insbesondere nach Art. 12-21 DSGVO.
Ihnen steht es nach Art. 26 Abs. 3 DSGVO jedoch frei, diese Rechte auch gegenüber dem Mitverantwortlichen geltend zu machen.
Datenschutzbeauftragter
Der Datenschutzbeauftragte der Lowell Financial Services GmbH übernimmt aufgrund interner Regelungen die Aufgaben für sämtliche beteiligten Gesellschaften und kann postalisch unter Lowell Financial Services GmbH, Datenschutzbeauftragter, Am Europa-Center 1b, 45145 Essen oder per E-Mail unter datenschutz@lowellgroup.de kontaktiert werden.
Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden:
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Die Bearbeitung der Meldungen erfolgt dabei stets unter Einhaltung strengster Vertraulichkeit!
Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Name (sofern Sie Ihre Identität offenlegen)
- Beziehung zu Lowell (sofern Sie diese offenlegen)
- sonstige personenbezogene Daten der Personen, die in der Meldung genannt werden (z. B. Name, Stellung)
Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert.
Verarbeitungszwecke
Die Erhebung personenbezogener Daten und ihre Verarbeitung durch die Lowell Financial Services GmbH verfolgt nachfolgende Zwecke:
- Entgegenahme, Bearbeitung und Verwaltung von Hinweisen auf Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften zum Schutz des fairen Wettbewerbs, zum Mitarbeiterschutz und gegen sonstige Compliance-Vorschriften (z. B. StGB, AGG)
- Entgegenahme, Bearbeitung und Verwaltung von Hinweisen auf Verstöße gegen interne Compliance-Regeln der Lowell Group durch Mitarbeiter
- Betrieb eines Warnsystems
- Erfüllung gesetzlicher Informations-, Mitteilungs-, Auskunfts-, Aufbewahrungspflichten
Informationen zur Datenherkunft
Personenbezogene Daten über den Betroffenen werden erhoben beim Betroffenen bzw. Hinweisgeber (Nutzer des Hinweisgebersystems).
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Als Rechtsgrundlagen der Verarbeitung kommen in Betracht:
- Art. 6 I lit. f) DSGVO, soweit es um die Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schaden für Lowell, seine Mitarbeiter und Kunden geht.
Kriterien zur Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden bis zur vollständigen Erreichung des Erhebungs- oder – im Falle der Weiterverarbeitung – des Weiterverarbeitungszwecks verarbeitet. Bei vollständiger Zweckerreichung werden die Daten gelöscht. Der Verantwortliche verfügt zudem über ein Prüf- und Löschkonzept, welches die regelmäßige Überprüfung der Löschpflichten sicherstellt.
Empfänger personenbezogener Daten
- spezielle Mitarbeiter (enger Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter der Compliance Organisation der Lowell Financial Services GmbH)
im Bedarfsfall und soweit es die Bearbeitung der Meldung erfordert unter Einhaltung strengster Vertraulichkeit und Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen:
- weitere Mitarbeiter der Lowell Financial Services GmbH oder Mitarbeiter anderer Konzerngesellschaften (z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften beziehen), diese können ihren Sitz auch in Österreich, der Schweiz oder Kroatien haben
- Vertreter rechts- und steuerberatender Berufe
- Behörden, insbesondere Gerichte, Staatsanwaltschaften
- Detekteien
Ihre Rechte als von der Datenverarbeitung Betroffener
- Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und auf Datenübertragbarkeit
- Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen, die auf berechtigte Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten (Art. 6 I lit. f) DSGVO) gestützt werden
Beschwerderecht in Angelegenheiten des Datenschutzes bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde in Angelegenheiten des Datenschutzes zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Die Anschrift der für unser Unternehmen zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4,
40213 Düsseldorf
https://www.ldi.nrw.de/metanavi_Impressum/
Weitere Datenschutzhinweise
Verschlüsselung / Einsatz von Cookies
- Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL).
- Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Eingaben über das Hinweisgeberportal
Mit dem Hinweisgeberportal bieten wir die Möglichkeit, dass der Hinweisgeber mit uns in Verbindung tritt.
Folgende Daten werden bei strukturiert erfasst (Auswahl): Zustimmung zur Angabe des Namens; Land, in dem sich der Vorfall ereignet hat; Beziehung zu unserem Unternehmen; anderweitige Meldung; Beteiligung von Führungskräfte; Dauer/Andauern des Vorfalls (inkl. Zeitangaben); Pseudonym/Benutzername und Passwort (geschützter Postkasten)
Folgende Daten werden unstrukturiert erfasst (Freitextfeld): Betreff; Name; Vorfallsbeschreibung; Land, in dem sich der Vorfall ereignet hat; betroffene Gesellschaft; betroffene(r) Unternehmensbereich/Abteilung; Beziehung zum Unternehmen; Angaben zur anderweitigen Meldung/Beteiligung von Führungskräften
Nutzung des Hinweisgeberportals
Es besteht die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/Benutzername und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem zuständigen Mitarbeiter der Lowell Financial Services GmbH namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis:
Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.
Information an die beschuldigte Person
Wir sind gemäß Art. 14 DSGVO dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Die Identität des Hinweisgebers wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
Hinweisgeberportal
Das Hinweisgebersystem – das zertifizierte BKMS® Compliance Systems – wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der Business Keeper AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Namen von Lowell im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO betrieben.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der Business Keeper AG betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur Lowell möglich. Die Business Keeper AG und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert und unterliegen einem Berechtigungskonzept, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen bei Lowell beschränkt ist.
