Information sur la protection des données
Nous accordons la plus haute importance à la protection et la confidentialité des données et nous nous conformons aux prescriptions nationales en vigueur concernant la protection des données. Veuillez lire attentivement les présentes informations de protection des données avant de soumettre une alerte.
Objet du présent système de recueil d'alerte
Le système de recueil d'alerte (BKMS® System) est destiné à recevoir et à traiter les alertes sur certains actes criminels et infractions au droit qui relèvent de la corruption ou de la criminalité en col blanc par un canal sûr et confidentiel.
Partie responsable de la protection des données
La partie responsable de la protection des données au sein du système de recueil d'alerte est ifm group services gmbh, Rechts-/Vertragswesen, Friedrichstraße 1, 45128 Essen, Allemagne. Le système de recueil d'alerte est exploité par une entreprise spécialisée, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin en Allemagne, pour le compte d' ifm.
Les données à caractère personnel et les informations saisies dans le système de recueil d'alerte sont conservées dans une base de données dans un centre de données hautement sécurisé opéré par EQS Group AG. Seul ifm peut voir les données. EQS Group AG et d'autres tiers n'ont pas accès aux données. Ceci est garanti dans la procédure certifiée par le biais de nombreuses mesures techniques et organisationnelles.
Toutes les données sont encryptées et sauvegardées à l'aide de multiples niveaux de protection du mot de passe de sorte que l'accès est restreint à un nombre très limité de personnes dotées d'une autorisation expresse chez ifm.
Type de données à caractère personnel recueillies
L'usage du système de recueil d'alerte se fait sur une base volontaire. Si vous soumettez une alerte par le biais du système de recueil d'alerte, nous recueillons les données et informations à caractère personnel suivantes :
- votre nom si vous décidez de révéler votre identité,
- si vous êtes salarié chez ifm, et
- les noms et autres données à caractère personnel des personnes que vous citez dans votre alerte s'il y a lieu.
Traitement confidentiel des alertes
Les alertes entrantes sont reçues par un petit groupe de salariés dotés d'autorisations expresses et spécialement formés de l'organisation de conformité d' ifm group services gmbh ainsi que par les personnes responsables de chaque catégorie, et sont toujours traitées dans la confidentialité la plus stricte. Le personnel de l'organisation de conformité ainsi que les responsables de chaque catégorie évalueront le cas et procèderont à une investigation plus poussée selon ce qui sera requis par le cas spécifique.
Dans le cadre du traitement d'une alerte ou de la conduite d'une enquête spéciale, il pourra s'avérer nécessaire de partager avec des tierces parties des alertes émanant de salariés d' ifm group services gmbh ou des salariés d'autres entreprises du groupe, par ex. si les alertes se rapportent à des incidents ayant eu lieu dans des succursales. Ces dernières peuvent être basées dans des pays en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen avec des règlements différents sur la protection des données à caractère personnel. Nous garantissons toujours la conformité aux règlementations de protection des données pertinentes lors de la transmission d'alertes.
Toute personne obtenant l'accès aux données est tenue de veiller à la confidentialité.
Durée de conservation des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour clarifier la situation et procéder à une évaluation finale. Après l'achèvement du traitement de l'alerte, ces données seront supprimées de façon appropriée en conformité avec les exigences règlementaires.
Utilisation du portail d'alerte
La communication entre votre ordinateur et le système de recueil d'alerte s'effectue par le biais d'une connexion cryptée (SSL). Votre adresse IP ne sera pas stockée au cours de votre utilisation du système de recueil d'alerte. Pour maintenir la connexion entre votre ordinateur et le BKMS® System, un cookie sera enregistré sur votre ordinateur, qui ne contient que l'ID de la session (encore appelé cookie de session). Ce cookie est valide uniquement jusqu'à la fin de votre session et expire lorsque vous fermez votre navigateur.
Vous pouvez installer une boîte de dialogue protégée au sein du système de recueil d'alerte qui est protégée par un pseudonyme/nom d'utilisateur et un mot de passe choisis individuellement. Ceci vous permet d'envoyer des alertes à la personne compétente chez ifm group services gmbh soit nommément, soit de manière sûre et anonyme. Ce système enregistre des données uniquement à l'intérieur du système de recueil d'alerte, ce qui le rend particulièrement sûr. Il ne s'agit pas d'une forme de communication par e-mail traditionnelle.
Note sur l'envoi d'annexes
Lorsque vous soumettez une alerte ou un complément d'information, vous pouvez en même temps envoyer des annexes au salarié d' ifm group services gmbh. Si vous souhaitez soumettre une alerte de façon anonyme, veuillez prendre note de la consigne de sécurité suivante : les fichiers peuvent contenir des données à caractère personnel masquées susceptibles de mettre en péril votre anonymat. Retirez ces données avant de les envoyer. Si vous ne parvenez pas à retirer ces données, ou si vous n'êtes pas sûr de la manière de procéder, veuillez copier le texte de votre annexe dans le texte de votre message d'alerte ou envoyer une copie imprimée du document anonymement à l'adresse figurant dans la note de bas de page, en spécifiant le numéro de référence reçu à la fin du processus d'alerte.
