Aviso de la privacidad de datos
Nos tomamos muy en serio la confidencialidad y la protección de datos y cumplimos las disposiciones del Reglamento general de protección de datos de la UE (RGPD de la UE), así como las legislaciones nacionales vigentes de protección de datos. Por favor, antes de enviar un mensaje, lea detenidamente esta información sobre protección de datos.
Finalidad y base legitimadora del sistema de denuncia
El sistema de denuncia de irregularidades (BKMS® System) sirve para recibir, procesar y administrar de forma segura y confidencial los mensajes sobre violaciones de las normas de cumplimiento establecidas por Otto (GmbH & Co KG) y por las empresas asociadas a Otto Group. El tratamiento de datos personales en el marco del BKMS® System se basa en el interés justificado de nuestra empresa en descubrir y prevenir las conductas indebidas para evitar daños a Otto (GmbH & Co KG) y a Otto Group, así como a sus empleados y clientes. La base legitimadora del tratamiento de los datos personales es el artículo 6, párrafo 1f del RGPD (Reglamento general de protección de datos).
Partes responsables
El responsable del tratamiento respecto al canal de denuncias es
Otto (GmbH & Co KG), Werner-Otto-Straße 1-7, 22179, Hamburgo.
El sistema de denuncia de irregularidades lo administra una empresa especializada, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789, Berlín, Alemania, en nombre de Otto (GmbH & Co KG).
Los datos personales y la información introducidos en el sistema de denuncia de irregularidades se almacenan en una base de datos de un centro de datos de alta seguridad gestionado por EQS Group AG. Solo Otto (GmbH & Co KG) y las empresas asociadas a Otto Group tienen acceso a los datos. EQS Group AG y terceros no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza en el procedimiento certificado a través de medidas técnicas y organizativas exhaustivas.
Todos los datos se almacenan encriptados con varios niveles de protección por contraseña, de manera que el acceso esté restringido a un grupo muy pequeño de personas expresamente autorizadas de Otto (GmbH & Co KG) y de las empresas asociadas a Otto Group.
Otto (GmbH & Co KG) ha designado a un Delegado de protección de datos. Las consultas sobre la protección de datos en Otto (GmbH & Co KG) se pueden enviar a Otto (GmbH & Co KG), a la dirección datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
Tipo de datos personales almacenados
El uso del sistema de denuncia es voluntario. Si envía un mensaje por medio del sistema de denuncia de irregularidades, recogeremos la siguiente información personal:
- Su nombre, si ha decidido revelar su identidad
- Si es usted empleado de Otto (GmbH & Co KG) o de una empresa asociada a Otto Group
- Si procede, los nombres y otros datos personales de las personas que usted mencione en su mensaje
Tratamiento confidencial de los mensajes
Los mensajes son recibidos por un pequeño grupo de empleados expresamente autorizados y con formación específica del Departamento de Cumplimiento de Otto (GmbH & Co KG) y de las empresas asociadas a Otto Group, y siempre son tratados de manera confidencial. Los empleados del Departamento de Cumplimiento de Otto (GmbH & Co KG) y de los departamentos de cumplimiento de las empresas afectadas evalúan el caso y realizan las investigaciones necesarias para cada caso concreto.
Al procesar un mensaje o realizar una investigación especial, puede ser necesario compartir los mensajes con otros empleados de Otto (GmbH & Co KG) o con empleados de otras empresas del Grupo (p. ej., si los mensajes se refieren a incidentes ocurridos en filiales). Estas últimas pueden estar ubicadas en países que no pertenezcan a la Unión Europea o al Espacio Económico Europeo, y que tengan normativas diferentes sobre la protección de datos personales. Al compartir mensajes, siempre garantizamos que se cumpla la normativa aplicable de protección de datos.
Todas aquellas personas que reciban acceso a los datos estarán obligadas a mantener la confidencialidad.
Información sobre la parte acusada
Estamos obligados por ley a informar a las partes acusadas de cualquier mensaje recibido contra ellas, tan pronto como la divulgación de esta información ya no pueda comprometer la investigación. Su identidad como informante no será divulgada, a menos que estemos obligados legalmente a ello.
Derechos del interesado
De acuerdo con la legislación europea de protección de datos, usted y las personas nombradas en el mensaje tienen derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento y portabilidad de los datos, así como de oposición al tratamiento de sus datos personales. Si se ejerce el derecho de oposición al tratamiento de los datos personales, se evaluará inmediatamente si los datos almacenados son necesarios para el análisis de un mensaje. Los datos que ya no sean necesarios se eliminarán de inmediato.
Puede ejercitar ante Otto Group (GmbH & Co KG) los derechos y que se mencionan anteriormente, utilizando la dirección de correo electrónico datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
Usted también tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control.
Los datos personales se retendrán el tiempo que sea necesario para esclarecer la situación y realizar una evaluación concluyente, o mientras sea obligatorio por ley o exista un interés legítimo por parte de la empresa. Una vez haya concluido el procesamiento del mensaje, los datos se borrarán de conformidad con los requisitos legales.
Uso del portal de denuncias
La comunicación entre su ordenador y el sistema de denuncia se realiza por medio de una conexión cifrada (SSL). Su dirección IP no se guardará cuando utilice el sistema de denuncia de irregularidades. Para mantener la conexión entre su ordenador y el BKMS® System, se guardará en su ordenador una cookie que únicamente contiene el identificador de la sesión (denominada cookie de sesión). Esta cookie solamente es válida hasta que usted finalice la sesión, y expirará cuando usted cierre el navegador.
El sistema de denuncia de irregularidades le ofrece la posibilidad de configurar un buzón protegido mediante un nombre de usuario/seudónimo y una contraseña elegidos libremente. Con él, podrá enviar mensajes al responsable correspondiente de Otto (GmbH & Co KG) o de una de las empresas asociadas a Otto Group, ya sea indicando su nombre o de forma anónima y segura. Este sistema únicamente almacena datos dentro del sistema de denuncia de irregularidades, lo que lo hace particularmente seguro. No se trata de una forma de comunicación normal por correo electrónico.
Nota sobre el envío de anexos
Cuando envíe un mensaje o información adicional, puede enviar al mismo tiempo anexos al empleado responsable de Otto (GmbH & Co KG) o de una de las empresas asociadas. Si desea enviar un mensaje anónimo, tenga en cuenta la siguiente advertencia de seguridad: los archivos pueden contener información personal oculta que podría poner en peligro su anonimato. Elimine dicha información antes del envío. Si no puede eliminarla o no sabe bien cómo hacerlo, copie el texto de su anexo en el texto de su mensaje o envíe de manera anónima el documento impreso a la dirección indicada en el pie de página, especificando el número de referencia que recibirá al final del proceso de envío del mensaje.
Versión: 16 de diciembre de 2019
